浅论高校图书、档案集中式管理

    杨瑾

    摘 要：高校图书、档案“一体化”或“集中式”管理的议题，数十年来是高校管理也是图情界、档案界的热点话题。笔者尝试厘清“一体化”和“集中式”的概念区分，主张在尊重社会实践活动规律的基础上根据校情实际来解决图书、档案的集中管理和用户服务问题。

    关键词：图书；档案；一体化；集中式管理

    档案学与图书馆学的学科构成体系相同，它们拥有相同的物质、相同的表象和相同的信息内容，档案管理和图书管理的工作方式又非常相近甚至相同，鉴于它们之间有着如此密切的内在和外在联系，我国业界有关图情档协同管理的观点从20世纪80年代开始就一直存在，绝大多数文献的观点主张“图书、档案、情报一体化”[1]。

    在过去数十年有关图情档协同管理的文献中，除了有关图情档一体化管理的阐述之外，还有不少所谓“融合管理”理论。如果认真研读文献内容，同时从语境和语义上对“一体化”和“融合”这两个词加以深入理解，不难发现很多文献对其概念的理解和论述是模糊不清的，大多没有真正搞清楚一体化的内涵，把部门的合并看作是一体化，把业务的聚集看作是信息资源的融合，模糊或片面地将“集中式管理”[2]混淆为一体化管理。

    1 概念鉴别：“一体化”与“集中式”

    “一体化”这一概念最早出现于西方国际关系学中，后来被广泛使用于其他学科领域。所谓“一体化”，就是将两个或多个个体整合成一个新的个体，新个体是众多旧个体相互渗透、融合的结果。

    根据《现代汉语词典（第7版）》的词条解释，“集中”就是“把分散的人、事物、力量等聚集起来”[3]，强调的是聚集。而“集中式管理”是网络环境下信息管理的概念，它是借助现代网络通信技术，通过集中式管理系统建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。“集中式管理”这个概念借用到宏观的信息管理工作中，其依然强调了要素的集中管理、集中使用。

    从语义上来看，“一体化”和“集中式”是有着很大区别的，如果说“一体化”是化学变化，那么“集中式”则是物理变化。从这个视角来说，如果图书、档案实行“一体化管理”，那么“图书”和“档案”就合为一体，其不论从学科性质还是从业务内容上，都发生了化学变化即质变；如果图书、档案实行“集中式管理”，那么“图书”和“档案”仍然相对独立，其学科性质没变，只是为了便于管理使用，两者的要素聚集起来而“靠得更近”了，它们发生的不过是物理变化即量变而已。

    2 模式比较：“一体化管理”“集中式管理”与“虚拟集中式管理”

    2.1 图书、档案“一体化管理”理论与人类社会实践活动需求不符。图书馆学与档案学同属于大的一级学科，是联系非常密切、学科属性非常接近的两门学科。从两个学科体系的构成上看，“档案学与图书馆学的体系结构有许多相似之处”[4]。两门学科都属于应用性很强的管理科学，都研究信息资源的管理、开发和利用。即便如此，图书馆学与档案学“都是人类社会发展到一定阶段的产物”[5]，是两门不同的学科。社会实践和社会分工产生出来的新的职业和岗位，促使學科发展出新的分支，图书馆学和档案学的学科细分就是这种社会分工和学科发展的结果，它们从此便开始有了不同的理论和内容体系。就档案而言，它广泛产生于各项社会实践活动又应用于社会实践，是原始的历史记录，和图书文献有着本质的区别。自古以来人类就重视档案保存和利用，设置馆库、选派专人管理。近现代以来，各种档案的数量增长迅速，社会各个领域对档案信息的需求也普遍增长，档案工作也由简单的、封闭的、经验性的管理方式发展到复杂的、开放的、科学的管理系统，并成为国家的一项专门事业，这是社会实践发展的结果，也是社会实践发展的需求。如今如果我们非要图书、档案“一体化”，那最终结果必然是“合二为一”，这虽然意味着一个新学科的诞生，却同样意味着两个旧学科的消亡。换句话说，若要实现图书、档案从实体到内容的完全融合或“一体化”，不只是简单的部门合并的问题，更是学科发展层面乃至人类社会实践活动层面的重大问题。由此我们认为，图书、档案“一体化管理”的提法是不恰当的，其导致的学科合并更是不可取的，也是无法真正实现的。

    2.2 实体合并的集中式管理模式是把双刃剑。实体合并的集中式管理说白了就是把图书馆和档案馆（室）合并。这种模式形成的过程，看上去是“合二为一”，是对高校图书、档案两个旧有机构的有机重组，但本质上，这种模式仍然是“把分散的人、事物、力量等聚集起来”，是人员、设备、信息资源等的集中。图书、档案的学科属性没有也不可能发生改变，其信息资源内容以及业务理论乃至业务范围都不会发生变化，只是信息用户的索取渠道和所谓“图书档案馆”（或“档案图书馆”）的管理机制发生了变化。值得注意的是，高校图书馆和档案馆（室）合并后实现统一的行政管理，理论上图书、档案的业务是并行的，两个学科之间是平等的、并列的，没有从属关系。但实际上在开展具体业务的过程中，由于各种因素造成的、不平等的厚此薄彼现象是难免出现的，图书和档案的发展环境及其趋势或出现一方强势而另一方弱势的学科地位失衡的可能，这种地位失衡也或许会因为部门一把手的更迭而强弱交替，如此长期下去对图书、档案二者的发展都是不利的。可以说，实体合并集中式管理有利有弊，是一把双刃剑，因此我们不主张高校图书馆和档案馆（室）实体合并，只有在能确保图书、档案的学科和业务的相对独立性，新实体能自我消解合并给这两个学科带来的负面影响的情况下，才可以考虑实体合并。

    2.3 虚拟集中式管理模式能扬长避短。即使实体合并对少数高校有较多优势和利好，但长久以来形成的体制阻力以及部门合并所引发的机构设置、学科从属、业务融合、人力资源等诸多问题，都将成为新机构、新机制形成的阻抗元素。而随着信息技术的发展、云计算和大数据时代的到来，信息资源的处理、存储和传递已经不受时间和地域的限制，通过网络可轻松实现人员、设备、信息资源等的虚拟集中。这给高校图书馆、档案馆（室）的文献信息资源建设及其集中式服务带来了良好的发展机遇。图书和档案不仅可以在各自的实体空间和独立领域开展文献信息资源建设和相应数据库建设，更可以数字化校园建设为依托，运用云计算、大数据技术，将图书、档案文献信息资源数据库进行虚拟融合（虚拟一体化），构成一个表面来看是一个整体的、“图档合一”的、数字化的信息资源综合数据库，换句话说，这是一种虚拟状态下的集中式管理，这种实体分离且独立的、虚拟出来的集中式管理模式，可以称之为虚拟集中式管理模式。它借助信息技术和网络平台，既可以保留图书馆和档案馆（室）在行政上的分离和独立，又能实现虚拟融合，既避实体合并对学科负面影响之短，又扬为用户提供便捷服务之长，用户可以借助网络终端设备索取所需信息资源。

    3 结论：弃用错误概念提法，发展虚拟集中式管理模式

    3.1 弃用图书、档案的“一体化管理”提法。多年来的有关图情档协同管理的众多文献中，不管是“一体化管理”还是“融合管理”的论述，表达的概念内涵大致都是图情档融为一体，而其观点论述的内容却不是真正意义的“一体化”，多数论述在实质上是在谈集中式管理，错误地将图书、档案的集中式管理表达为“一体化管理”“融合管理”或“资源整合”。而在图书、档案管理的语义环境下，既然无法实现图书、档案的学科合并，那么“一体化管理”的概念提法显然是无法实现的，因而是不科学的，我们可以考虑弃用这种不准确的概念表述，统一表述为图书、档案“集中式管理”或更为合适。

    3.2 发展图书、档案的虚拟集中式管理模式。不管是所谓“一体化管理”“融合管理”，还是集中式管理，其必要性和可行性研究的初衷都是为了实现便捷的用户服务，在过去很多年里业界专家、学者和同行都做过深入研究，成果颇丰。但现在看来，单单实体合并这一项就非常之难。究其原因，是缘于为寻求图书、档案便捷的一体服务而不尊重社会分工原则，进行所谓“融合管理”或“一体化管理”，不切实际地搞实体合并，是无视人类社会实践活动宏观需求的表现，尤其是在信息化、网络化高度发达的今天，实体合并更是没有必要的。图书、档案的虚拟集中式管理，不但确保了图书、档案学科的合理存在和发展，更为重要的是它突破时间和地域的限制，不需“人员、设备、信息资源”等的实体聚集，忽略实体合并就能在计算机网络基础上实现虚拟“合并”，解决了文献信息资源服务所谓“一体化”或便捷式用户服务问题。可以说，在用户服务层面虚拟集中式管理模式让实体合并显得多余，虚拟集中式管理模式本质上是一种面向用户的服务模式而非管理模式，它既解决了学科发展问题，又解决了用户服务问题，是最具发展趋势的一种模式。

    参考文献：

    [1]张新娜.2003年～2012年我国图书档案情报一体化研究论文的计量分析[J].档案管理2014（2） .

    [2]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学硕士论文，2012.

    [3]中國社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典（第7版）[M].北京：商务印书馆，2016.

    [4]王梦菊.档案与图书一体化管理模式的思考[J].档案管理，2005（05）.

    [5]黄子房.浅谈档案与图书之异同[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2008（12）.

    （作者单位：郑州旅游职业学院 来稿日期：2017-02-23）