流动人员人事档案材料收集归档探讨
文静 周晓燕
【摘要】人事档案材料的收集是档案利用的基本前提，改革开放后人员流动性增强，使得传统的流动人员人事档案收集范围、方法受到越来越大的挑战。本文针对当前流动人员人事档案收集的困境，提出通过互联网手段和奖励机制改进流动人员人事档案收集方法的设想。
【关键词】流动人员；人事档案；材料收集
一、明确流动人员人事档案的概念
人事档案是指党和国家机关、社会组织在人事管理实践中记述和反映个人经历、学识水平和德才表现，并以个人为单位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部门集中统一保管，以备查阅和利用的历史记录。
按照人社部发﹝2015﹞90号文件规定，流动人员档案主要包括以下八类：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。
二、流动人员档案材料收集的困境
流动人员人事档案涵盖面广、数量众多，现行人才服务机构依然参照干部档案管理方式进行，按十大分类对档案进行收集、排序、整理和装订，利用率低、更新率低，维护困难已成为困扰人事档案工作者的难题，促使我们更多地思考扩充收集档案材料内容，提高档案利用价值。
流动人员档案材料收集困境与现有的档案管理方式、规范，以及企业管理人事管理与档案分离的现状密不可分：
（一）流动人员档案管理机构的分散制约档案材料收集
人社部发﹝2015﹞90号文明确规定流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。这一规定使我国现阶段流动人员人事档案保管层级机构众多，各地档案管理机构制定标准不同，受到管理机构管辖范围限制导致档案流动频繁，不利于一定时间内档案材料的收集整理，尤其在档案保管取消收费并纳入基本公共服务范围后，跨地区流动人员档案在户籍所在地、工作所在地人才服务机构存在多头管理，相互推诿都现象。
（二）流动人员档案归档范围、收集方式缺乏创新
人才服务机构对流动人员档案材料的收集、整理均使用干部档案整理方式，不仅对流动人员的个人信息收集形成限制，也对档案从业人员的思维也形成了固化模式，在工作中对疑似属于十大类的档案材料缺乏判断，对材料移交过程中是否需形成单位密封缺乏判断。
（三）流动人员档案与人事管理分离，材料收集缺乏有力组织者
笔者在工作中发现，以个人名义托管比例远高于以单位名义托管，个人在学历深造、培训结业、职称评审以及企业就职过程中的入职、录用、考核、晋升及离职都无法通过材料形成单位或就业企业及时反映在人事档案中，往往在调档、用档过程中才知晓问题，幸运者能补之，不幸者甚至因此而错失机会。
另外，大量高校毕业生档案从高校转递至人才服务机构后，其履历、技能信息在相当长一段时间内因意识的缺乏、宣导的落后等原因往往难以继续更新，而未就业毕业生则更加容易造成人、档失联。
（四）流动人员档案的复杂性制约档案材料的收集
流动人员多来自不同行业、从事不同职业，使其档案内容各具特点，同时行业、职业对档案材料形成、转递有不同的要求，其中如果涉及企业专利等对信息安全要求较高的情况，那么企业档案材料的转递积极性就会受影响，收集难度就比较大，工作量也会增多。
三、流动人员人事档案材料收集工作改进策略设想
（一）整合区域性资源，实物统一管理，信息多处共享
在流动人员人事档案分级管理中划分区域（或互结联盟），由资源相对丰富（或较高层级）组织统一管理中心，对人事档案实物、信息管理，提供库房、人员、场地和信息技术的建设，搭建统一的管理平台，提供信息查询和全真电子化档案。由资源相对缺乏（或较低层级）的人才服务机构对外提供档案基本公共窗口服务，引导所在区域的流动人员或其就业所在单位就近或自选区域内窗口移送档案材料，由管理中心统一分配资源，分流分批处理材料审核，归入人事档案。
（二）积极开放流动人员人事档案材料收集范围
在保持现有人事档案归档范围基础上，增设个人诚信记录，如银行贷款、违章罚款、公共业务缴费、考试违纪等信息；增设个人健康记录，如就诊记录、体检记录等，对归入人事档案的各类材料制定分类办法、使用规范。
（三）利用互联网构建与材料形成单位间沟通枢纽设想
传统的材料收集方式，以委托代办为主，由材料形成单位转交个人或由工作单位统一移交档案管理机构，部份由形成单位直接转递而来。如今，互联网已经成为工作、生活的重要介质，互联网时代流动人员人事档案信息的收集过程必须进行改进。结合互联网时代信息知识碎片化的特点以及各地人才服务机构服务网站的硬件基础设施，建立数据中心，为所有存档流动人员分配专属ID账号，赋予每一个ID账号专属的数据传输接口，方便流动人员随时将某一时段形成的档案信息上传至流动人才公共服务中心档案材料数据库。这种网上档案材料提交收集方式设想可行性主要是当前流动人员人事档案类型中的流动人员属于有技术有文化的中高层次人才，对互联网的认知和使用能力较强，不存在互联网应用上的障碍。
同时，以电子数据形式储存的数字档案与纸质档案存在巨大的差异，实现纸质文件载体向电子文件载体转变，不仅需要解决电子文件载体易于损坏、易于修改，真实性易受怀疑的技术难点，还需制定档案材料电子文件为载体的相关的法律法规、条文条例规定，以便使各级流动人员人事档案材料收集工作者能有法可依，有据可行，开放数字档案公共查档区域，适当向个人、无管理权限单位开放阅档权限。
（四）积极引导各材料形成单位紧密合作
以人社部发﹝2015﹞90号文为契机，人事档案取消管理收费，积极向企业进行宣导，首先需要在全社会形成及时补充档案材料的思想意识，不断挖掘人事档案的内容，为用人单位、用档单位提供有效的信息和紧密的服务，其次由被动接收转为主动出击，积极提供上门服务、网上服务。
（五）引入奖励机制，激励材料形成单位将材料及数据引入档案管理机构
在区域内与传统及扩充的档案材料收集范围中所涉及的材料形成单位建立长效合作，引导纸质材料、数据信息的有序收集、利用，对有效移交的材料和数据制定奖励办法，提升人事档案利用价值。当然，移交的规范、数据的利用、资金的来源依然是一个重要的问题。
