事业单位档案管理信息化建设问题

2022.11.20

李晨

一、前言

在事业单位持续发展的情况下，其所积累的信息资源也变得越来越多，这既为事业单位的持续发展提供了机遇，同时也给事业单位提出了挑战，毫无疑问传统的档案管理工作内容与工作体系、工作方式都已经无法满足事业单位持续发展的需求，这也在一定程度上影响了档案管理的创新，不利于发挥其作用，所以事业单位的管理者应该从多个角度加强档案管理信息化建设，不仅仅需要明确档案管理信息化建设的重要性，同时还需要在日常的管理过程中有意识到的注意一些细节，发现目前档案管理存在着的问题，并以问题为基础制定具体的对策并保证其可行性，提升档案管理信息化建设的合理程度，发挥档案管理为事业单位持续发展所起到的作用。据此，本文对相关问题进行分析，具有较强的现实意义。

二、事业单位档案管理信息化建设的重要作用

（一）事业单位档案管理信息化建设能降低空间占有率

想要对整体问题进行分析，就必须要在一定程度上明确事业单位档案管理信息化建设的重要作用。事业单位开展档案管理信息化建设工作能够更好的提升档案管理效率，保证档案管理质量，传统的档案管理模式主要以管理纸质媒介为主，存在着很多的问题，同时也不够方便，无法满足档案管理工作的发展需求，而实施档案管理信息化建设则可以将档案管理的方式从传统转变为电子文件管理模式，进而在降低空间占有率的基础上促进档案管理工作效率的提升。

（二）事业单位档案管理信息化建设能优化档案信息搜索流程

事业单位对档案管理信息化建设工作的开展有利于对档案信息进行搜索，在传统的档案管理模式下，想要对资料进行查阅并不方便，整体的操作流程较为繁琐，而在实施档案管理信息化建设工作后，只需要通过相关系统输入关键词就可以找到具体内容，不仅仅提升了工作效率，同时也节省了时间，保证了信息的准确度。

三、事业单位档案管理信息化建设的基本特点

（一）事业单位档案管理信息化建设具备数字化的特点

信息化建设十分重要，信息化建设十分必要，对于事业单位来说，在档案管理工作中融入信息化因素是重中之重，但只有明确档案管理信息化建设的基本特点，才能够真正的发挥其作用，诠释其价值。以往的档案管理方式主要就是纸质档案，对资料的查询会耗费大量的时间和人力，而信息化档案管理则可以通过信息化技术对纸质档案中的信息进行转化，使其成为数字化的信息，通过电脑等设备登录数据信息平台就可以对信息进行归纳、整理、查阅，十分方便，由此可见事业单位档案管理信息化建设具备数字化的特点，相关人员也必须要对这一特点进行明确。

（二）事业单位档案管理信息化建设具备信息化的特点

档案管理信息化建设的基础在于通过网络对相关的档案信息资料进行传输，这也使得事业单位档案管理信息化建设具备了信息化的特点，在档案管理信息化建设的过程中，通过信息化网络可以实现数据收集与传输的功能，由于互聯网是档案管理中对信息化技术进行应用的基础，所以网络成为了实现档案管理信息化建设的主要因素。

（三）事业单位档案管理信息化建设具备智能化的特点

近几年来，随着我国经济的发展，社会的进步，科学技术及相关的智能化技术也渐渐的融入到了人们的日常生活当中，而在事业单位开展档案管理信息化建设工作时就可以发挥智能技术的作用。信息化档案管理需要在档案资料的搜索过程中发挥自身的作用，诠释自身的价值，所以应用智能化技术可以让档案管理工作变得更加方便，因为其具备智能化的特点，因此可以对档案信息的获取时间进行缩短，进而提升档案管理的具体效率。

四、事业单位档案管理信息化建设的问题

（一）事业单位档案管理信息化制度不够完善

从事业单位档案管理信息化建设存在的具体问题来看，档案管理信息化制度不够完善是不能不提地。在实际情况中，很多事业单位在实际工作过程中都得过且过，没有针对档案管理工作目前存在着的问题进行分析，也没有树立良好的工作态度与意识，所以在进行档案管理信息化建设时也没有对其进行过多的关注，在建设的过程中很多单位都没能够对自身的发展情况进行掌握，导致档案管理信息化建设的制度无法满足自身的发展需求，继而影响到了档案管理信息化建设工作的开展。除此之外，部分事业单位的档案管理信息化制度较为完善，但是相关管理人员却并没有对这些制度进行合理的落实，仅仅是空喊口号，搞形式主义，缺乏可行性，在开展具体的工作时没有对工作人员的具体责任进行明确，导致工作人员在进行工作时不能够真正诠释自身存在着的价值，使档案管理信息化建设工作迟迟无法得到真正的开展，信息化技术并没有真正的融入到档案管理的过程当中。

（二）事业单位档案管理信息化建设的软硬件设施水平较低

事业单位档案管理信息化建设需要一定的软硬件设施，但目前大多数事业单位的软硬件设施水平都较低，之所以会如此，主要是因为事业单位没有真正的意识到档案管理信息化建设的重要性以及必要性，虽然部分管理者根据相关的条例在纸面上开展了档案管理信息化建设工作，但由于受到了相关因素的制约，事业单位在基础设施方面迟迟无法得到完善，这也直接阻碍了档案管理信息化的建设进度。

事业单位领导只关注具体的业绩，忽视了档案管理信息化建设工作，很多时候仅仅是为了应付相关部门的检查才象征性的开展档案管理信息化建设工作，没有加强投入，这也对档案管理工作的开展产生了一定的影响，另外，相关财政部门在进行拨款时也没有真正的考虑到事业单位档案管理信息化建设的具体项目，导致资金往往会出现不足的情况，另有一些地区的经济水平本就较低，根本无力在档案管理信息化建设的过程中对其进行完善，在开展工作时，档案管理工作人员只能够应用较差的设备，这也影响了档案管理信息化工作的效率。