高校离校生档案的转递规范与流程

2022.11.02

赵湘渝

近年来，高校的扩招给学生创造了更多的学习机会。但是，随着个别学生招生后放弃入学资格、入学后中途退学、毕业后工作单位解约退档等情况的发生，高校遗留的离校生档案逐年增多。要想从根源上解决高校遗留学生档案逐年增多的现实问题，应当建立起更符合客观实际的高校离校生档案转递规范与流程。

1 高校遗留在校学生档案逐年增多的原因

（1）高校招生后放弃入学资格、入学后中途退学、毕业出国留学人数的逐年增多是造成高校遗留在校学生档案逐年增多的主要原因。

（2）毕业生离校时档案材料缺失或毕业答辩未通过等不能毕业的，该生的档案暂时不能转出。

（3）毕业生个人与用人单位签订的协议有试用期或用人单位等待正式编制暂时不能接收档案的，该生的个人档案暂时保存在学校，缓期转递。

（4）毕业生个人或用人单位毁约，该生档案退回学校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的毕业生，分配到北京、上海等地工作需要落户指标，暂时没有指标落户的毕业生档案被退回到原学校保管。

2 高校离校生档案转递去向

《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证，也是接收单位接管学生个人档案的重要依据和凭证。根据报到单位的不同，档案转递方向亦有不同。

（1）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，并且获得进人指标的编制内人员，该毕业生的个人档案应当转递到该单位保管。

（2）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，但若该生暂时未获得进人指标，属于编制外的人员，则该毕业生的个人档案应转递到接收单位或企业委托的人才交流服务中心保管（待单位有了进人指标，有关方面组织社会公招考试，该生通过考试后，再将该生个人档案调入）。

（3）毕业生《报到证》上的报到单位是民企、私企、外企性质的单位，该毕业生的个人档案应转递到人才交流服务中心保管。该生的档案存放在工作地人才交流服务中心保管还是存放在生源地人才交流服务中心保管，则由用人单位和毕业生本人协商选定。

（4）有些城市对落户和转递档案进行“绑定”，如深圳等城市明确规定，要转递档案到该地人才交流服务中心，就必须将本人的户口也落在深圳，否则拒收该生个人档案或收到后将该生档案退回原学校。

3 高校离校生档案转递规范与流程

（1）高校正常或延期毕业、结业、肄业学生档案转递。有《报到证》的高校正常毕业、结业、肄业学生，该生档案按《报到证》上的报到单位转递。学生就业单位有人事和档案管理权的，该生档案直接转递到就业单位；就业单位有人事权但没有档案管理权的，该生档案可转递到就业单位委托的属地人才交流中心，也可以按该生意愿将个人档案转递到该生生源地人才交流中心。

（2）学生延期未毕业的肄业生转档。该类学生只有《肄业证》，若有就业单位接收的，可凭调档函转递个人档案。若没有就业单位接收或没有单位开具调档函的，该生的个人档案就只能自带回原籍，等将来有单位接收时本人再将密封好的个人档案交给单位或人才交流服务中心。

（3）高校中途退学的学生档案转递。中途退学的学生无《报到证》，可能有《肄业证》。若该生是硕士或博士生考上公务员或找到工作调档，本人办理退学手续后可凭就业单位开具的调档函调档。若该生是本、专科生辍学，没有单位开具调档函的，该生的个人档案就只能自带回原籍，等将来有单位接收时再将密封好的个人档案交给单位或人才交流服务中心。

（4）硕士、博士生考上公务员或找到工作后想继续完成学业的学生转档。该生可申请转为单位委培生，继续完成学业，经研究生院批准同意转为委培生后，需要调档到用人单位的，可持调档函调档。

（5）考上大学未报到或者报到后办理退学要求回家复读重考大学的学生提档。本人写情况说明，学院证明并盖公章后可退档；本人持退学文件和离校通知单办理退档，档案经办人将该生的档案密封后，交给学生本人自带档案回原籍。没有办理退档的未报到学生，档案可能成为“死档”。

（6）在校生服役后考上军校或退伍后找到工作的转档。本人不愿意回校继续完成学业的，可凭单位调档函转递个人档案，但学生本人须到学院和教务处完善手续。

（7）未完成学业而出国留学的回国离校生。可凭单位调档函转递档案，但是学生本人须到学院和教务处完善手续。

（作者单位：成都理工大学档案馆来稿日期： 2016-10-16）

3 结论

本文仅以PDCA在市级档案部门安全评估中的应用为例说明PDCA循环法使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平。基层档案部门也可以应用PDCA循环法，提升基层档案工作安全保障能力。

*本文系河南省档案局科技项目“PDCA循环法在市级档案馆安全评估中的应用研究” （项目编号：2014-R-11）研究成果之一。