“互联网+”时代档案服务外包存在的问题与对策
马仁杰+费燕+高元昕
摘 要：“互联网+”时代的到来为档案部门的发展带来了机遇和挑战，档案部门为向用户提供更加便捷、优质的档案信息服务，需要借助档案服务外包加快档案馆数字化建设进程。本文从档案服务外包安全、档案外包行业水平、档案服务外包的工作质量、档案外包人员这四个方面阐述了“互联网+”时代档案服务外包存在的问题，并提出了相应的解决措施，旨在促进“互联网+”时代档案服务外包事业的不断发展。
关键词：互联网+；档案；服务外包；问题；对策
在第十二届全国人民代表大会第三次会议上，李克强总理首次提出“制定‘互联网+行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融健康发展，引导互联网企业拓展国际市场”。[1]“互联网+”战略的提出是站在一个新的高度来看待互联网行业与传统行业的结合，可以预见在政府的引导下，“互联网+”将更加快速地向服务业各领域进行全面渗透。档案部门作为一个用户面极广的公共服务机构，在“互联网+”时代，为顺应社会发展趋势，必须依托互联网技术将互联网与档案部门相结合，通过馆藏资源数字化、档案数字网站建设等途径完成档案部门的转型。因此，全国各级档案部门都在陆续开展档案数字化建设，为互联网行业与档案部门的结合做好前期准备工作。而档案部门受人力、物力资源紧缺等多方面因素制约，大多选择了借助档案服务外包降低档案部门的业务成本，提高档案工作效率，缓解档案工作者的工作压力，加快数字化建设进程。目前学界对“互联网+”时代档案服务外包的研究还不够深入，理论研究和实践的结合也不够紧密。因此，本文从理论与实践结合的角度出发，通过对“互联网+”时代档案服务外包存在的问题及其原因进行分析，从而给出了相应的解决措施。希望对档案部门进行服务外包有所帮助，能够促进档案部门和档案服务外包行业的共同发展。
1 “互联网+”时代档案服务外包存在的问题
1.1 档案服务外包面临安全风险
1.1.1 档案实体的损毁风险。档案实体在服务外包过程中面临着潜在的安全问题，主要体现在以下两个方面：一方面，部分档案外包公司的工作条件较差，温度、湿度等条件不能达到档案的保存要求，容易造成档案实体的损失。另一方面，档案服务外包过程中必然会涉及档案的搬运、取出、拆盒、装盒等工作环节，例如在对档案进行分页扫描和信息录入时，会对案卷进行拆解。如果外包工作人员的档案意识不强，不能小心谨慎地对待档案，很容易造成档案实体的损毁。
1.1.2 档案信息的失密风险。档案涉及的信息面很广，以高校学生类档案为例，新生登记表上面详细记载了学生及其家庭情况等众多信息，一旦泄露，会造成严重的社会影响，带来巨大的危害性。档案外包人员在对档案进行扫描、录入及核对等过程中，必然会知晓大量的档案信息。某条信息的泄露可能造成的影响相对较小，若档案外包人员出于个人利益，将档案信息转卖给不法之人，后果将不堪设想，不仅会使档案信息涉及的有关人员受到伤害，还会对档案部门的形象造成恶劣影响。
1.2 外包行业整体水平低，缺乏统一管理
1.2.1 档案外包行业发展不均衡。我国档案外包公司最早出现于20世纪90年代，兴起时间不长，仍处于发展的初期阶段。全国目前有数百家档案外包公司，其中经济发达地区的档案外包公司的水平相对较高。例如北京、上海等地的档案外包公司相对其他地区数量较多、规模较大、技术更为先进、业务水平相对较高。而中西部地区的档案外包公司大多存在资金短缺、设备不齐全、技术水平落后、员工的专业素质较低等众多问题，目前只能提供一些技术含量低的外包服务，服务种类较少、服务水平较低，不能够发挥档案外包公司独有的专业优势。[2]以北京量子伟业信息技术股份有限公司和安徽省档案缩微技术服务中心为例。量子伟业注册资金1000万元，员工总计100余人，拥有一大批高素质的技术人员，致力于档案信息化领域新技术的研发，多次获得国家档案局优秀科技成果奖。而安徽省档案缩微技术服务中心注册资金为5万元，注册员工人数3人，只能提供档案录入等劳动密集型工作。中西部地区类似这样的小规模档案服务公司较多，发达地区和中西部地区的档案外包公司发展程度存在较大差距，我国的档案外包行业发展水平整体较低，未来尚存很大的发展空间。
1.2.2 档案外包行业缺乏统一管理。档案服务外包行业的长远发展需要规范化的市场环境，然而目前我国的档案外包公司基本处于分散的状态，尚不存在一个统一的行业管理标准，也没有一个公认的组织对其进行统一管理。主要表现在以下两个方面：一方面，我国档案外包公司的兴起时间不长，发展时间较短，行业发展不成熟，档案业务外包行业还没有形成一个完整的体系对档案外包公司进行约束，档案外包公司容易因为追求利润最大化，进行恶意竞争，较难形成一个良好的发展环境。另一方面，档案外包公司的员工素质参差不齐，部分档案外包公司中的工作人员在上岗前甚至没有进行过专业的培训，档案意识比较薄弱，档案专业素质比较低，行业内缺乏系统的从业考核规定对档案外包公司工作人员进行约束。
1.3 档案外包公司的工作质量有待提升。档案部门选择将部分档案工作外包给档案外包公司，前提是保证工作质量，目的是提高档案工作效率。但是在实际的档案服务外包工作中，我们发现档案服务外包的工作质量还有很大的提升空间。分析原因，档案外包公司的工作质量较低主要是由以下几个方面造成的：一方面，档案部门在确定了档案外包公司后，通常会选择将外包的档案工作完全委托给档案外包公司，给予档案外包公司足够的自主权，全程交由档案外包公司自由安排，其间档案部门的工作者和档案外包公司的员工很少会沟通交流，使得档案外包公司的工作人员不能准确把握档案发包方的工作要求，最终导致档案服务外包的工作质量达不到预期的目标。另一方面，档案部门针对外包工作缺乏一套科学而合理的验收标准。档案部门很少会在服务外包过程中进行分阶段的验收，大多是在档案服务外包工作完成后对其进行统一验收，此时需要验收的档案数量庞大，时间有限，容易忽略掉一些问题。档案部门也没有针对档案服务外包工作情况制定奖惩办法，这些管理上的欠缺势必会影响到档案外包公司的工作质量。
1.4 档案外包人员专业素质欠缺。档案外包公司的工作者专业素质较低是档案服务外包行业整体发展较为缓慢的一个重要原因。档案外包公司为了追求利润最大化、不断降低成本，公司运作基本以业务为中心，招聘的全职人员非常少，通常根据业务情况增减员工。雇的员工多为低学历的工作者和兼职的在校生，一方面是因为需要支付给他们的报酬相对比较少，另一方面是因为档案外包公司目前提供的外包服务多为简单的劳动密集型工作，不需要高层次的档案工作者。档案外包公司吸纳这样的员工从短期来看是能够给企业带来一定的利润，但是从长期来看，会阻碍公司的长远发展。档案外包公司因为员工的专业素养欠缺，只能提供一些技术水平比较低的档案整理和档案数字化转换工作等，不能为档案部门提供系统软件开发和档案数字网站建设等高层次、高利润的外包服务，将会错失很多的发展机会。
2“互联网+”时代应对档案服务外包问题的对策
2.1 采取有效的档案安全风险防范措施
2.1.1 外包场所的安全管理。档案服务外包工作的安全问题不容忽视，国家档案局于2014年12月8日颁布的《档案数字化外包安全管理规范》对数字化场所做出了明确的规定，能够更加有效地保证档案外包加工的顺利进行。因此，档案外包场所做好以下几个方面工作能降低安全风险，保证档案的实体安全和信息安全。首先，档案外包加工场所必须装有视频监控设备，监控设备要求遍布各个角落，不能出现无监控死角，档案部门需要定期对视频监控内容进行检查。其次，档案外包加工场所应备有足够的档案装具，分开存放待处理和已经完成处理的档案，以免造成混淆。再次，档案外包场所的所有档案加工设备都不能带有无线网络功能，防止造成档案信息的外泄。最后，工作人员不得将和工作无关的私人物品带进工作场所，特别是各种电子设备和各种移动存储介质，更不能将档案外包场所的物品带走。这一系列的规定都有助于保护档案安全。
2.1.2 信息内容的安全管理。保障信息安全需要借助法律手段，档案部门与档案外包公司签订合约时，应该将保密条款列入合同中，要求档案外包公司不能以任何理由和形式将档案实体带离工作场所，不能向第三方泄露档案信息。一旦发生泄密事件，档案部门有权追究档案外包公司的刑事责任，从而以法律形式明确规定档案服务外包机构的责任和义务。不仅档案部门与档案外包公司需要签订保密协议，档案外包公司在选择员工时，鉴于档案工作的特殊性，除了要求员工在入职前提供公安部门出具的《无犯罪记录证明》，更应该在签订合同时向员工说明档案信息保密的重要性以及泄密的严重后果，与员工签订保密协议，并对员工进行信息安全方面的知识培训。
2.2 完善档案服务外包的行业管理
2.2.1 强化国家档案行政管理部门的职能。国家档案行政管理部门需要定时定期地对档案外包公司进行专项检查，检查内容可以量化、制度化。对于检查不合格的机构，国家档案行政管理部门应该记录在案，超过一定的标准，应该取消其职业资格，从根本上对档案外包公司进行约束，为档案外包公司营造一个良好的经营环境。
2.2.2 加强外包公司的资质管理。目前我国还没有一个统一的标准对档案外包公司进行资格认证，仅有部分省份出台了本省的档案管理条例，但是规定相对比较简单，不够细致。而现阶段由于档案服务外包行业比较混乱，需要一个明确的标准对档案中介机构的成立条件、注册资金和人员进行规定，也需要对档案外包公司的业务范围、收费标准和工作者的职业道德做出明确的要求。
2.2.3 发挥档案学会的作用。中国档案学会是中国档案工作者的学术性群众团体，是中国科学技术协会的组成部分，在我国的档案学界有较大的影响力。档案学会有能力对档案外包公司进行理论和实践方面的指导，也可以根据档案外包公司的发展状况提出适当的建议。档案学会还可以通过吸纳档案外包公司的负责人成为其会员，对他们进行新技术、新知识的培训，从而提升档案外包公司的整体行业水平。[3]
2.3 优化档案服务外包的过程管理
2.3.1 施行质量控制绩效管理。质量控制绩效管理能够有效地提高档案外包公司的工作质量，因此档案部门可以根据本部门的情况制定一套完整的绩效评估体系。在选择了档案外包公司后，档案部门应将绩效计划和工作目标告知档案外包公司，为档案外包公司顺利开展工作提供依据。在档案服务外包工作实施过程中，档案部门应该指派专人负责档案外包工作。随时了解档案外包公司的工作进展。档案外包的绩效评估指标也应根据实际情况随时调整，如果遇到问题，双方应该共同协商解决。档案部门采取质量控制绩效管理的方法对档案外包工作进行全程监督，能够促进档案外包公司不断提高工作效率，在规定时间内保质保量地完成工作。
2.3.2 采取奖惩制度。档案部门和档案外包公司拟定合同时，可以协商制定奖惩条约。档案外包公司在最后进行业务验收时，如果准确率达到规定的要求，档案部门应该按照合同对其进行奖励。反之，如果准确率尚未达标，档案外包公司不仅要修正错误的问题，还要接受相应的处罚。采取奖励和惩罚相结合的制度，有助于提高档案外包公司的工作质量。
2.4 提高档案外包公司的技术水平及员工素质。部分档案外包公司规模小、服务种类单一与其单位负责人落后的经营理念密不可分，再加上公司员工的专业水平整体较低，造成现阶段档案外包公司的整体水平有待提升。为此可以从以下几个方面进行：
2.4.1 改变管理者的经营理念。档案外包公司管理者的经营理念直接决定了外包公司的业务水平和发展前景。例如量子伟业时代信息技术有限公司，凭借先进的技术，自主研发了多款PDE档案管理软件，获得了多项国家级认证，成为该行业的领先者。因此，档案外包公司负责人首先应转变自己的经营理念，在现阶段提供劳动密集型服务的基础之上，扩大业务范围，多提供一些高质量、高水平的技术服务。
2.4.2 引进档案专业人才。档案外包公司缺乏一批掌握专业知识和熟练操作技能的专业人才，专业人才能够运用自己的专业优势，引导整个团队为顾客提供高水平、有针对性的外包服务。因此，档案外包公司应大力引进专业人才，带动整个机构的发展。
2.4.3 提升档案外包人员的综合素质。人才是一个机构发展的源泉，现代化的档案服务外包工作需要外包人员具备一定的专业知识和强烈的档案意识。因此档案外包公司需要定期给工作人员进行职业培训，让他们了解档案的分类体系和特点，熟悉档案法律法规，掌握新技术的操作，成为合格的档案工作者。
“互联网+”时代档案部门采取服务外包，在一定程度上帮助了档案部门节约成本，提高工作效率，档案服务外包有着巨大的市场潜力和良好的发展前景。但是档案外包过程中的各种问题也日益凸显，只有针对问题采取有效的解决措施，才能更好地运用档案服务外包。相信随着档案外包公司的发展，档案服务外包能够在档案工作中发挥更加重要的作用，从而推动档案事业在“互联网+”时代的持续发展。
参考文献：
[1]政府工作报告（全文） http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015-03/16/content_2835101.htm.
[2][3]许风风.我国档案业务外包研究[D].安徽大学，2013.
