高校科研档案资源管理与应用探析
宋平
1 高校科研档案内涵及价值
1.1 高校科研档案的内涵。《科学技术研究档案管理暂行规定》提出：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。”学界对高校科研档案没有统一规范的定义，大多依据科研档案的概念，结合高校科研特点给予概念界定。经对有关资料研究，本人认为高校科研档案是指高校师生员工在教学、管理、科研等实践活动中形成的科学知识和技术技能，包括设计理念、方法技巧、创新成果等，并以文字、图表及声像等材料记载且具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。
1.2 高校科研档案的价值。高校科研档案既有一般档案的价值，又具特殊档案的价值。一方面，科研档案是高校科研历史的见证，记载着高校科研发展变化的轨迹；另一方面，在促进高校自身科研水平提升、服务社会发展、推动技术进步上发挥着基础和关键性的作用；再者，在管理和研究科研档案的同时，培养和锻造了一批又一批高素质的科研和档案管理人员。随着我国高等教育的快速发展和科研水平的不断提高，高校科研档案作为重要信息资源在日常教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校发展提升不可或缺的重要内容。
2 高校科研档案管理与使用中的不足
2.1 管理力度不够，档案意识薄弱。科研档案管理是科研管理工作的重要组成部分。根据职责分工，科技处应将科研档案的收集归档融入到日常工作中，按照上级主管部门要求进行年度科研统计，收集整理各类项目的研究资料定期移交学校档案管理部门，并协助档案部门做好科研档案的研究及开发利用。事实上，高校科研管理部门往往对科研文献资料的搜集和储存多有忽略。
同时，部分高校的领导、科研管理部门、科研人员、档案管理人员等普遍存在科研档案意识薄弱现象，对科研档案重视不够，没能将科研规划、工作计划、管理制度、考核奖惩机制与科研档案工作有机融合，造成科研档案工作游离于科研管理之外，科研档案管理作用不能有效发挥，影响了高校科研管理水平的提高。
2.2 档案制度缺乏，管理手段落后。目前，高校科研档案管理多是参照《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》来执行的。从国家到地方各高校都缺乏具体的高校科研档案管理制度，致使科研档案在归档时没有统一的规范和标准，难以实现科学化、制度化。
科研档案管理及信息化程度相对滞后。一方面，现阶段我国高校的科研档案多是纸质材料，与之对应的电子文档相对较少。尽管多数高校科研档案已使用计算机等设备处理档案，但多用于文档目录制作，科研档案规范化管理、科学化分类，无纸化、电子化、网络化程度不高。加之经费投入少，辅助设备落后，信息化、标准化程度低等，影响了科研档案收集归档的时效性和科学性。另一方面，档案部门只是对科研人员自觉上交的获奖成果整理归档，对不递交相关材料的“隐性”项目把握不准，对于成果整体档案、产权归属等关注较少。
2.3 专业人才匮乏，归档不甚科学。目前，高校科研档案很少有专职管理人员，归档工作由管理人员兼职完成，他们大多没有接受过档案管理知识和技能的培训，业务水平不高，档案意识不强，加之科研档案管理人员配备不足、档案管理繁琐、工作量大，致使他们的工作积极性降低。
由于研究项目和经费来源的多途径使得科研管理部门和档案部门掌控科研材料的难度增加。加之不少科研项目实施时间长、材料分散，又缺乏固定人员收集，一些科研人员对科研材料归档认识不够，担心研究秘密和成果归档后泄露，不愿将关键和核心科研成果原始材料上交归档，从而造成科研项目归档不完善。
2.4 服务方式单一，档案利用率低。目前，我国高校科研档案服务主要是传统的等人需求而不是主动推介，服务内容局限于纸质案卷的查阅、复印等，可供查询的电子档案材料极少，有的甚至不能提供电子文件目录，自动化水平和效率较低。科研档案材料归档后，档案部门局限于对科研档案形成者和校内师生及本校毕业生提供档案利用服务。由于档案管理人员信息意识不强、开发能力差、与社会缺乏互动，对科研档案信息归类与知识产权保护把握不准，求稳、怕乱，造成科研档案长期“束之高阁”，丧失转化时机。
3 高校科研档案资源管理应用对策
3.1发挥管理作用，增强档案意识。目前，我国高校档案管理机构或隶属校长办公室，或与学校图书馆合署办公，或附属校内某个部门，使得档案工作的主体地位降低，与科研档案工作对接受限，阻碍了高校科研档案管理的制度化、程序化和数字化建设。因此，应改革现有的档案管理机制，统一档案管理体制，组建独立机构，确立档案部门在科研档案管理中的重要地位。
档案管理人员要更新思想观念，主动作为，努力提升自身形象，不断提高档案工作在学校中的地位和影响力；科研档案工作人员要主动参加相关科研项目会议，定期召开科研档案工作例会，深入课题組指导其立卷归档等，将科研档案工作扎实地融入到科研活动当中，将科研档案管理的政策、规定、要求及时与科研管理相结合，促进科研管理水平的提高。
3.2 完善管理机制，提高档案质量。一是高校科研部门要主动与档案管理部门对接，按照《科学技术研究档案管理暂行规定》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，根据学校科研项目范围和需求，修订科研档案管理标准与规范，有针对地细化业务规范与技术标准，在完善通用管理规范的基础上，区分不同科研项目，制定与其相符的档案管理标准，落实好科研档案的异地备份制度。
二是要打破各部门间的分散封闭体制，构建科研项目组、项目组所在部门（院、系、处、室）、科研管理部门、档案馆“四位一体”的新模式，实现“各司其职，统一规范，相互促进，高效共赢”的管理效果。明确课题组、院系档案员、科研秘书、科研处、档案馆及各阶段材料形成者的归档职责、归档范围、归档要求，严格实施科研工作和建档工作的“四同步”管理，形成分工明确，层层负责，齐抓共管的科研档案工作机制。
三是抓好科研项目的准备、研究、总结验收、成果和奖励申报四个阶段的材料收集。建立三级归档制度，即省级以上重大项目由档案馆归档，市厅级项目由院系归档，校级及横向项目由项目组归档，从而形成高效的科研档案协同管理主体，对科研档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用全过程进行有效管控，保证科研档案材料的完整、准确和系统化，使其能够真实地反映科研活动各阶段的情况，不断提高科研档案的质量和利用价值。
3.3 提升队伍素质，构建信息资源。一是构建科研档案管理业务培训长效机制，实施三级档案管理人员培训体系。由档案馆组织专业档案人员对科研管理人員、院系科研主任及科研秘书进行档案管理专业培训，增强科研管理人员的档案意识和管理能力；再由科研管理人员对科研项目负责人进行档案法规和档案价值等知识培训，提升他们对科研档案工作重要性和必要性的认识；其次是科研项目负责人主动要求和督促项目成员树立收集材料和归档意识，实现变被动归档为主动交档的目标。
二是重视数字档案建设，强力推进科研档案管理信息化。在做好科研档案的保密工作和知识产权保护的前提下，高校要扎实推动科研档案目录信息化和全文数字化建设，建立“档案信息管理系统”，协同信息中心、档案馆、科研处、图书馆等，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案的信息化、数字化建设，强化档案整理、编目，加强对数字档案的整合共享和分析利用。
3.4 创新服务模式，提高利用效率。一方面，要建立科研电子档案管理体系，打造科研档案信息化共享平台。与高校数字校园建设紧密结合，充分发挥数据中心对科研档案的支撑和平台作用，将现代办公技术与科研档案管理相结合，建立课题组、科研处、档案馆、研究人员四级协同数据管理模式，按照学科体系、专业领域分门别类地建立各类专题、全文数据库，以科研人员完善个人档案以推进科研档案的完整性。
另一方面，积极探索科研档案信息共享模式，以科研档案信息资源为基础，做到“五个结合”。一是与人事管理相结合，以制度将课题组的科研档案归档情况与其人事考核相挂钩；二是与科研项目申报相结合，根据项目组成员对已有科研档案的归档情况，决定是否接受对其新研究项目的申报；三是与教学管理相结合，把从科研中取得的新成果、新技术、新经验充实到教材和课堂中，培养高质量人才；四是与科研决策体系相结合，充分发挥科研档案对科研决策的支撑作用，提升高校整体科研决策与中标水平；五是与服务社会相结合，做好横向联系，主动与企业合作，将科研档案与政府部门知识产权与技术转移服务平台对接、资源共享，推进科研成果转化，服务地方经济社会发展，充分实现科研档案的价值。
参考文献：
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（作者单位：河南牧业经济学院社科办 来稿日期：2017-04-05）
