无纸化办公模式下医院档案管理新探索

    卢静

    随着时间的推移和时代的不断改革创新，我国的社会经济得到了良好的发展，与此同时，时代发展对于各项社会工作也提出了崭新的且更高的要求，其中之一就是医院中的档案管理工作，传统的档案管理工作内容繁琐，纸质的档案也比较容易出现损失、损毁等等现象，在这种情况之下，医院档案管理中的无纸化办公模式已经是必然的一种发展趋势了，其对于医院的档案管理工作而言是一种比较大的提升。故此，在本文中就将对无纸化办公模式下医院档案管理创新发展进行相关的研究和分析，其主要目的在于提升医院档案管理工作的质量和效率。

    一、前言

    对于医疗机构来说，档案记录着医院发展历史，对于医院的实际管理工作具有着重要的意义，而且现如今的时代是一个高速发展的信息时代，各种信息化技术手段已经在社会工作当中进行了有效的应用，这也是无纸化办公模式得以诞生的主要原因之一，因此，当代医院的档案管理工作需要对无纸化办公模式进行有效的应用，这也是环保办公的一种外在表现。所以，在接下来的文章中就将对无纸化办公模式下医院档案管理改革创新工作进行详尽的阐述，并且针对无纸化办公模式的应用也会提出一定的具有建设性的意见或者对策。

    二、无纸化办公模式概述

    所谓的无纸化办公模式，顾名思义就是在实际的办公工作当中不需要纸张来完成各项工作，这一工作模式需要硬件、软件以及通信网络和工作人员的配合工作，这样在无纸化办公模式应用的过程中才能达到一种最佳的工作体验。这一模式不需要使用传统办公的纸张，因此能够大量的减少纸张的使用，在环保方面的作用是比较明显的。无纸化办公模式还能够倡导环保办公的理念进行传播，同时这也预示着现代办公模式的来临，对于医疗机构的办公工作能够起到非常重要的促进作用，因此，在后续的医院档案管理工作的创新改革工作当中，需要重视无纸化办公模式的应用。

    三、无纸化办公模式下医院档案管理工作创新改革

    就目前来说，在医院的档案管理工作当中只运用无纸化办公模式还是比较难以实现的，在这种情况下，就需要将无纸化办公模式与传统的档案管理工作模式进行融合，这样才能医院的档案管理工作质量和效率得到提升;

    （一）提高医院档案管理人员的思想认知

    宏观的角度上来说，无纸化办公模式下医院档案管理创新改革，对于档案管理工作人员素质方面的要求是比较高的，在技术层面需要其既能够掌握无纸化办公模式技术也需要能够掌握传统的档案管理技术，在意识层面需要档案管理工作人员具有足够的思想认知。但是在现如今的医院当中，其档案管理工作人员的管理意识比较单薄，长期采用的传统的办公模式，整体上不利于无纸化办公模式的应用。所以，医院需要提升档案管理工作的重视程度，在实际的工作过程中需要提升档案管理工作人员的思想认知，使其在后续的工作过程中能够彻底的解放思想，接纳并且利用无纸化办公模式，使得传统档案办公模式可以与无纸化办公模式共存，二者共存的阶段也可以视为是一种过度阶段，以此使得医院档案管理工作朝向现代信息化的方向进行发展;

    （二）完善安全管理体系保障信息档案安全性

    由于信息技术发展方面的限制，无纸化办公模式在医院档案管理工作应用过程中产生的信息化档案的安全性还是不足的，例如在实际的应用中经常性的发生信息化档案被修改和损毁的情况，此时传统的档案管理中的纸质信息档案发生遗失情况之下，就会影响医院档案的完整性，档案管理工作也就失去了其意义所在。因此，无纸化办公模式下医院档案管理工作中进行应用，需要完善安全管理体系，使得信息化档案的安全性能够得到有效的保障，譬如档案管理工作人员在实际的工作过程中，无论是原始信息还是原始档案，都需要做好备份工作，对于信息化档案内容还需要设置防护措施，例如设置二级密码等等，防止信息化档案出现损毁现象。除此之外，还需要设定具体的工作实施方案和应急预案，这样当发生意外情况时就能够及时的进行处理，避免出现更大的档案损失。在计算机客户端方面需要选择合理的杀毒软件，定期对档案管理系统进行检查，避免潜在因素影响医院档案管理系统的安全性;

    （三）建立兼职档案员制度确保档案资料及时归档

    众所周知，医院当中的部门类型是非常多的，因此产生的档案在类型和数量上都是比较多的，在这种情况之下，医院的档案管理工作光依靠医院的综合档案工作室进行收集和整理的难度是非常大的，这一情况不进行处理会使得医院档案的完整性遭到破坏。而无纸化办公模式在其中的应用，使得医院档案管理工作的便捷性提升了非常多，所以為了最大程度的保证医院档案管理工作完整新和降低档案工作室的负担，可以建立兼职档案员制度，其在实际工作过程中负责本科室的档案资料的收集和整理，不同科室都按照兼职档案员制度进行工作，那么对于无纸化办公模式与传统办公模式并存的医院档案管理工作来说是一种巨大的提升，对于医院目前和未来的发展都具有重大意义。

    （四）提升医院档案管理工作人员综合素质

    在前文已经进行了一定的提及，无纸化办公模式下医院档案管理工作当中的应用对于工作人员的要求是比较高的，因此，医院需要提升档案管理工作人员的综合素质。首先，需要提升档案管理工作人员的计算机专业技术和理论知识，在必要的情况之下，可以对工作人员进行专业的培训工作，以此来促进档案管理工作水平的提升;其次，需要定期召开档案员工作会，针对工作当中存在的问题和阻碍，进行探讨并且采取有效的措施将其进行解决;最后还需要定期举办档案管理业务交流会，学习先进的无纸化办公模式的经验和做法，这样能够使得无纸化办公模式的应用更加符合医院工作方面的需求。

    （五）加大硬件投入确保档案管理工作质量

    无纸化办公模式需要很多的计算机硬件设备，因此进行这一模式的运用，医院自身需要加大硬件方面的投入，例如先进的计算机、扫描机以及打印机等等，医院档案管理工作人员熟练进行应用之后，就能够使得无纸化办公模式与传统的档案管理工作模式共存了。

    四、无纸化办公模式在医院档案管理工作中进行应用的优势

    首先，无纸化办公模式的应用能够为医院档案管理工作节省储存的空间，传统的档案管理工作多数都是纸质档案，因此就需要比较多的空间，但是无纸化办公模式中主要都是信息化档案资料，占用的空间非常小，往往只需要U盘或者是硬盘即可。

    其次，档案之所以称之为“档案”，其在历史方面的价值是比较高的，因此就需要永久进行保存，而传统的纸质档案是做不到永久保存的，而无纸化办公模式的运用，能够对其进行信息化管理，避免了档案原件丢失的风险，而且最重要的一点是能够永久进行保存。

    最后，无纸化办公模式的应用能够便于相关的工作人员进行整理和保存工作，传统的纸质档案，无论是保存、整理、查询等等操作都是比较繁琐的，需要付诸大量的人力、物力，但是无纸化办公模式的应用，档案管理工作开始向信息化的方向进行发展，整理和保存在计算机客户端就能够进行操作，这对于医院的档案管理工作是非常大的一种提升。

    五、结语

    综上所述即为无纸化办公模式下医院档案管理工作创新改革的相关研究和分析了，随着时间的推移，传统的纸质化档案管理工作已经不能满足医院发展的需求了，因此无纸化办公模式也是医院档案管理工作的一种必然发展趋势，当然在这一过程中也需要相关的工作人员进行不断的优化和完善工作。（作者单位：宝鸡市妇幼保健院）