人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策
俞雅楠
【摘要】随着二十一世纪互联网的发展，多媒体以及信息技术也越来越普及，渗透到每一个行业和领域，为我们的工作和生活提供了许多的便利。在多媒体以及信息技术成为当今社会发展各行各业的发展的必然趋势的大背景下，本文对人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策进行了简单的分析与讨论。
【关键词】人力资源档案管理；信息化；影响因素；建设对策
一、人力资源档案管理
1.人力资源
人力资源的指的是市场经济下，一个国家或地区有具有劳动能力的人口资源，其中既包括正处于劳动年龄的人口，又包括尚未达到劳动年龄以及虽然超出劳动年龄却具备劳动能力的所有人员。在我们国家，人力资源就是指在社会主义市场经济下，能够帮助促进我国经济与社会发展的、具有自主的劳动力的人口的统合。
2.人力资源档案管理
一个地区的经济发展水平的高低离不开该地区多元、优质的人力资源。由于一个地方的人力资源的素质参差不齐，而各行各业对人力资源又有着不同的需要，所以需要对人力资源进行档案管理，通过对该地区人力资源的有效记录、分类与管理，记录该地区可劳动人口的数量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，为该地区的经济发展提供高效的服务。
3.人力资源档案管理的作用
二十一世纪是发现人才的世纪。人力资源的档案管理的作用就是推动一个地区的人力资源的流动，使得一个地区的人力资源得到最大限度的利用——帮助企业、社会发现人才，帮助人才找到适宜其发展的工作岗位，使其才华得到发展，进而服务于社会主义现代化建设。
二、信息化与人力资源档案管理
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高。数据显示，我国医疗信息化、政务信息化和物流信息化市场规模持续扩大。在各行业快速发展的同时，仍存在着突出的问题。在社会信息化、政务信息化与信息安全建设领域仍有不同程度的不足。相信随着我国政策的支持和产业问题的解决，我国信息化将进一步向着纵深方向发展。可见信息化不仅代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也代表着一个国家的科学技术水平和人民的生活水平。
随着信息化进程的进一步推进，多媒体以及信息技术也在潜移默化的影响着我们的思维模式和工作方式，为我们的生产生活提供了诸多便利。作为能够从多种角度全方位展现劳动人员劳动能力水平关键资料的人力资源档案，对其进行信息化的建设就显得尤为关键。与此同时，档案管理的工作也伴随着信息化的进程取得了进一步的发展，这就要求我们在人力资源档案管理工作中不断的更新、学习、实践，尽早完成档案管理的现代化。
三、人力资源档案管理信息化的影响因素
1.人力资源档案管理的基本设施过于落后
信息化作为现今人力资源档案管理建设的最基础也是最重要的任务，但是我国现在的人力资源档案管理的状况却不容乐观。据了解，现在我国绝大部分地区的人力资源档案管理还依旧停滞在通过人工记录成纸质材料进行归档、保留、筛选、处理，人力资源档案管理的工作内容绝大部分也还停滞在单纯的“收集劳动人口的资料、整理人力资源的资料、鉴定人力资源档案资料是否与劳动人口能力相符、代替保管劳动人口档案，等”十分基本的工作内容。
2.人力资源档案管理信息化的意识相对落后
由于我国的地域比较广阔，整体的科技化进程还需要加快，所以导致我国各个领域的信息现代化进程较为缓慢，导致我国目前的人力资源档案管理水平相对落后，故而对人力资源档案管理的信息化建设的意识就比较薄弱。虽然我国东部等经济发达地区已经逐步开始了人力资源档案管理的信息化进程，但往往因为传统人力资源档案管理固有的“重视储藏、轻视使用”的传统观念，很多地方对人力资源档案管理的信息化没有足够的重视，使得人力资源档案管理的工作内容依旧停滞在只是对劳动人口的基础信息进行简单的登记、存档，而非根据劳动人口的发展进行及时的扩展与更新，这就大大降低了人力资源档案管理的作用，使得人力资源档案管理对该地区劳动人口的充分利用大打折扣。甚至部分地区的人力资源档案在形成归档之后变尘封于高阁之上，使人力资源档案在市场经济的作用大大削弱。
3.缺乏人力资源档案管理的专业人才
人力资源档案管理作为一项重要的政府性的工作，具有很强的专业性、政治性、机密性，这就要求从事人力资源档案管理的人员必须是具有极强的工作能力、极高的政治素养。由于涉及到档案管理的信息化，这就还要求从事人力资源档案管理的工作人员必须是擅长信息技术应用的高素质的复合型人才。但是传统人工的人力资源档案管理模式导致我国现今从事于人力资源档案管理的工作者还都停滞在手工操作、纸质记录的水平。这就一定程度上阻碍了我国人力资源档案管理的信息化进程。
四、人力资源档案管理信息化的建设对策
人力资源档案信息化，就是在国家人力资源档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对人力资源档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为人力资源档案需要长久保存，为提高其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业，每年大量投入文档的保管经费是在所难免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。另一方面，因为档案需反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。
要做好人力资源档案管理的信息化工作首先要：加强基础设施建设，比如计算机的配备，在人力资源档案管理上，运用计算机可以进行人力资源档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为人力资源档案的编研工作提供服务以及人力资源档案统计等工作。加强人力资源档案管理系统的建设，在管理好人力资源档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。做好人力资源档案管理信息化工作的要求：
首先，要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
第二，要建设和完善局域网。使各项工作都形成网络化的工作模式，从而加强对档案的管理和利用。
第三，加强人力资源档案的目录数据库的相关建设：形成人力资源档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应人力资源档案信息资源共享的要求，加强人力资源档案目录数据库建设，开发标准化的人力资源档案管理系统，加强人力资源档案目录的输入与保存，便于有需要的工作人员随时查、取。
最后，加强人力资源档案信息化人才的培养，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径加强档案业务人员培训工作。从多方面提高人力资源档案业务人员的管理水平。
在我国新形势下，只有坚持与时俱进，做好人力资源档案的开发和利用工作，进行档案管理的信息化理念的更新，才能适应新形势的需要，开创人力资源档案管理工作的新局面。人力资源档案管理的信息化不仅有利于为随时查询提供便利，同时也为人力资源档案管理工作人员减少了很多不必要的劳动力，增强人力资源档案的永久储存性。促进我国政府和企业的人力资源档案管理工作朝向更科学化、规范化的发展。
随着全球化经济发展趋势的推动，促进各方面发展水平的提高。在这种新发展形势的影响下，市场竞争日趋激烈，需要大量的知识与技术型人才对经济产业进行填充。新经济背景下企业要在激烈的市场竞争中占领一定地位就要加大人才的培养，留住人才。所以，这就需要企业在新经济背景下加强对人力资源档案管理，通过对企业的综合分析找寻人力资源档案管理中存在的问题，并具体问题具体分析，促进企业人才共享，提高企业的竞争力，实现企业发展目标的最大化。
参考文献
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