濮阳县声像档案管理的调查分析
丁庆华
笔者作为乡（镇）档案管理人员，深感基层声像档案管理杂沓，受濮阳县档案局委托，对我县20个乡（镇）和20个县直单位的声像档案管理情况进行了实地调查，并分析思考。
1 调查
本次调查的重点是党、政府办公室主任及办公室负责在重大活动中摄像、录像的人员，部分产生声像档案资料的职能股室人员、档案员，分管领导。调查内容包括声像档案的形成与收集情况、整理与组卷情况、保管与利用情况等方面；调查方式是实地查看和座谈两结合。调查情况如下：
1.1 声像档案的形成和收集情况。声像档案的形成情况。一是形成时间情况。从声像档案形成时间看，最早的可推至20世纪80年代初，2010年以前有断年度的，近几年每年都有；尽管大都未整理，但保管基本完好。二是形成数量情况。从声像档案形成数量看，年代越往前数量相对越少，尤其是2010年以前的声像档案资料有断年度现象。
声像档案的收集情况。一是年代越靠前档案材料越少。2010年以前的声像档案一年几乎就几张照片，基本没有录音、录像，即使有也因时间久远而无法使用，甚至出现几年或多年的断年度现象；2010年以后尤其是最近两年的声像材料，照片由单一的一年几张增加到具有成套性，录音、录像资料也逐年增多。二是使用胶片相机拍摄的照片缺少底片和使用数码相机拍摄的照片缺少电子版问题普遍存在。调查中发现，照片材料中，使用胶片相机拍摄的照片缺少底片，使用数码相机拍摄的照片缺少电子版。三是录音、录像档案资料由于保管原因大都不能提供利用。调查中发现，有录音、录像档案的单位，由于受保管条件限制，大都没有专门存放录音、录像档案的防磁柜，时间久了，基本上都不能提供利用。
1.2 声像档案的整理与保管期限判定情况。调查结果显示，濮阳县被调查的40个单位声像档案的整理情况如下：
20个乡（镇）档案整理情况。没有一个乡（镇）是按照规范整理的，4个乡（镇）保存有声像档案资料，如照片、光盘等，只是散放在档案室里，没有整理，其余16个乡（镇）根本没有这些档案资料。两个乡（镇）有录音、录像带，但没有系统整理，不能提供利用。
20个县直单位声像档案整理情况。20个县直单位有18个单位有照片档案资料，这18个单位中有15个单位用相册保管，但这15个单位用的都是普通家用相册，只有照片，没有文字说明。有3个单位用的是合规的照片档案专门相册，但仍存在不加说明的现象，有照片底片的单位只有两个，但是不全。20个县直单位中有录音、录像带的8个，但均未整理，随意存放在档案柜里。
声像档案的保管期限情况。在声像档案整理中都没有界定保管期限。
1.3 声像档案保管、利用与进馆情况。调查结果显示，40个单位声像档案的保管、利用与进馆情况如下：
保管情况。一是少部分单位由档案室集中统一保管。前几年形成的声像档案资料，大都保存在单位档案室里，部分进行了简单整理，近几年形成的特别是2010年以后形成的声像档案资料，多数保存在形成声像档案资料的办公室或职能股室，且没有整理。二是多数单位综合档案室、办公室、职能股室多头保管声像档案。多数单位的声像档案资料，档案室也有，办公室也有，职能股室也有，存在多头保存现象。三是录音、录像档案的保管条件偏差。20乡（镇）没有一个乡（镇）有专门保存磁盘、录音、录像档案的防磁柜，20个县直单位有 2个单位配备有防磁柜，其余单位均是把录音、录像档案保存在铁皮柜里。
利用情况。存放在单位档案室的声像档案，有登记不全的查阅利用记录。实地调查结果显示是：形成年代越晚的声像档案查阅利用者越多，尤其是近几年形成的声像档案的查阅利用率比较高；存放在办公室或者职能股室的声像档案没有查阅利用登记，甚至连借出档案资料的登记都没有。
声像档案进馆情况。无论是在单位档案室保存的，还是在各单位办公室（或职能股室）保存的，一部分超过了向国家综合档案馆移交的时限，但都没有移交进馆。
2 分析
2.1 声像档案形成和收集中普遍存在“档案意识不高”“档案材料偏少”等问题，档案行政管理部门应在提高声像档案意识，明确声像档案收集范围上下功夫，确保声像档案材料齐全完整，逐步实现声像档案形成和收集规范化。其一，从“声像档案的形成情况”调查分析结果看出，各单位档案员和单位产生与保存声像档案资料的人员，虽然基本上都认识到声像档案的重要性，但档案意识普遍不高。这就要求各单位档案员、办公室人员进一步提高声像档案意识，从声像档案形成源头抓起，严格把好“声像档案形成关”，确保声像档案材料齐全、完整、规范。其二，从“声像档案的收集情况”也看出，声像档案材料偏少和缺少底片和电子版的问题比较普遍。这就要求档案行政管理部门出台相应办法，规定声像档案的收集范围，标明声像档案的具体收集材料，各单位也要建立健全声像档案材料收集制度，及时向档案室移交办理完毕的声像档案资料。各单位档案员和单位产生与临时保管声像档案资料的人员，至少应做到以下几个方面：一要按照收集范围收集声像档案材料，做到主动及时、全面准确、保质保量、安全保密；二要了解和掌握形成声像档案材料的信息及规律，不失时机地向材料形成部门收集应归档材料，并与其建立联系制度和收集网络；三要确保归档的声像档案材料真实规范、完善齐全、手续完备，做到照片与底片相符、与电子版相符，声像档案材料有形成时间、人物、地点、事由等。四是对符合归档要求的声像档案材料，要按收进材料的时间顺序，登记在声像档案材料收集目录上，并在当月内归入档案册；五是对不符合归档要求的声像档案材料，要及时通知形成材料的部门更正或补送、补办手续，限期报送；六要统一布置填写的应当归档的声像档案材料，要限定时间、及时收集，逾期不报的要予以催收；七是要定期核查所管理的声像档案，发现所缺材料，及时登记在《索取所缺声像档案材料登记簿》上，主动向有关部门和个人索取。
2.2 声像档案整理中普遍存在“整理不规范”“方法不科学”“没有划定保管期限”等问题，档案行政管理部门应科学制定声像档案整理方法，合理确定保管期限，确保整理规范、方法科学、保管期限合理。其一，从调查情况看：乡（镇）声像档案几乎没有整理，县直单位的声像档案整理工作也不容乐观，但从整理质量看，普遍存在“整理不规范”“方法不科学”问题。笔者认为，濮阳县声像档案整理工作應引起高度重视并列入议事日程，档案行政管理部门应该结合本地区实际，制定出比较科学的适合本地区声像档案实际的具体整理方法，加大指导和监督的力度，逐步实现声像档案整理的规范化、科学化。其二，从调查情况看：40个单位中，大部分单位对声像档案没有整理，即便整理了，也没有界定保管期限，究其原因是，国家档案部门对声像档案没有详细的保管期限表，使得基层档案工作者把声像档案的保管期限定高了，怕占用档案馆（室）有限空间，定低了怕体现不出价值。笔者认为，声像档案应定为永久、长期、短期三种保管期限。
2.3 声像档案保管、利用和移交进馆中普遍存在“保管分散不集中”“保管条件偏差”“利用随意不规范”“没有移交进馆”等问题，档案行政管理部门应在科学制定声像档案查阅利用程序，规范声像档案移交进馆方面下功夫，确保保管集中、保管条件适宜、利用规范、进馆有序，逐步实现声像档案保管、利用和移交进馆规范化。其一，从调查情况看，声像档案保管普遍存在“保管分散不集中”问题，具体表现为分散保存在各单位档案室和办公室（或职能股室）两处（或多处）。这就需要各单位档案员和产生并临时保管声像档案资料的人员，科学确定声像档案保管方式，确保声像档案相对保管集中，从而逐步实现声像档案保管规范化。笔者认为，各单位办公室和产生声像档案资料的职能股室，不能成为长期保存声像档案的保管部门，应该在办理完毕后，及时整理并移交進单位综合档案室，作为一大门类档案管理。县级档案行政管理部门，应尽快制定声像档案管理办法，使之成为一种共同遵守的长效制度。从“声像档案保管条件”看，绝大部分单位保管条件不尽如人意，没有使用照片档案的专用相册，没有专门保管录音、录像档案的防磁柜，这就要求单位档案员及时向分管领导反映，争取资金上的支持。其二，从声像档案的利用调查情况看，声像档案利用普遍存在“随意不规范”问题，具体表现为声像档案查阅利用没有登记或者登记不全，外借手续不规范等。这就要求各单位档案保管部门，建立健全声像档案查阅利用制度，严格确定声像档案查阅利用程序，从而逐步实现声像档案查阅利用规范化。笔者认为，应做到以下几个方面：一是查阅利用声像档案必须填写“查阅利用声像档案申请”，经单位分管领导或者办公室主任签字盖章方可查阅利用；纪检、监察、检法部门因工作需要，了解声像档案情况时，可提供有关部分内容。二是查阅利用声像档案人员应按要求填写《查阅利用声像档案情况登记表》，阅档时不得随意圈划、拆散、抽换、污损档案。三是声像档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用的，应在“借阅利用声像档案申请”中填明借阅理由，报经单位分管领导同意后，方可借出；借出档案一般不超过15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超过一周。其三，从“声像档案的进馆情况”的调查分析看出，各单位保存的声像档案，即便超过了移交时限，也大都没有移交进馆。应当强调指出的是，各单位保管的声像档案，按照规定早已应该进馆了，甚至有的差不多快到鉴定、销毁的时间了；再加上各基层档案室保管条件的限制，部分单位保管的声像档案面临损毁的危险，声像档案的移交进馆已经到了刻不容缓的时候了。这就需要县级档案管理部门按照《档案法》《河南省档案管理条例》及其他有关档案移交进馆的规定，制定并迅速启动声像档案进馆程序，以制度或者办法的形式加以规范，同时建立健全声像档案进馆的长效机制并长期坚持、持之以恒，从而连绵不断地将已到进馆期限的基层档案室保管的声像档案陆续接收进馆，逐步实现声像档案移交进馆规范化、制度化。
（作者单位：河南省濮阳县文留镇政府 来稿日期：2018-08-18）
