关于国有企业人事档案精细化管理的实践探索
王荣
中图分类号：D630.3 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-109-02
摘 要 经济技术的发展，推动了国家各项事业稳步向前，随着建筑行业市场规模不断扩大，基建类国有企业之间市场竞争压力也日趋激烈，所以需要加强对于国有企业内部的人事档案的日常管理。档案数量增加，管理难度加大，存储方式增多，对人事档案管理的方法和模式提出了挑战。鉴于此，本文将主要围绕国有企业人事档案精细化管理的实践探索为中心进行研究，并结合实际情况给出一些合理化的建议。
关键词 国有企业 人事档案精细化管理
国有企业内部的人事档案主要是指对于国企工作人员的个人身份和学历以及工作年限等进行据实记录的制度文件。当前，部分国有企业人事档案管理不到位，致使关键岗位人员信息无法核实，人员使用的不确定性增加，对国有企业的长足发展造成了很大的阻碍。所以说，必须对于目前出现的国企内部人事档案管理不到位的问题进行改进和完善。鉴于国企内部人事档案管理的关键性，对此必须引起有关人员的高度重视。
一、加强国企在人事档案管理方面的工作力度，从而健全档案管理制度
目前有些地区的国有企业将人事档案的作用几乎忽略不计，完全没有将人事档案管理的工作提上日程，在日常的工作中对于档案管理基本没有采取任何有效的措施，并且认为这方面的管理工作说明不了什么，不能给企业创造经济效益，甚至认为“档案无用”，将注意力更多地集中在生产经营和扩大规模上，在人事档案管理制度的制定方面，许多国有企业也没有建立相应的科学制定体系，对于档案管理场所和管路人员的配备也没有进行完善的处理，许多新入职员工的信息并没有进行及时的入档，导致许多员工得不到合理的使用，导致人才流失，人员失职，甚至会出现信息泄露等问题，产生不必要的麻烦和纠纷[1]。鉴于此，出现问题的国有企业应该将人事档案的管理工作进行高度重视，并采取有效的措施加强日常的管理工作，明确具体的管理职责，将各项人事档案的管理工作列入企业一级待办事项中，加大管理力度，促进国企的稳定长远发展。
例如，首先国有企业应该在企业内部从基层工作人员到高层管理人员之间形成重视档案管理工作的良好风气，从各方面采取有效的措施，对于存放场所、人员以及管理设备进行一一落实。如果觉得一时无从下手，可以携手第三方机构，聘请档案管理专家对企业的人事档案管理情况做一个全面而具体的了解和分析，结合具体的存在问题进行有效建议的提出，从而使国企人事档案管理工作能够顺利地开展。比如，企业可以派遣档案管理人员到管理体系健全的其他企业进行学习，借鉴其档案管理方面的成功经验、有效方法和管理制度，同时还应该考虑到自身企业的特殊情况，建立健全相应的人事档案科学管理体系，使得档案管理工作能够深入人心，实现档案管理的有效化。本人所在企业的人事档案在管理初期，也是比较混乱，通常会出现国企高层领导对于人事档案疏于管理的情况，从而使得人事档案管理的工作比较滞后，存在档案管理人员不充足和档案保存不当的问题，整个国企内部人事档案的管理处于比较分散的状态。目前随着领导对于档案管理工作的工作力度不断增强，企业内对于人事档案的整体管理也逐渐有了起色，人事档案在对于工作人员的调动和培养方面也起到了重要的作用。同时应该进行企业规章管理制度的建立健全，如《档案室管理制度》《人事档案管理办法》《人事档案管理标准》，从外部机构聘请档案管理机构，从而实现帮助分类整理员工人事档案等一系列的工作，很好地实现了人事档案管理的规范化、标准化和制度化。特别在领导干部队伍建设中，人事档案更是体现了坚持党要管党、全面从严治党，对此，必须在干部任用考察的过程中，充分发挥人事档案管理的作用，应该对于干部进行严格化的管理，除了通过常规的公开无记名投票选举的方式，还应该充分查閱其相关的人事档案，了解其德、能、勤、绩、廉等各方面的表现，充分做好“凡提四必”工作。
二、加强国企对于档案管理人员结构的管理，促进档案管理的有序精细
目前企业的人事档案都具有专业性和机密性的特征，这就要求档案管理人员要具备相应的管理能力和专业素质。但是，绝大部分的国有企业都缺乏人事档案管理的专业人员，基本是人事组织部门兼职管理，由于企业内部工作复杂的原因，导致了其管理人员经常性的调动，难以对于档案管理形成稳定的工作小组，在进行工作交接的时候难免会由于疏忽错漏导致相应问题的出现，这就对企业产生了较大的影响，降低了管理效率[2]。对此，国有企业要深刻认识到档案管理人员的重要性，档案管理人员的整体素质如何，将会直接影响企业的档案管理工作。对此，加强对档案管理人员专业素质和专业技能的培训，引进专业的档案管理人员，优化管理人员结构，实现档案管理人员之间的互相监督和互相制约的效果，每一位档案管理人员都有权利进行工作问题的检举，一旦经由管理部门审核确认后，应该及时地予以问题的解决和改正，并给予检举者一定的奖励，如优先考虑年度评奖评优的资格，促进档案管理工作的高效有序开展，只有这样才能充分提高档案管理水平，实现新形势下国有企业档案管理工作专业化。
国有企业作为实现社会主义现代化的主力军，要在各方面做表率，当好“领头羊”。在对于人事档案进行管理的过程中，要求相应的管理人员具有相当的政治觉悟和思想境界，同时还需要有档案管理专业的学历背景，才能够胜任这项工作，其主要职责包括日常对于档案进行收归分配，还需要对于已经入档管理的档案进行完整性的保存，并且对于借阅人员要进行相应的检查，保证档案管理的科学性。国有企业可以增加资金投入力度，通过内部调配或外部招聘的方式，在内部组建一支高素质的档案管理队伍。通过系统和专业的业务培训，提高档案管理人员的职业道德修养和专业管理技能，让其熟悉国家有关档案工作的各项法规，熟悉上级档案管理部门的各种业务规定，熟悉自己的业务范围和岗位职责，在开展档案管理工作中保持公正客观和专业的态度，树立全心全意为档案事业服务的理念，避免因利益而出现私自篡改、损毁档案的行为。在另一方面，对于档案管理人员还应该采取相应的奖惩措施，对于本年度内档案管理工作表现优秀的工作人员进行一定程度的奖励，如优先进行评奖评优的选拔。对于在日常的档案管理工作中经常出现失误的人员，应该对于其进行通报批评，并采取扣除年终奖金的形式，以起到警示作用。同时，为了提高档案管理人员工作的积极性和主动性，企业可以为其制定相应的职业规划，科学设置岗位、合理配备人员、实现合理流动等，建立有效的竞争机制和激励机制。
我所在企业的人事档案管理工作归口组织人事部门，档案管理是组织干部管理工作的一部分，干部管理人员同时也是档案管理人员，具备良好的政治、道德素养，能够客观的保存人事档案，科学的对员工进行观察。同时，积极落实组织部全国干部人事档案工作会议精神及国资委干部人事档案培训工作要求，不定期组织人事档案管理工作专项培训，提高人事档案管理人员政策业务水平。人事档案也在组织人事管理工作中起到重要作用，为人才选拔和干部调动提供依据，促进人力资源配置和提高人力资源管理水平，真正实现人事档案的精细化管理。
三、加强国企对于档案的信息化管理，实现人事档案数据库的健全
人事档案记录着国企内部所有工作人员的工作调动和相关的信息，同时具有随时间变化的特点，并且需要进行科学化的保存和管理，从而在人员调动的方面充分发挥其借鉴参考的作用[3]。目前，绝大部分国有企业对于人事档案的记录只停留在员工的基本信息上，不利于全面反映員工的社会经历和德才表现。同时没有将人事档案随着时间的流动而进行更新，只是停留在单纯的记录原始数据的水平，没有根据现实情况进行实时的更新，这对于人事档案反映工作人员的多方面实时信息具有不利的作用。对此，由于国有企业具有人员流动大的特点，这就需要采用先进的信息化管理方法，将众多工作人员的档案信息进行数字化保存，建立健全人事档案数据库，促进企业的发展。
为了更好地促进人事档案的科学化管理，实现各个部门工作人员档案的信息共享，从而使得整个国企内部的工作人员之间能够通过人事档案进行有效的管理和联系，对此，应该在国企内部的各个工作部门之间建立相应的企业内网进行信息化的数据档案共享，能够有效地保护纸质档案的完整性，同时还能够进行随时的查阅，方便了人事档案在人员选拔和调动方面的作用的发挥。同时还能够在干部选拔任用、调整配备和组织交流工作中，利用人事档案数据库，通过计算机的运算功能可以生成各类干部基本信息，大大提高了工作效率。
例如，应该利用计算机技术对于国企内部的人事档案进行数字化管理，将文字有效地转化为数据进行有效的保存。对此，可以利用企业内网进行档案管理系统的构建，给每一个部门相应的内网登录接口，并配备相应的登录账号和密码，并且还应该规定相应的登录设备，如某一部门规定只能使用某一台档案管理计算机进行系统的登录和查阅，从而使档案信息数据化，实现档案查借阅、保存、统计动态化管理和无纸化操作，达到长久保存使用的目的。本人所在的国企在人事档案的信息化管理方面目前就做得很好，在对于领导干部的任用以及选聘方面充分发挥了人事档案的作用，将人力资源进行科学有效的管理，促进了国企内部人员的调动和交流，对于促进国企员工的工作积极性，加强国企的生产服务效率具有十分重要的意义。
目前，绝大部分国有企业依旧保存、使用纸质的人事档案，档案管理工作费时费力还不讨好，大大降低了管理人员的工作积极性和主动性，有时还会产生纸质档丢失的情况，对个人和企业造成不必要的麻烦和困扰。目前我国的计算机技术发展十分迅速，大数据时代已经到来，将人事档案的管理工作和计算机信息技术相结合是大势所趋，有助于国企内部对于人事档案的有效化管理。鉴于此，目前存在问题的部分国企应该彻底摆脱传统的档案管理观念，学习采取先进的信息化档案管理办法，促进档案管理工作的高效有序。
四、结语
综上所述，为了解决目前国企内部存在的各种人事档案管理的问题，更好地促进国企的长远发展，实现对于人才调动和管理的科学化。对此，应该从加强国企在人事档案管理方面的工作力度、加强国企对于档案管理人员结构的管理、加强国企对于档案的信息化管理三方面入手，采取切实可行的措施，促进国企内部人事档案管理的高效有序。
参考文献：
[1]张卫，李薇，刘丽娜， et al. 采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学，2015，035（0z2）：401-402.
[2]徐钊学.信息化技术下医院人事档案的精细化管理与控制途径探索[J].祖国，2017（18）：97-97.
[3]刘文辉.湘乡市图书馆对强化人事档案精细化管理的思考与实践[J].管理观察，2012（20）：182-183.
