新时期事业单位档案数字化管理的探究

    姜华

    【摘要】在信息化高度发展的当今社会，事业单位档案管理工作也变得越来越重要。对于事业单位来说，我们不仅要保证档案信息的安全性，还需要提高信息的利用率，加强新时期事业单位档案数字化管理，将计算机技术应用到信息管理当中来，使管理更加集成化和便捷化，真正的为人民服务，造福社会。

    【关键词】事业单位；档案；数字化管理

    随着社会主义现代化进程的脚步，事业单位、行政机关等组织机构已成一项人们乐意从事的职业。而档案信息则是事业单位、机关、组织或个人对于自己生活、工作的一种记录，它可以是文字、图表，也可以是数字、音频或视频等一切可以记录信息的东西。信息化时代的到来，我们需要掌握和了解的信息越来越多，而数字化档案管理也应运而生。因此，做好新时期事业单位档案的数字化管理工作对于促进我国社会主义现代化建设意义重大。

    一、事业单位档案数字化管理的目的和意义

    事业单位是相对于企业单位而言的，是国家政府机构的分支。正是由于事业单位的特殊性，所以我们更应该注重其档案的管理，真正的本着以服务人民的宗旨服务广大民众。而事业单位档案管理主要由人事档案、基建档案和文书档案三部分组成。这些档案是事业单位能够正常运作并服务人民的基本保障，对于发挥事业单位作用意义重大。档案管理是一项管理性、服务性和政治性的工作，其不产生物质方面的财富，并有专门人员进行分类管理，是各类社会管理系统中不可或缺的一部分，最终目的是服务他人和社会，但它又有着严格的政治色彩，档案一般具有一定的保密性，只有得到有关部门许可权利后方可查看。由于档案种类及数量巨大，管理起来有相当大的困难，因此我们应寻求一种高效准确的档案管理办法。数字化档案管理，一方面减少了档案管理数量大需要大量人员，另一方面也大幅度的提高了工作效率，降低了工作人员的劳动强度。

    二、事业单位档案数字化管理中存在的问题

    （一）档案数字化水平不高

    在数字化时代下，大多数时候我们会用网络存储来进行信息的保存，从而舍弃纸质材料，这样一方面可以减少纸质材料这类不可再生资源的使用，还能够节省存储空间。因此，我们往往将信息存储到网络云端或硬盘中。这些以计算机系统为主要载体的信息存储，可以实现档案信息远距离快速传输，实现档案资源的快速共享。但当数字化时代席卷档案管理的同时，一系列的问题也接踵而来。由于事业单位本身的性质决定了其档案管理应具备一定的保密性，而数字化信息传输最大的隐患则是安全系数不高，容易造成数据的丢失和损坏，并且很难进行修复。

    （二）管理人员专业素质普遍较低

    数字化时代的到来，给我国事业单位档案管理带来了便利，但也对于事业单位工作人员专业素质提出了更高的要求。而由于我国政治体系的影响，很多时候管理人员往往达不到档案管理所需要的知识储备要求。他们可能更熟练于纸质档案的管理，而对于计算机数字化产品网络信息技术不能够很好的去掌握，计算机应用体系知识欠佳。这就可能会造成工作人员会产生操作不当或操作失误等一系列人为因素，从而造成档案数据文件资源的丢失。另一方面，由于社会主义市场经济的影响，再加上事业单位档案管理工作所具备的枯燥乏味的劣势，工作人员每天都重复做着一项工作，导致工作人员失去了耐心和激情。这样就导致了工作人员在工作的时候不能够精力集中，失去了工作责任感，从而不能够认真去工作，造成档案管理工作出现差错。因此总体来说，事业单位档案管理工作数字化管理还是缺乏具有高素质专业素养的人才和积极热情有耐心的工作人员。

    三、加强事业单位档案数字化管理的具体举措

    （一）提高档案数字化管理安全程度

    档案管理的安全问题一直是事业部门最为关注的问题之一，只有确保了档案的安全，才能够保证国家和人民的利益不受侵害。而要做到档案信息的安全化，我们就需要确保档案在进行数字化管理的时候有一个绝对安全的网络环境，保证档案数据库能不受外界黑客及不法分子的侵入。在进行档案信息数字化管理时，应该在操作终端安装杀毒软件，同时设定防火墙，并且保证数据管理系统能够定期进行系统维护和更新，防患于未然。其次，我们还需要定期对数据库资源进行更新，并做好备份工作，防止出现问题时造成数据永久性丢失。

    （二）加强工作人员专业素质建设

    在进行档案管理的过程中，在保证信息管理网络安全的同时，加强人员专业素质建设也是事业单位做好档案数字化管理的一项重要工作。只有工作人员具备了较高的专业素质技能，才能够保证在工作的过程中减少失误的发生，从而保证档案信息的完整性和正确性。档案管理人员应该不断学习和掌握必要的知识和技术，同时还应该具备良好的工作责任心和较强的企业责任感，只有工作人员达到了操作人员专业素质要求，我们才能够保证档案信息管理能够发挥出其利用价值，更好的服务于社会文化建设、医疗水平建设以及教育事业和科研探索事业等方面。

    （三）建立完善的档案信息管理制度

    对于事业单位这种国家政府单位来说，我们应该保证其有一个良好的工作环境，具备健全的管理体系。这样才能够保证档案管理过程中能够更加安全。只有建立合理的管理规章制度，操作人员按照制度来执行，对自己的行为进行规范，同时也是档案管理体系更加规范化，做到各司其职，分工明确，是管理更加有效。同时我们还应该建立一定的网络使用管理制度，做到档案管理制度规范化、科学化和标准化，从内部杜绝网络隐患。

    四、结语

    在社会主义市场经济的影响下，事业单位档案管理工作也变的越来越重要，其数字化建设对于档案管理工作具有着重要的意义。事业单位档案数字化管理，高效的完成了管理工作，降低了工作人员的劳动强度，加强了档案信息的利用率，提高了档案信息的安全性。但同时也存在着很多问题。因此在新时期这个经济大背景下，加强档案工作数字化管理建设，能够推进我国事业单位改革的进程，从而实现事业单位服务社会，无盈利的服务人民的宗旨。

    参考文献

    [1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济，2011，（06）：62-63.

    [2]郭九菊.事业单位档案管理的现 状及对策探讨[J].青春岁月，2013，（06）：462.