论档案管理的信息网络型体系创新
王萍
摘 要：档案管理工作既是众多单位的基础工作，也是国家档案工作的重要组成部分。在信息化、网络化普及的今天，档案管理工作走信息网络型体系创新之路势在必行，如何转变档案工作管理模式、创新档案工作的管理体系，是本文所要探讨的主要问题。
关键词：档案管理；信息网络型；体系创新
1 建立档案管理的信息网络型体系创新的必要性
1.1 信息化、网络化对传统档案管理的冲击。首先是文件生成和处理手段从手工手段、纸质储存转向计算机处理和电磁方式储存，这一革命性的转变显示了电子比手工、电磁比纸质强大无比的生命力。以工程设计图纸为例，手工制作需要耗费大量人工，一遍一遍地修改、审定、正式绘制出图；使用时要翻阅纸质图纸，储存和查询都需要专门的地点、设备和辅助人员的配合。通过计算机辅助设计，工程设计图纸从设计、修改、存储到查询、使用，全部可以在计算机上实现，理论上一台计算机就可以，实际中已形成网络化，多终端共享。不但解决了成几十倍提高效率的问题，节省了大量人力物力，更解决了网络传输和共享。
其次是档案载体的转变。在实现计算机全程管理后，实现了信息数据的远程传递、交换和处理。在各项管理活动中，电子文件以其迅捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件。传统纸质文件或档案是以实体为单位呈现在人们的手中才算是完成了文件生成和传递的使命。经过信息化、网络化处理的文件或档案，不再需要花费大量人力物力传递实体，只需手指轻轻一点即可完成。
最后是储存介质和方式的改变。传统纸质方式是将无限的内容储存在有限的空间之中，堆积如山的文件和档案永远都没有地方存放。电磁方式恰好相反，将有限的内容储存在无限的空间之中，芯片体积越做越小，储存空间越来越大。这一转变虽然并不意味着彻底放弃传统，但至少提醒了我们必须更加重视电磁虚拟储存方式而不再过分依赖纸质实体方式。
以上仅仅是技术层面的冲击。技术变革往往是社会变革的先导，最终都要引领人类生活方式和管理模式发生重大转变。
1.2 档案管理的信息网络型体系概念。时代的发展对档案管理工作提出的要求就是要实现信息化、网络化。信息化是处理“档案源”的手段，网络化是信息化发生交集的媒介或平台。档案管理工作要形成信息网络型的体系，就是要彻底变革档案源的处理手段，极大提高档案源处理效率，冲破传统狭隘观念的束缚，开放行业部门的私有领地，最终达到全社会共享的理想境界。
1.3 只有走新体系创新之路才能冲破重围。我国现有的档案管理的法规、原则、方法大多源于20世纪七八十年代管理模式。管理机制相对滞后、管理形式单一，手段落后，内容单调。档案部门长期处于封闭、半封闭状态，僵硬的操作惯性至今犹存，直接导致档案馆藏庞大，良莠不分，利用率低。现有档案管理模式难以面对知识经济、信息文明、网络社会的高度发展，更难以发挥档案信息的开放性、信息资源的共享性。档案管理工作面临举步维艰的局面。档案管理体系只有进行创新和改革，才能适应目前所面临的文化多元化、经济全球化、知识信息化和信息网络化的多方挑战。
新技术革命，决定了档案管理必然是知识型、信息化、网络化的高科技手段的综合应用，必将运用大量的高科技手段，档案载体的多元性管理手段和创新性特征将更加明显，传统的纸质管理模式必将被电子管理方式所替代。电子档案管理网络化的建立，又必须建立在拥有知识、运用知识的基础上才能实现，这就决定只有创新档案管理体系，才能适应未来社会的发展。
2 建立档案管理的信息网络型体系的基本要素
2.1 工作机制开放化。档案管理工作机制，是决定管理功效的核心问题。在结构及其运行机理方面，封闭的形式和系统不能很好地适应发展的需要，结构僵化，运行迟钝，反馈模糊；而开放化机制却能按一定的规律、秩序，自发地、能动地引导和决定档案管理的方向和行为。
档案管理工作机制是由档案事业组织的基本结构决定的，开放化首先要求组织的基本结构要有统领、多层次、相交融，给全社会提供和展示一个充满生机的大舞台。
2.2 人才结构层次化。目前各级、各类档案管理部门在人才方面的现状是：普遍存在一般管理人员多，高层次管理人才少；女性多、男性少；年龄不均、结构老化等问题。近年来，档案管理人员学历虽有所提高，但缺乏专业和专门人才，特别缺乏拥有高科技知识和精通外语的人才。随着科学技术的飞速发展、技术渗透的不可阻挡和与国际社会交流的日益增多，电子档案、外文档案和各类专业档案种类和数量都将大大增加，档案管理部门既需要拥有各类专业管理人才，也需要拥有一定比例的高端型、综合型人才。只有这样，才能实现档案管理人才的知识型目标结构。
2.3 先進技术系统化。档案是由文件转化过来的，档案是各项事业、各个行业、各个部门、单位终端产品的真实记录和结晶。行政机关的终端产品是文件、法律文书，事业单位的终端产品是业务服务项目，设计单位的终端产品是设计文本或图纸。这些文件、法律文书或图纸实际上都是他们的终端产品以档案形态的凝聚和固化。档案管理工作实际上是这些终端产品的管理工作，只不过体现的形式不同。所以档案管理工作必须与从事的事业相符合，与匹配的工作同步发展，同步追赶先进技术。
2.4 载体处理信息化。现代社会，信息化的概念越来越被广泛应用和接纳。对于任何一个行业，信息化实际上是信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的一个过程。我们不只是把熟悉的工作内容、处理的事项、研究的项目简单地完成就万事大吉，更重要的工作还在后头，那就是信息化。比如将一份文件、一宗法律文书、一套图纸，以信息化的视角、用信息化的手段挖掘透彻，使之以最小的单元——信息单元形式存在，储备起来以供他用。
相当长的一个历史时期，档案载体主要是纸质、电磁（计算机硬盘、磁带、光盘、云存储、声像介质）形式。与之对应信息化的过程包括两个方面：一是将已有的档案载体进行信息化处理，转变成数字信息，进行储存、传递、处理、再生和利用；二是将已经信息化了的载体按照档案的属性进行归档处理，使之符合档案管理要求。
艰巨的任务是将已有的档案载体进行信息化处理，更艰巨的任务是将信息化的载体进行档案化处理或者说在进行信息化处理时就运用档案化手段固化信息化载体。当前人们可以花费大量人力物力去进行信息化处理，但很少有人能够认识到未来的信息化的档案固化，而宁愿按照纸质档案的历史继续前进，继续进行数字化信息化处理。
2.5 资源共享网络化。网络化可以把不同的计算机及各类电子终端设备互联起来，以达到所有用户都可以共享软件、硬件和数据资源的目的。网络甚至可以把整个互联网整合成一台巨大的超级计算机，也可以构造地区性的网络、企事业内部网络、局域网网络。广义上讲，档案就是一种社会资源；归属行业、部门或单位的档案，虽然不是公开的社会资源，但其终究是为社会服务的，终究要被社会利用。所以档案管理事业更应尽早建立档案管理网络化体系。
3 建立档案管理信息网络型体系的关键是创新
3.1 观念创新。从观念上创新，档案管理部门应认识到档案管理工作与社会各方面的内在联系，档案是各行各业终端产品的真实记录和结晶，档案管理体现了各行各业的高端技术和发展水平。要不断树立起档案管理是一项综合型管理、知识型技术、信息化网络的总体观念，最终发挥档案的潜在性生产力效能。
3.2 制度创新。从制度上创新，就我国的现状而言，法治建设还有待进一步建立和完善，档案管理制度还需不断优化，管理环境还需不断改善。档案管理工作随着我国法制工作的完善而不断创新，尤其要注重传统纸质文件和信息化电子文件在形成、归档、利用、对外开放方面进行制度创新，用制度创新来解决档案管理工作发展中遇到的一系列新变化、新问题，使档案管理工作健康、有序地向前发展。
3.3 管理创新。从管理上创新，档案管理工作应按照“立足档案、面向世界、面向未来”的原则，开展创新实践。档案管理的手段要“推陈出新”，逐步实现档案管理的科學化、现代化、信息化、规范化，不断满足社会各方面的要求，以推动档案事业的发展。
3.4 技术创新。从技术上创新，了解我国档案管理工作在世界所处的地位水平，注重参与国际档案信息交流，取人之长，补己之短，并注重引进先进技术，应用在档案管理中。如对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象脱离实体，开展深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网络传输。
3.5 人才创新。从人才上创新，树立管理型、服务型观念，全方位发掘、培养、选拔档案管理人才，建立档案管理人才库，并不断尝试采用新的模式，高效率激励、使用档案管理人才，实施知识型人才的战略，以增强驾驭未来档案管理事业的知识能力。没有创新就没有活力和希望，档案工作亦是如此。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。
（作者单位：河南省地质环境监测院 来稿日期：2018-08-18）
