构建办公室工作管理模式的探索与实践
位琳
[摘 要] 文章论述了办公室工作管理模式的内涵，并分析办公室工作管理中的难点，分析如何构建科学的办公室工作管理模式。
[关键词] 办公室工作 管理模式 内涵 难点 路径
中图分类号：C931.2 文献标志码：A
辦公室工作是企业运营管理中的重要工作内容，是落实现代化企业管理的重要环节。新时期，企业发展面临的市场压力越来越大，因此需要实现高效运转，而这就需要从办公室工作入手，进行精细化管理，优化工作环节，创新工作模式，避免不同岗位和部门之间出现相互掣肘的问题。文章将就如何构建办公室工作管理模式进行简单分析。
一、办公室工作管理模式的基本内涵
在现代企业管理理念下，企业实施管理是按照一定管理模式来进行的。这里的管理模式，指的是在相关管理理念下建立的一种管理行为体系结构，具体内容包括管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序等。对于企业来说，一个好的管理模式的核心，就是其对于管理环境的适应性，这样才能使管理工作成为企业发展的保障。经过多年的发展，企业进行管理时使用的管理模式有多种，而经过多年的运用，很多企业和组织、个人在管理实践的基础上进行总结和提炼，形成广为人知的管理模式。
目前来说，常见的管理模式有对称管理模式、亲情化管理模式、温情化管理模式、制度化管理模式、系统化管理模式等。在当前社会，企业越来越多的应用以人为本的管理模式，将员工作为管理的核心和主体，围绕如何调动员工的积极性和创造性来开展管理活动，希望可以用更少的消耗来获得更多的产出，锻炼员工的意志、智力、脑力等，营造一种积极竞争性的工作氛围[1]。
二、办公室工作管理中的难点分析
（一）岗位职责不明确
作为企业而言，因为部门众多，且很多部门都有多个办公室，办公室岗位设置也较多，然而在不同岗位之间没有明确具体的职责，所以存在岗位职责交叉、重叠、空置等问题，导致工作人员相互推诿责任，工作效率低下。在实际工作中，办公室工作管理不规范，不及时，有时出现明显的人情化现象，管理人员对于跟自己关系好的员工管理比较松散，而对于跟自己关系较差的员工管理更加严格，再加上岗位职责划分不明确，导致员工出现很多意见，工作交流不及时，协调性很受影响。
（二）工作琐碎性较强
因为办公室业务本身内容十分复杂，包括企业所有对内、对外的生产经营日常事务，而其中很多内容的重复性较高，这使得进行办公室工作管理也存在一定难度。办公室工作内容很多就是日常考勤、信息传达、发布通知等，看起来很简单，所以部分工作人员出现侥幸心理，随意开展工作，没有严格按照管理规范进行，导致出现失误，影响工作进展和企业运行形象。另外，部分企业进行办公室工作管理比较严格，因此不同办公室和岗位之间的信息传递不够及时，虽然有新媒体的应用，但因为制度的限制很多人还是喜欢亲自跑腿传达，降低了信息传递效率；还有部分工作人员迟到早退、工作消极，导致信息传递不及时，一些决策不能及时传递，影响企业的运行效率[2]。
（三）管理制度不完善
办公室工作内容很复杂，而作用地位又比较凸显，经常出现一些突发事件或重大事件，如果管理不及时，很容易带来一些损失。而当前办公室工作管理制度不太完善，内容存在缺失和不足，比如对于突发事件的应对措施就不够先进，这使得工作人员工作时处于一种茫然无序的状态，虽然看起来忙忙碌碌，但毫无头绪，工作的真正价值难以发挥。特别是在遇到突发事件之后，因为管理制度缺失，很多工作人员都难以应对，导致工作混乱，造成损失。
（四）工作人员素质问题
很多企业的办公室工作人员始终沿用传统的管理模式开展办公室工作，一成不变，工作内容比较死板，管理模式单一，相对于社会发展来说比较滞后。很多工作人员素质不高，对于工作内容不能提出自己的看法，只能遵循规定开展工作，创造性不足，一旦工作事项出现变化就无法及时解决；对工作内容的掌握不够全面，对新出现的工作内容难以第一时间适应，需要较长时间的学习，影响工作成效；心理懈怠问题严重，工作不够认真，对工作不太上心，在工作时间玩游戏、看小说、开小差等，随意性强，所以容易出现失误；经验不足，虽然理论知识丰富，但是实际操作能力不足，无法保证理论联系实际；态度不端正，不能严格遵循规章制度和管理要求，将办公室当作自己的私人空间；不注意自我提升，信息技术能力不足，不能有效操作办公室软件开展工作；满足现状，不思进取，导致思想状态、业务水平停滞不前。
三、构建办公室工作管理模式的路径
（一）加强基层建设
构建办公室工作管理模式，首先是做好班子建设和党组织建设。一是班子建设，落实工作班子的政治建设，带动思想、组织、作风和纪律建设的强化；明确班子成员的责任分工，建立会议制度，定期开展周会、月度会议、党组织会议等；加强对企业规章制度的学习和落实，针对办公室岗位建立工作清单，落实经验共享等机制。增强大局意识，将办公室工作放到企业发展的大局中进行思考和定位，统筹企业的发展战略，在此基础上建立完善的管理模式机制，充分发挥办公室“参谋助手、督查催办、协调服务”的作用。另外还要重视邀请全体员工参与管理模式构建，提出自己对于企业发展和办公室工作开展的意见，做好调查研究以及督查落实工作。二是做好党组织建设，加强党总支建设，配合进行党支部建设，发挥办公室中党员干部的榜样作用，系统学习十九大精神，习近平新思想等，提高全体员工的政治素养，做好党建工作的开展。
（二）做好岗位责任落实
办公室工作管理模式需要联系工作清单、工作指引和考核来落实岗位责任。一是工作清单，针对办公室工作内容和特点，进行清单管理，让工作内容更加具有计划性和前瞻性，针对企业、办公室和专项工作制定不同的清单，并在周度和月度会议上进行报告，实现清单管理的动态调整。二是强化工作指引，结合当前的管理制度，分析存在的缺陷和不足，进行制度的完善，编制工作指引，实现对制度建设的有效补充。三是强化考核力度，建立办公室工作岗位责任考核办法及评估标准、细则，安排固定时间汇总过去一段时间内的考核意见，评定考核结果，通过对考核结果的反馈，强化岗位责任落实[3]。
（三）突出制度学习和经验分享
构建办公室工作管理模式，还要重视对管理制度的学习，以及先進管理模式实践经验的分享。一方面，企业要加强工作人员的制度学习，学习上述工作中完善的制度和制度指引，可以安排员工在政治学习、办公室会议、组织生活会等活动时开展统一集中学习；鼓励员工自学，在集中会议时提出自己的看法和感悟；重点围绕工作实践中遇到问题进行分析和讨论，进行补足和优化。另一方面是经验分享，要求工作人员对办公室工作中的亮点进行总结和提炼，在开展会议时进行分享，亮点工作有综合性事务，也有专项工作，还包括得到内外部领导表扬、肯定，得到表彰的事项等。企业组织月度会议进行经验分享，并形成资料汇总，实现各个部门的共享，同时将经验分享案例作为评先、推优、激励性年金评选等的依据。
（四）提高工作人员综合素质
信息时代背景下，企业面对的市场竞争更加激烈，对于信息技术的应用更加广泛，这使企业对于办公室工作人员的要求更高，需要他们提升综合素质能力。办公室工作人员需要在掌握办公室本身工作的基础上，掌握先进的信息技术，可以借助办公室自动化系统开展工作，提升工作效率，减少因人为因素带来的失误。工作人员要主动对自己的知识与技能进行更新和提升，丰富对办公室工作管理模式的认识，提高对这项工作的重视，还要进一步提升信息化水平。企业要根据工作人员的实际能力，制定科学的培训规划，定期对工作人员进行专项培训，包括理论知识、办公室管理知识、办公室业务工作内容、信息技术等，进行有针对性的提升，不断提高工作人员的综合素质。
四、结语
办公室工作管理模式的应用，可以提高办公室工作效率，推动党建与行政工作的融合，提升整体的工作成效。因此企业需要正确认识管理模式的内涵，针对当前办公室工作管理中存在的问题，构建科学的办公室工作管理模式，创新管理理念，完善管理制度，加强组织建设，强调责任落实等，进一步提升办公室工作管理实效，提升办公室工作水平，进而为企业的发展做出贡献。
参考文献：
[1]王雪峰.构建办公室工作管理模式的探索与实践[J].石油化工管理干部学院学报，2019，21（4）：42-46.
[2]王丽.“互联网+”模式下的高校办公室工作管理模式探析[J].文教资料，2017，（29）：135-136.
[3]王琪.新时期办公室行政管理工作模式的创新[J].才智，2015，（12）：328.
