数字时代高校档案管理创新研究
朱晓杰
摘 要：本文分析了数字时代对高校档案管理工作的要求，并对河南信息统计职业学院档案管理工作存在问题进行深入、详细分析，提出了相应的解决方案，以期为相关领域的研究提供参考。
关键词：数字时代；高等学校档案；管理创新
在数字时代，数字化、网络化已成为人类社会迈入信息网络社会的两大基本趋势。社会网络化进程的加快，高等学校档案载体的多元性、信息源的多样性、内容描述的丰富性、管理方式的灵活性等日益突显。这些变化给高校档案管理现代化提出了一个新的标准，即高等学校文件、档案管理的网络化、多元化、复杂化。但是，河南信息统计职业学院的档案资源管理还没有适应数字时代的步伐和要求，档案的价值和功能尚没有得到充分发挥。
1 数字时代对高校档案管理工作的要求
1.1 数字时代发展的需求。随着数字时代的发展，信息成为比物质和能源更为重要的资源，以开发和利用信息资源为目的信息经济活动迅速扩大，以数字化校园、智慧校园为主体的信息化建設，全面融入到了高校教学、科研、管理等各个方面，档案信息化建设成为档案管理的必然趋势。
1.2 校园建设的要求。随着高校事业的不断发展，档案工作呈现新的发展态势。一是档案内容不断增加，内涵不断丰富，学校在数字时代发展的大潮中，也要求档案管理者能及时地收集档案，提供准确、有效的信息，以不断丰富档案内容。二是随着办公自动化水平的提高，办公档案的载体也发生了变化。图片、音像、磁盘等多种档案载体类型并存，逐步取代了单一的纸质档案，载体的类型数字化程度日益提高。必须利用丰富的档案信息资源，挖掘校园文化内涵，凝练和传播大学精神，发挥数字资源效用。
1.3 师生员工对档案的需求。高校作为重要的人才培养和社会服务基地，居于科学研究的前沿，在知识传播和获取方面有先天的优势，更应该重视档案资源的开发利用，不断提高档案信息化水平。传统的档案管理方式已经不能满足高校的使用需要，不能实现档案信息的快速查询与访问，无法适应现代档案信息化的管理要求。
2 河南信息统计职业学院档案管理现状
2.1 档案管理制度的健全性和执行力问题。目前，河南信息统计职业学院尽管都制订了相关的档案管理制度，然而，这些管理制度仍不太完善。主要表现在如下几个方面：
一是数字档案管理不规范。数字时代背景下，档案管理工作人员的工作任务和工作职责没有明确、具体的规定，只是规定了一些简单、粗糙的内容，档案归档时间、归档范围上的相关规定则特别简陋、模糊，对于档案在查阅、借阅时的登记更没有十分完善的规定，由此造成档案材料的损毁、丢失等现象时常出现。
二是档案原始材料归档制度不健全。归档制度不健全导致档案原始材料收集难、收集的材料不完整，甚至不准确和不系统，不能完全满足数字时代背景下高校档案管理工作的需求。目前，学院教师对于档案收集、管理工作也不够重视，甚至不太认可档案管理工作。在日常档案材料的收集、整理、保存过程中，部分档案材料收集不全的现象时有发生，如有的档案材料只收集了文字部分，对于影像、图表、表格等部分内容没有很好地记录下来；又如在教学材料收集过程中，教学科研成果是教师自己在教学过程中取得的成就，应该由其保管自己的劳动成果，以便日后查阅、使用，然而，有的教师担心档案管理部门会把自己辛苦取得的科研成果材料弄丢，也有的教师认为一旦自己的科研成果材料上交给学校后，自己以后使用起来不方便，还需要办理各种各样的繁杂手续，影响到自己对科研成果材料的使用。
三是数字档案材料整理不规范。目前，由于河南信息统计职业学院档案工作管理制度不太完善，在档案收集、整理过程中，对档案材料的重要性没有更好地认识，直接导致档案管理人员没有责任感、主动性，缺乏认真、负责的工作态度。在实际操作中，档案管理人员往往只注意对红头文件的收集与整理，往往忽视了一些零散材料的收集与归档，对于一些管理工作材料的收集和整理不够认真，归档也不太规范，忽视了对原始文稿、资料的收集整理，认为这些材料都不太重要，利用的价值也不高，没有认真进行相关材料的归类、存档，导致在以后的管理使用中，查阅困难，甚至遗失的现象经常发生，严重影响了档案管理工作的发展。
2.2 管理职责划分的明晰性与协同性问题。档案管理工作人员的工作任务和工作职责没有明确、具体的规定，导致工作人员在档案管理过程中不负责，推三诿四，没有责任感的现象时有发生，使档案管理工作得不到有效开展，很多学校就会投入大量的人力、物力与财力，做表面性的工程，忽视了日常的积累，严重降低了档案的应用价值。同时，由于档案管理涉及方方面面的内容，档案管理内容繁多，档案较为分散，每个职能部门均直接（间接）承担着档案保存及管理工作。这样的多头管理特别容易造成范围不清，职责不清。
2.3 技术应用素质的综合性和专业性问题。档案管理人员极少数是档案学专业出身的，主要表现在计算机水平落后，实际操作能力差，对工作流程不熟悉，业务范围不明确等方面，这样的档案管理队伍无法满足档案管理现代化工作的要求。工作人员的综合素质不高，直接影响高等院校档案管理工作水平。专业性档案管理人才缺失是档案管理工作中一个十分严重、棘手的问题，随着数字时代的到来，必须建立一个专业性强、综合素质高的档案管理人才队伍。
3 创新高等院校教学管理模式的具体措施
面对数字时代电子计算机的飞速发展，应当树立档案规范管理的创新意识，从培养档案管理人员专业化、规范化档案管理知识能力入手，帮助其彻底转变传统的、陈旧的档案整理观念，树立面向未来的现代化档案管理意识，全面树立档案管理创新、服务意识，不断提升档案管理工作人员技术水平、业务素质。
3.1 建立高等院校档案管理标准。高等院校档案信息资源建设是我国数字时代背景下，高等院校档案管理现代化工作的重点与关键点，实现高等院校档案信息化需要各项管理规定的保障。目前，在档案管理实践过程中，河南信息统计职业学院存在管理方法简单、管理手段落后等问题，影响档案管理规范化进程。为了提升高等院校档案的建设质量，适应我国高等院校档案现代化管理的规范化要求，高等院校应结合自身实际情况，建立一套规范、操作性强的档案管理制度，选择符合学校实际的先进、可靠和适用的档案信息管理系统，确保档案管理工作顺利推进。
3.2 规范高等院校档案信息平台。逐步推行档案信息平台建设工作，做好数字时代高等院校档案信息化、系统化、网络化工作。建立数字化的档案信息库，方便职能部门、教师、档案工作人员查阅档案；通过网络化的档案服务，实现不同院校教学资源之间的共享，提升档案的利用率。
3.3 建立高等院校档案管理体系。基于目前档案管理部门工作职責不清、任务不明的现状，应建立由学校负责人、二级学院负责人、专职档案管理工作人员组成的档案管理体系，具体制订数字时代背景下，每个岗位的工作职责，避免出现问题后的“推诿扯皮”现象发生。转变档案管理的创新方式，重点应包括由实体档案管理为主转向以数字化档案管理为主、资源管理为主，促进技术应用管理由区域性管理向全方位、网络化管理模式转变的创新。
3.4 加强高等院校档案管理队伍建设。一是提升档案管理人员的职业素养。一方面要加强档案管理人员专业理论知识的学习，做到对档案专业知识了然于胸；另一方面要密切关注数字时代背景下，高等院校档案管理的新动态，及时更新先进的管理技术与手段。二是提升档案管理人员的职业道德素养。营造积极向上、正能量的工作氛围，努力培养和增强高等院校档案管理工作人员的责任感与荣誉感，弘扬无私奉献的为人民服务精神。三是加强在职人员的职业培训力度，提升档案管理人员的业务水平，使其能熟练、高效地操作扫描仪、照相机、计算机、移动硬盘等电子设备。
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（作者单位：河南信息统计职业学院旅游系 来稿日期：2018-08-12）
