档案机构的数字转型研究
周文泓 邢琳悦 王俊慧 石心怡
摘? 要：本文以文本分析的方法对美国档案与文件署的《战略计划2018-2022》进行梳理与总结，从其政策内容中识别档案机构数字转型的要点。基于分析，本文提出我国档案机构的数字转型可从如下方面予以深入：基于信息深化档案资源建设、优化信息与通讯技术的应用、依托公众参与优化主体协同机制、将创新与学习理念融合于档案机构整体建设中。
关键词：档案机构;数字转型;国家战略
Abstract： The paper took the method of discourse analysis to investigate into FY 2018 - FY 2022 Strategic Plan by NARA and conclude its points related to digital transformation. Based on the analysis， the paper proposed that the digital transformation of archives institutions of China should include deepening archives resource construction based on the information， optimization of the use of information and communication technology， establishment of collaboration mechanism relying on the public participation， and embedding innovation and learning concept in the whole construction of archival institutions.
Keywords： archival institutions; digital transformation; national strategy1 引言
在信息通讯技术的驱动下，档案管理理论、方法与实践在数字转型的进程中。研究层面，专家学者呼吁管理从主体、对象到方法的变化。例如，我国学者冯惠玲、安小米、刘越男等从电子文件风险管理、电子文件国家战略、数字资源整合与服务等展开前沿的理论构建与实证，从中识别文件管理数字转型的要素、进程与方向[1-4]，在这其中，档案机构作为关键主体是檔案领域数字转型的重要方面，美国ERA项目、英国数字连续性项目、澳大利亚信息治理框架，以及我国积极推进的“存量数字化、增量电子化”信息化战略[5]无一不是在档案机构引领下进行。
然而，数字转型是过程性的事务，将伴随技术、社会、文化的发展而持续，目前的研究尚未全面深入地预测和阐释档案管理数字转型的方向与内容，实践亦难以一蹴而就。因此，本文将以文献调研的方式总结当前在档案管理位处世界前沿的美国档案与文件署（NARA）面向未来的战略即《战略计划2018-2022》，以文本分析方法识别美国当下倡导档案机构数字转型的背景、方向和具体内容，以期立足我国情境提出相应的发展建议。2 NARA《战略计划2018-2022》概览
《战略计划2018-2022》是NARA用来指导未来工作的重要指南，在明确自身定位与方向的前提下设定具体的目标与相应的任务以及路径。NARA《战略计划2018-2022》将其定位为通过档案信息资源和文件管理推进开放、参与和民主的国家建构的核心机构，由此将协作、创新、学习作为NARA的核心价值观，其具体内容主要从四大目标呈现[6]：
2.1 目标1：实现利用。该目标是指为实现档案利用的拓展与深化，NARA将进一步开展数字化工作，并开发新方法帮助公民通过网上国家档案馆目录查找文件，主要任务包括：
（1）到2021财年，NARA拥有的82%的馆藏将被处理，以便公众发现和获取，主要策略为部署标准、开发新程序、探索尖端技术。
（2）到2024财年，NARA将数字化5亿页文件，并在网上通过国家档案目录向公众提供，主要策略为与新伙伴合作、将数字化作为档案单位职责、在整个组织架构内提供数字化设备、实现档案目录现代化。
（3）到2025财年，NARA将为国家档案目录中描述的95%的馆藏提供数字化的下一代检索工具，主要策略为了解用户需求、在不同平台使用检索工具、开发新检索工具。
2.2 目标2：与用户建立联系。该目标旨在提高以用户为中心的服务水平，把用户当作客户，培养公众参与度，并且重新认识档案在民主国家中的重要性，主要任务包括：
（1）到2020财年，将在承诺的时间内完成93%的用户要求，主要策略为规范标准、开发基准的新指标、将请求迁移到在线解决方案。
（2）到2020财年，NARA将在参与博物馆、外展、教育和公共节目活动方面获得90%的满意度，主要策略为扩大众包工具的使用、制定全国宣传计划。
（3）到2025财年，NARA将通过公民捐助使国家档案目录的文件增加到100万条，主要策略为扩大众包工具的使用、构建设计和用户体验的功能。
（4）到2020财年，NARA将制定相关政策和流程来支持联邦机构向完全的电子文件保管的转变，主要策略为业务流程再造、提供管理电子文件数字化的指导、制定联邦档案管理要求。
2.3 目标3：最大限度地实现NARA对国家的价值。该目标是要对联邦政府的档案管理政策和实践进行改革和现代化，支持向数字政府转变，通过推动政府数据和文件的再利用以创造可观的经济效益，主要任务包括：
（1）到2019财年，NARA每年将对联邦机构10%的文件管理实践进行检查，以确保联邦电子邮件和其他永久性电子文件以电子格式进行管理，主要策略包括复审检查到的问题、根据未来检查的需要修改基准、开发评估程序、建立检查单位。
（2）到2022年12月31日，NARA将尽最大可能不再接收传统格式的文件的转移，仅以电子格式和适当的元数据接收文件，主要策略包括建立评估流程、重新设计文件管理培训、制定永久文件数字化和模拟原件适当处置的政策、培养模拟文件的大规模数字化能力，转移临时模拟文件存储。
（3）到2025财年，至少有15个外部来源将把国家档案目录的NARA数集作为主要来源，主要策略包括增强NARA的应用程序编程接口（API）、建立新的公私伙伴关系、发展与其他文化机构的合作关系，吸引新的私人投资。
2.4 目标4：通过我们的员工建设我们的未来。该目标是指NARA将建立一个包容的、赋权的工作环境，注重培养员工，打造具有完成机构目标所需技能的多元化员工队伍，主要任务包括：
（1）各级职员参加正式的领导力发展计划活动，主要策略为重新设计NARA的主管发展计划、定期进行培训、增强NARA的交叉培训、提供扩展课程、制定标准和指标评估计划。
（2）填补空缺职位，主要策略为改善人力资本业务流程、调整人力资本办公室的服务、确保经理和人力资源人员经过适当的培训。
（3）为员工提供清晰的职业发展途径，主要策略为重新设计前线职位、调整主管与员工的比率、发展新职位、解决职业发展障碍，建立包容的工作环境。
（4）制定职业发展计划支持向电子文件的转变，主要策略为确定职业能力和要求、转变技能培训计划、扩大NARA的交叉培训计划、制定发展计划，培养专业能力。3 档案机构数字转型要点识别：解析NARA《战略计划2018-2022》
3.1 多元化的转型理念。NARA旨在将其升级为动态和现代的机构，它的转型理念并不限定于某个维度，而是从社会、文化、技术等方面全面体现，由此丰富了档案机构数字转型的内涵。从NARA的战略计划来看，转型理念表现为：
第一，以开放政府为导向与框架。NARA认为开放政府是美国重要的建设内容，拥有海量信息资源且对联邦机构的文件管理有着关键监督与指导作用的NARA是开放建设中不可或缺的组成，也是NARA积极参与社会建构的契机，NARA应当作为引领者来推进美国联邦政府的开放政府构建。由此，NARA需以开放政府的透明、参与、协作为原则，以开放政府的主体内容为框架确定NARA的定位、目标以及具体任务。
第二，创新理念的全面融合。NARA将创新视作核心价值之一，认为创新是应对各方面挑战的必备要素，因而需贯穿于档案机构建设各项内容中。例如，NARA要求将提升员工的创造力和创新中心的建设作为重点。
第三，技术的前沿追踪与应用。在NARA看来，技术既是档案机构的转型动因也是解决方案。因而，电子文件管理、档案数字化、各类数字平台和工具的利用都在战略中得到凸显。
3.2 基于档案资源的全面数字化深化利用。深化档案利用被NARA设定为四大目标之一，其余三个目标也是要实现档案资源更优质的开发利用，因而利用被NARA设定为档案机构转型的核心，这是在于档案信息资源是NARA最为显著的资本，也是NARA引领开放政府的根本所在。因而，NARA的数字转型围绕开放利用的对象、主体、方式展开，显著表现为档案资源的全面数字化。为了应用先进的信息与通讯技术，档案资源的数字化能够支持深度精准的挖掘与利用，这在战略中体现为：一是历史档案资源的数字化，这要求在尽可能开放历史档案资源的同时实现线上线下的双重建设，因而从充实与优化目录到档案整体内容的上线都在战略中凸显。二是现行文件均要求以数字格式形成、管理和接收。为了与数字技术同步，更好地融入当前的数字环境，从档案机构倒逼文件形成机构的数字办公环境建设已成为重要趋势。三是深入探索数据技术与档案利用。随着技术的发展，数据层级的档案利用也得到关注，如何应用数据技术开发利用档案也在战略中显现。
3.3 多层次的主体协同机制构建。协作亦是NARA的数字转型中倡导的精神，从中融合于管理主体的拓展之中，将文件与档案管理有效衔接，在文件的全生命周期中实现各利益相关的多层次协同。这主要表现为：第一，档案机构内部的有效整合与协作。NARA强调转型的重要成果是NARA作为整体的升级而非只是各部分优化。因而，在战略中，NARA号召优化组织架构，更多地基于工作目标设定组织模块和层级，从官僚的组织架构导向扁平的与业务密切关联更具交流与共享能力的网络。第二，档案机构与联邦机构的合作实现文件档案管理的无缝连接。档案机构要将文件档案管理的前沿理念与方法嵌入联邦机构的业务运行中，通过文件管理对机构效率的提升以获取联邦机构对文件管理政策的了解与落实，从而保障真实、可靠且符合档案机构要求的文件在前端得到形成与维护。第三，档案机構与公众的广泛合作。公众参与作为NARA转变工作模式的重要方向在战略中凸显，在满足公众档案需求的前提下吸纳公众的集体智慧和投入从而帮助NARA完成繁重复杂的工作。通过建立与不同主体在不同方面与流程的合作，NARA能够更好地应对数字转型中不同类型的挑战。
3.4 多措施优化档案人才培养。档案专业人员发展未能及时满足数字转型带来的一系列管理要求成为档案机构面临的重要挑战，因而NARA提倡要将人才培养纳入到数字转型的重要构件中，从而为持续且不断变化的数字转型提供充分的智力支持。这主要从以下方面体现：第一，领导理念的培养与贯彻。与以往将档案管理人员视作相对被动或追随其他机构要求的状态不同，NARA将档案机构作为政府升级建设中引领者的理念同样嵌入到人才培养中，要求雇员要有更加主动积极的领导理念，并贯彻于内部的工作以及与外部的协同中，既做专业领域的领先者，也要做社会建构的领导者。第二，将雇员的职业发展与档案机构的发展相融合。NARA提倡要针对不同职能、业务与职位的雇员设计不同的发展规划，在整体发展的框架下提倡雇员个人的职业发展。第三，培养数字背景下的综合技能。NARA倡导要为雇员提供不同方面的培训，不仅要有传统的档案管理基础，更要有人文、技术等方面的学习精神与相关培训，从而形成立足于数字转型中的综合性人才。
4 启示：档案机构数字转型策略
信息与通讯技术已是人类世界向前推进的重要驱动力，随着人工智能、大数据、云计算、区块链等技术应用的成熟乃至新技术的出现，信息环境相应发生变革，为了适应不同变量在数字转型中的变化，档案机构的数字转型需持续推进。这也是我国档案机构所面临的挑战与契机，在当下着力于数字档案馆、电子文件管理、新媒体应用的情况下，我国亦形成了一系列数字转型成果，构建应对数字挑战的综合能力，但对比美国等发达国家的前瞻性战略，我国在管理理念、对象、主体、技术方面尚有需优化之处。基于NARA《战略计划2018-2022》的统筹、布局与规划，可从如下方面构建数字转型的策略：
4.1基于信息深化档案资源建设。数字技术有助于将档案作为信息资源予以挖掘，从中深度呈现其背景、形式与内容信息，因而在数字转型中档案机构需从简单的整理和保管档案转向深度开发，将档案作为信息资源的核心组成予以认识、理解、管理、保存与利用，借助技术整合档案以成为更具开发与应用性的信息资源。通过数字技术的支持，文件所形成的信息资源无论是作为整体还是深度的部分挖掘，都将有着丰富的体系，所开发的产品与服务在内容和形式上都会远远超出现有的想象力，用于支持未来数字世界的运转，例如为人工智能、大数据等产业提供丰富可靠的信息资源及其管理方法。
4.2优化信息与通讯技术的应用。在档案保管、开发与利用的一系列流程中积极应用数字技术的工具属性：第一，打造数字档案馆为档案机构数字转型提供全面支持。一方面是通过技术实现档案的全面数字化。这既要求通过数字化工具与技术将纸质、模拟等格式的档案转换为数字格式，且充分描述好数字化资源，也要求与形成机构达成共识，以数字形式形成、保存、管理与接收档案。另一方面，数字资源要通过互联网上线，实现档案信息资源的在线利用。第二，充分应用数字技术，在档案管理活动中应用各种数字工具、系统与平台等。第三，以信息与通讯技术深化档案的开发与利用，借助技术档案信息资源开发与利用从内容到形式实现了巨大升级。
4.3 依托公众参与优化主体协同机制。数字转型中透明、参与、协作是管理变革的重要方向，因而除了优化档案机构与业务机构的协同外，公众参与是需要拓展与深入考量与落实的。公众参与档案机构的建设可从如下方面予以升级：第一，档案数字化。这是从公众可作为志愿者来充实档案工作队伍的视角展开，既包括公众可到档案机构中参与档案的扫描，亦涵盖公众对档案内容予以整合例如对档案背景信息的补充、主题词的优化等。这意味着档案数字化的外包可以将部分工作转向基于集体智慧的众包。第二，公众可帮助补充档案资源。公众作为社会活动的实践者，拥有同政府等官方机构不同的档案资源，公众可依据档案机构的需求共享相应的资源，例如家庭、社区的发展记录。第三，公众参与档案政策的制定与实施，这是社会治理框架下必然实现的管理方式，档案机构的战略、目标、职能、工作任务等都可以引入公众的监督和参与。尤其是在数字转型中面对多方面的挑战及时借助公众来自不同领域的经验和优势，既能够更好地考虑多方面的需求，也能利用好公众在不同方面与层次的智慧来解决不同的困难。
4.4 将创新与学习理念融合于档案机构整体建设中。数字技术引发档案机构运营的理念与方法产生变革，且这样的变革是持续进行的，因而创新与学习的理念要全方面融合于档案机构的整體建设中。第一，管理主体层面，一方面组织机构要进行调整从而保障创新与学习得以落实，可借鉴NARA在高层设立创新主管的做法来领衔与贯彻创意工作与文化建设。另一方面，实现档案人才综合能力的持续构建和拓展，这意味着档案机构的人才队伍建设并非一蹴而就的，而是要根据机构目标和外部环境的变化而不断识别所需能力，在引入新人才的同时升级原有人才的能力构建。第二，管理对象要跟随技术的变化而相应调整，例如在当前倡导数据治理的趋势下，从数据角度理解、管理、开发与利用档案是必然要求，因而在开放数据和大数据的框架下开展工作也是必须的。第三，管理技术的创新应用，信息与通讯技术处于日新月异的发展中，这要求档案机构要及时追踪前沿技术，深入理解技术的内容，思考技术能用于档案管理的哪些方面以及怎么用。例如，在人工智能热的今天，档案机构与人工智能的相互关系就需要得到及时的探索。参考文献：
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（3）：8-11
[2]冯惠玲，刘越男.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社，2011：1
[3]安小米，白文琳，钟文睿等.数字转型背景下的我国数字档案资源整合与服务研究框架[J].图书情报工作，2013（24）：44-50+78
[4]冯惠玲，刘越男，马林青.文件管理的数字转型[J].档案学通讯，2017（3）：4-11
[5]国家档案局.国家档案局2016年度政府信息公开工作年度报告[R/OL].（2017-03-31） [2017-07-09] http：//www.saac.gov.cn/news/2017-03/31/content_181501.htm
[6] NARA. FY 2018 - FY 2022 Strategic Plan[EB/OL]. [2017-12-02] https：//usnationalarchives.github.io/strategic-plan/
