信息时代企业档案管理模式的变革
韩金霞
摘 要：档案是一个企业非常重要的资料，档案的管理和保存也是尤为重要的。随着改革开放以来中国社会取得的巨大进步和飞速发展，各类大中小企业遍地开花，企业规模也越做越大，随之而来企业档案也会逐渐增加。而随着企业制度的不断健全，要求归档的档案不断增加，为企业进行档案管理工作制造了越来越多的困难。随着信息时代的急速发展，企业档案管理可以充分利用信息技术，更加高效快捷地实现档案管理工作，更有利于对档案进行高效利用，更能体现档案在企业中的价值。
关键词：企业档案;档案管理;信息化;管理水平
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.117
當今社会已经全面进入信息化时代，企业面临的境况日益复杂，挑战与机遇并存，企业的经营决策需要加强对信息的利用，做好信息的加工与处理工作。企业档案是企业经营发展和日常管理的真实记录，是非常重要的信息资源。在企业的发展中，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的凭证价值。因此，信息化时代，企业要加强档案管理信息化建设，进一步提高档案管理效率，切实发挥档案信息资源的价值，确保企业的长期发展。
1 信息时代下企业档案管理面临的挑战
1.1 信息化意识薄弱，不重视推广实践
现代化的企业发展迅速，档案信息内容庞大，但是档案管理人员信息化观念较差，不能意识到信息化操作的高效快捷性。很多管理人员停留在简单的电脑录入、传输，不具备系统的信息化档案管理理念。因为缺乏重视，导致企业用于档案信息化建设的资金分配较少，进而影响档案信息化在企业管理中的应用推广，档案信息化建设不能发挥应有的价值，影响了为企业发展提供完善的服务功能。
1.2 制度建设欠完善，管理行为不规范
一直以来，企业并没有形成长效的运行机制，成为档案管理信息化的严重阻力。由于我国信息化建设起步较晚，应用于企业档案管理中的信息化建设模式不够成熟。在实际工作中，缺乏行之有效的信息化落实保障制度，对企业档案的管理没有统一规范的标准，难以满足日益增加的档案管理需求。长久以来，企业没有专门档案信息化管理的运营维护机构，资金、规划、监管都不能有力保障进行，导致信息化发展缓慢，且秩序混乱。
1.3 档案管理信息化水平落后
现如今，我国网民人数和手机用户数量已经高居世界第一，企业更应顺应信息化时代潮流，加强档案信息化建设，利用电子档案提升效率，适应快速发展的节奏。但仍有不少档案管理信息化水平非常落后的企业仍旧沿用纸质、照片等实体档案，仍需借助大量的人工进行档案的收集、整理、查阅等工作，效率低下，错误率较高，质量难以保证。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但只是把纸质档案整理内容复制转移到计算机上，并没有真正提高档案管理工作的效率，档案管理思想水平仍然十分老旧落后。
2 企业档案管理模式在信息时代下的变革
2.1 树立企业档案信息化观念
首先，企业领导应该及时转变档案管理的思想，发现有效管理档案给企业带来的长久益处，对档案管理信息化建设提出与企业理念切合的主题，制定档案管理的规章制度和管理办法，加强员工对信息化的重视。其次，档案管理者要负起应尽的责任和义务，制定分类方法，将档案按密级以及使用的频率等进行分类保存。对于密级较高的档案要保留纸质档案，档案电子化时要设立保密权限，防止泄密，多重储存保证档案不会丢失。对于可公开的信息，可以在信息化系统中设置查阅链接，方便员工查询。
2.2 培养高素质的档案管理人员
企业档案管理工作离不开高素质的档案管理人员，现代化的档案管理工作对于档案管理人员的综合素质要求较高，并且随着档案管理信息化建设的不断推进，对其信息素养也有较高的要求。因此，企业要加强高素质档案管理人员的培养。第一，加大对高校毕业生的招聘，适当招聘有工作经验的专业人员。第二，加强档案管理人员的素质培养，定期开展相关管理工作的培训，提升档案管理人的管理水平。第三，档案管理人员要增强学习意识，主动学习新的技术，不断丰富自身的知识储备，提升自身的综合素质，总结工作经验，及时改正工作中的不足，提高自身的服务水平，为企业档案管理信息化建设助力。
2.3 完善档案信息化管理体系
在企业的实际档案管理过程中，具备完善的档案管理体系是必须的，如此才能够保证企业档案充分发挥自身的价值和作用。信息时代背景下，企业的档案管理信息化建设首先要以现有数字化档案管理系统为基础，不断加快档案管理系统与企业一体化信息平台的衔接建设，有效互联互通，使二者形成统一体系，也更加便于企业统一管理，从而促进档案管理体系在信息化系统方面更加完善。
2.4 完善企业档案管理信息化建设的硬件、软件技术设施
硬件技术和设施的完善，需要企业根据自身功能需求，购置和安装配套的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。软件技术和设施的完善，则需要企业立足现实管理状况，围绕原有的企业档案网站，构建档案管理系统，进一步开发和利用更多的功能，争取使档案管理信息化向智能化方向发展。企业档案网站是现实中档案管理部门的线上模式，在档案管理系统构建过程中，要注重档案工作的细化，根据需求查询相关档案信息以及关键功能服务的开发利用等。同时也要根据企业档案信息的实际调整和改变，不断更新网站上的档案信息，以便企业用户随时查找和了解所需的档案信息。
2.5 构建严格的安全防护体系
1）构建机密信息保护系统。企业应构建机密信息保护系统，对那些重要且关键的信息进行算法加密，设置访问权限，将允许接触的人员限制在特定的少数范围内。同时，要求可访问人员签订保密协议，制定严格的惩罚条款，防止其被利益引诱或出于对企业不满而泄露企业机密信息。建议访问权限设置成人眼识别模式，针对机密信息也要采取动态更新的措施，失效的机密信息要第一时间进行清理，要保持充足的空间补充其他机密信息。2）构建信息资源共享平台。信息资源共享平台主要是针对那些服务于企业内外人员的一般档案信息而建立的，旨在方便相关人员查询、调用和传播特定的档案信息。尽管信息并不是机密的，但也要做出严格的规定，重点在于档案信息的归类、分级，要求不同类型和级别的档案信息，要在规定范围内进行交流，可接触的用户也要根据信息的级别进行划分，避免越级或非企业人员随意访问。
3 结语
随着信息时代的不断发展，企业的信息档案资源不断增加，企业档案管理工作更应该顺应时代潮流进行变革。为此，企业应该重视档案信息化管理，提升档案信息化管理水平，企业档案管理人员的思想观念也需加快转变，抛弃传统档案管理模式中的不足、落后之处，改善工作方法，加大档案管理人员的培养力度，重视档案信息的安全性，进一步优化企业档案管理模式。做好企业档案的信息化管理，对于一个现代化企业来说，已经日益成为一项不可或缺的工作。
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