如何实施事业单位档案信息化管理

    秦晓晶

    【摘要】随着现代化进程顺利推进，事业单位为我国现代经济的发展做出了不可替代的贡献。事业单位的档案管理工作是一项十分重要的工作。但是目前我国事业单位在进行档案管理工作时存在着很多的问题，尤其是对先进的信息化技术应用程度不够。本文将分析在事业单位的信息管理中应用信息化管理技术的优势，并分析目前应用这项技术的过程存在的问题，提出相应的解决措施。

    【关键词】事业单位；档案管理；信息化技术

    在如今的市场竞争上，信息是每一个企业最重要的资源，对于事业单位来说，将有效合理的信息记录在案是十分重要的。但是面对庞大的信息量，如果先进的技术支持就会导致很多人力物力的浪费，所以事业单位应该采用适当的方法来解决在进行档案信息化管理过程中出现的问题。

    1、事业单位在档案管理中应用信息化管理的优势

    传统的档案管理工作一般都是采用人工收集档案信息、人工记录档案信息、人工查阅档案、人工保存档案的方式来进行的。这样就难免面临着很多问题，例如信息量巨大收集的不全面。在别人借阅的时候，也有查阅起来困难的问题，而且如果档案采用纸质储存的方式，经常翻阅可能会使档案资料损坏，也不易长久储存。事业单位在档案管理中如果应用信息化管理技术就能解决以上所有问题，采用信息化技术收集信息可以保证信息收集的全面性和准确性，在查阅时可以满足多人随时随地查询，免去了纸质查询的繁琐，使用信息化管理档案也不用考虑储存时间对纸张的损坏。总之，如果将信息化管理技术应用于事业单位的档案管理中将会大大地节省所耗费的人力物力，大大地提高工作效率。

    2、目前事业单位在档案信息化管理过程出现的问题

    2.1事业单位对档案管理应用信息化管理技术不够重视

    根据各个事业单位的失败的档案管理工作的事例分析，事业单位的档案管理工作出现问题的根本原因就是对档案管理工作的不重视。事业单位的领导部门普遍认为档案记录只是单纯的对单位的发展历程还有一些日常情况的简单记录，对于单位的发展和未来的趋势变化的预测作用并不大，所以不予以高度的重视，对档案管理的资金投入力度也不够，对于引进信息化这种先进技术需要很高的资金投入，事业单位就不愿在他们认为不重视的方面投入资金，不愿进行技术创新。在人员配置方面，也没有配有优良的人员，信息技术也没有办法很好的应用。

    2.2进行档案信息化管理的工作人员素质水平不够

    在事业单位的档案管理中应用先进的信息化管理技术需要有专业技能的人员来操作。但是由于事业单位领导的不重视，使得被安排在档案管理岗位上工作的人员素质短缺，没有专业的技术和知识。职工大都是从别的岗位临时调用过来或者是同时兼做很多职位的，有的员工对于信息化技术甚至一无所知。何况，由于单位在档案管理上资金投入量少，从事档案管理的工作的人员工资待遇普遍不高，职工工作起来没有积极性和责任心，更没有去探索新技术、应用新技术的意识。

    2.3事业单位的档案信息化管理的设备老化，技术陈旧

    在当前的信息化时代，各行各业都在一定程度上应用了现代化信息技术。但是目前很多事业单位进行档案管理的方法传统，使用的技术也很落后。比如对于档案信息的收集还是通过人工传递的方法，经过事业单位相关负责人员手把手传递，如果经手人员不重视这项工作，就会产生移交延迟的问题，这样对信息获取的及时性有很大影响。事业单位还是在采用手工录入档案信息的方式，面对大量的信息，如果想保证不出现错误是很困难的。手工录入会使这样就可能导致错误率增加，登记耗费的时间精力大，甚至会产生事后纠错的不必要工作。有的事业单位虽然配备了一定数量的技术设备，但是那些现有设备也太过陈旧，事业单位不愿花费资金去进行更新改造，更不会去鼓励技术人员创新技术方法。这样落后的技术和设备必然无法满足现代档案信息整理的需要。

    3.解决事业单位在档案信息化管理过程中出现的问题的措施

    3.1加强事业单位对档案管理进行信息化管理的重视程度

    事业单位的各个单位环节都是十分重要的，档案管理作为一项基础工作，有着十分重要的地位。事业单位应该将对档案进行信息化管理提到日程上来，予以充分的重视。要将档案管理工作作为核心工作来完成。由于考虑到单位中阶级的存在，首先要从领导的意识改观开始做起，只有领导意识到了这项工作的重要性和应用信息化技术的优势，对项目档案的信息化应用工作予以重视，才能带动整个单位的员工对这项工作有积极性。事业单位还要加大对档案管理部门的资金投入，引进先进设备，鼓励人员进行技术创新。还可以适当开展相关宣传活动，使职工充分意识到档案管理的信息化管理的重要性。

    3.2提高操作档案信息化管理的人员的素质水平

    在事业单位提高了对档案管理进行信息化管理的基础上，就要提高操作档案信息化管理的人员的素质水平。事业单位应注重吸收在档案管理信息化方面有专业知识和技术的人才，对这些人才重点培养。对于现有的在这个岗位上上工作的人员进行绩效和工作能力考核，将不适合这个岗位和浑水摸鱼的人员调用到别的岗位上甚至解雇。事业单位还要定期举行有关于档案管理的讲座，宣传档案工作的重要意义，提高人员素质和工作意识，向员工讲授管理方法，管理经验。对优秀人才重点培养，定期进修。对于现有的软件技术，要鼓励员工多进行创新，让原有的档案信息化系统能够适应事业单位自身的需要。事业单位还要改善档案信息化管理人员的工资待遇，提高职工工作积极性。

    3.3更新事业单位进行档案信息化管理的设备，进行技术创新

    要想从实质上提高事业单位的档案管理的信息化水平，在认识其重要性的基础上，充分的物质保障是必须的。事业单位要应该抛弃传统的档案管理观念，运用先进的信息化管理观念，不能再停留在人工水平上处理问题。事业单位应该大力投入资金建设档案管理部门的信息化水平，引进先进的技术和设备，并且配备专业人员进行操作和保养。对于引进的设备和技术，要根据单位自身的运营情况和工作环境进行适当的改造升级以适应事业单位自身的特点。将高科技技术引入进档案管理工作中去，充分发挥高科技技术对整个事业单位的帮助。对于重点文件，要利用先进的安全性能好的软件和应用储备。这些信息化设备应该能够根据时代变化要求进行升级以适应新时期档案管理的要求。

    结语

    要想保证事业单位的工作顺利进行，就要做好事业单位中的任何一项工作。档案管理工作尤其不能忽视。虽然目前事业单位进行档案信息化管理的过程中出现了重视程度不够、人员素质水平低、设备和技术过时等问题，但是事业单位要积极的采取增强对档案信息化管理的重视、提高相应岗位上员工的素质、更新设备、创新技术的措施。发现问题并积极解决问题，使事业单位建立高效的档案信息系统，助力事业单位的发展。

    参考文献

    [1]罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012（06）.

    [2]王靖.突出人事档案管理的重要地位切实加强事业单位人事档案管理工作[J].才智，2011（36）.