档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略

    张静

    摘? 要：档案信息化条件下，档案工作各个环节都与传统档案管理模式下的方法有很大不同。本文分析档案信息化对传统档案工作各环节的影响，提出应对这些影响的策略和建议。

    关键词：档案信息化;档案管理;档案编研;利用服务;工作模式;管理策略

    Abstract： Under the condition of archives informatization， each link of archives work is very different from the traditional archives management mode. This paper analyzes the impact of archives informatization on all aspects of traditional archives work， and puts forward strategies and suggestions to deal with these impacts.

    Keywords： Archives informatization; Archive management; Compilation and research of Archives; Utilization of services; Working mode; Management strategy

    1 档案信息化对档案工作各环节的影响

    1.1 对档案收集工作的影响。档案信息化对档案收集工作的影响，主要体现在新型载体档案收集方面。信息技术的不断进步和档案信息化工作的不断推进，各种新型载体档案不断出现，数量逐渐增多，比例逐年增大，而传统载体档案的占比将逐渐减少。档案馆（室）档案载体将逐步改变纸质档案一统天下的局面，呈现传统纸质档案与各种新型载体档案“百花齐放”的格局。

    1.2 对档案整理工作的影响。档案信息化对档案整理工作的影响，主要体现在档案的分类和组卷上。传统的档案分类，是把立档单位形成的档案，按其来源、时间、内容和形式等特征的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。档案分类的目的是将一个全宗内互有联系的归档文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。档案组卷，即“立卷”，是将若干互有联系的文件材料编立成案卷的过程，是文件处理和档案管理中的一项重要工作。档案分类和组卷的目的和意义都是“便于档案的查找和提供利用”。[1]

    档案信息化条件下，特别是档案全文检索功能的全面实现，需要什么档案，只用从档案管理软件系统中检索、打印出来即可，不用再频繁地利用档案原件，档案原件的保管只是为了保存立档单位的“原始记忆”。有的档案管理软件还有辅助立卷的功能，实现自动立卷，档案分类、组卷工作将不再是档案工作中的重点，甚至会是可有可无的存在，不进行档案的分类和组卷，档案只要有编号，就能快速地从档案管理软件系统中查找到，档案整理工作的重心转移到档案条目的输入和档案的数字化、信息化处理工作上来。

    1.3 对档案保管工作的影响。档案信息化条件下，新型载体档案不断出现，档案保管工作将实现两个转变。一是由重档案实体安全，向重档案实体安全和档案信息安全双重保护转变;二是由保护传统纸质载体档案安全，向保護传统纸质载体档案安全和新型载体档案安全的双重保护转变。

    1.4 对档案检索工作的影响。档案信息化条件下，手工编制的各种目录和检索工具已不再是查找档案的必须品和必备工具，档案查找一般都是按文件级目录来进行的，并且可以通过各种条件的不同组合来精确查找档案。

    1.5 对档案编研工作的影响。传统档案管理模式下，立档单位通常会做一些常规性的编研工作，如发文汇集和各种文件汇编等。档案信息化条件下，这些常规性的编研成果不再需要专门编制，通过档案管理软件直接查询打印即可。

    1.6 对档案利用工作的影响。档案信息化条件下，档案的利用完全可以通过网上进行，利用人员足不出户就能利用到所需的档案，档案借阅的审批手续也可在网上办理，档案利用更多是采用电子的形式，既给利用者提供了方便，也保护了档案原件的安全。

    1.7 对档案统计工作的影响。传统档案管理模式下，档案的统计需要对一本目录和台账进行手工计算，统计工作任务量巨大且易错。档案信息化条件下，强大的档案管理软件系统可以完成档案数据的自动化统计。有些档案管理软件甚至可以实现与国家档案局档案统计年报的无缝链接，只要档案信息化工作做到位了，库存档案条目、人员、设备等信息都同步输入档案管理系统，档案统计年报数据就自动生成了，无需再单独进行人工统计。档案管理软件的统计功能还可以根据需要自主设计统计项目进行自动统计，完全可以替代繁琐的手工统计。

    2 档案信息化转型应对策略

    2.1 加大档案信息化投入。相比于传统档案工作，档案信息化的投入大，无论在资金、技术、人才等方面都要很大的投入。要投入资金买硬件设备和软件，要相关技术部门的配合支持，要安排具有一定档案专业知识和电脑专业技术的专业人才，这些都是档案信息化工作开展的必要条件，需要各级领导的支持。[2]

    2.2 强化现代管理理念。档案人员要实现从传统观念到现代观念的转变，在实际工作中，紧跟时代步伐，形成现代管理理念，积极迎接档案信息化对档案工作的冲击和挑战，将档案信息化作为日常档案工作的重要内容和努力方向，努力提高重要档案、常用档案的信息化率，尽快提高档案信息化水平。

    2.3 提高信息技术应用能力。对档案信息化条件下遇到的新技术、新情况、新问题，档案人员要善于学习、勇于挑战，通过各种途径，认真学习计算机、网络、信息技术等相关专业知识，学会安装使用档案信息化常用软件，尤其是文字处理、表格制作、演示文稿、扫描软件、档案管理软件的熟练使用，学会复印机、打印机、扫描仪、刻录机等档案信息化硬件设备的安装和使用。此外，要认真学习国家、省市档案主管部门关于电子文件归档和电子档案管理的相关知识和要求，做好电子文件归档和电子档案管理工作。这在档案信息化工作中是个极为薄弱的环节，档案信息化不能只停留在原有档案的数字化上，要从根本上真正实现电子文件的自动归档，而不是再耗费大量的人力、物力和财力，去进行纸质档案归档后的数字化处理，这才是档案信息化建设的方向，是能真正减轻档案人员工作量、提高档案工作效率的档案信息化。[3]

    档案信息化对档案管理人员来说，不能只停留在粗浅的表面认识上，要改变档案管理人员的传统思维现状，就要让档案人员从表入里熟悉档案信息化工作方方面面的知识和工作流程方法，只有对档案信息化工作更熟悉，才能把信息化思维当作习惯性思维，才能摈弃传统的档案思维模式，树立信息化思维和工作新模式。因此各级档案主管部门要从信息化建设的方方面面对档案人员进行业务培训，档案信息化培训不能只讲理论，更要结合实践;不能只是泛泛而谈，蜻蜓点水，一带而过，而要深入细致地讲解。

    2.4 建立信息化工作新模式。档案信息化使传统档案管理模式发生了前所未有的变化，档案的收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编研、利用、统计等工作都发生了很大改变。各级领导要接纳这种新变化，对档案的数字化扫描、档案信息共享、档案信息网上传输等不要有过多安全方面的顾虑，档案信息化过程中有各种安全制度和措施来保障，只要照章办事、按制度办事，就不易出现档案实体和档案信息安全的问题。各部门人员也要迅速适应这种新变化，尽快接受新的档案信息化工作和管理模式，同心协力提高档案信息化水平。

    参考文献：

    [1]钱毅.智慧档案馆全域对象与建设层级分析[J].档案学研究，2019（04）：109-115.

    [2]刘永，庞宇飞，任妍.档案信息化发展指数研究之构建方法[J].档案管理，2020（06）：39-40.

    [3]王淼，汪海广，杨淼.医院档案信息化建设构想与路径[J].档案管理，2013（05）：48-49.

    （作者单位：驻马店市城建档案馆 来稿日期：2021-02-20）