食堂食材招标采购管理
崔胜辉
[摘 要] 优质的食材是确保食堂饭菜质量的基础，确保成本可控的决定性因素。规模大、采购量大的食堂，特别是使用财政性或国有资金的食堂，可通过招标，选择供应商，保证食材采购过程的公开、透明，将食材的质量和成本控制在最优范围内。文章通过介绍食堂食材招标方案，分析其资格条件、报价方式及管理措施，希望能对其他食堂食材招标提供些许参考和帮助。
[关键词] 食堂 食材 招标采购
中图分类号：F426.22 文献标志码：A
为提高员工的就餐环境和福利待遇，很多单位都设有食堂，为员工提供干净舒适的就餐环境和可口的饭菜。而食堂每天使用的食材是确保饭菜质量和可口度的源头和基础，其采购成本在食堂整体运营成本中占比较大，食材的准确、及时供应是食堂正常运营的关键。所以，食材采购工作在食堂管理中的地位就十分重要。而通过招标方式进行食材采购，可确保采购过程的公开、透明，实现选择最优供应商的目的，便于后期管理，特别是政府机关、事业单位、国有企业的大型食堂更宜采用招标方式进行食材采购。如何根据自身需求特点及当地供應市场情况，制订合适的招标方案，是高质量完成招标采购的关键。
一、食材采购的要求和特点
（一）质量要求
1.禁止采购有毒、有害、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或者其他感官性状异常的食品。
2.禁止采购无检验合格证的畜禽类食品。
3.禁止采购超过食品保质期及其他不符合食品标签规定的定型包装食品、“三无”产品（无生产厂名、厂址、生产日期和保质日期的产品）。
4.不采购无有效卫生许可证的食品生产者供应的食品。采购时必须索取供应商“三证”复印件（卫生许可证、营业执照、全国工业食品产品生产许可证）及食品检验检疫合格报告。
5.采购进口食品的，应索取口岸食品卫生监督机构出具的检验合格证和中英文对照标识。
（二）采购与供应的特点
1.采购品种繁多
食堂食材通常包括两部分，即干货和鲜货。干货是指那些可入库储存的食品，如大米、面粉、香菇、木耳、冰冻储存的肉类、水产及烹调油和各类调味品等；鲜货是指不入库存的食品，通常有新鲜蔬菜、瓜果、鲜肉、禽蛋、鲜活水产等。
2.保质期短，采购批量小
食品原材料无论是鲜货还是干货，都有一定的保质期，无法保存很长时间。如果超过期限，就会变质，形成损耗，使经营成本上升。因此，每一次采购的批量要受到限制，不能大量采购，就算目前市场上原材料价格再便宜，也只能忍痛割爱，不能造成浪费。
3.采购批量小，采购次数频繁
由于保持期短，决定了采购次数频繁。因此，“小批量，勤采购”就形成了食堂原材料采购的显著特点。如茄子、丝瓜、空心菜等蔬菜存放超过两天，菜质就会变老，口感差，菜中水分挥发，体积缩小；豆腐、鲜肉放进冰箱存放，其口味就会大大下降。
二、食材招标采购的意义及存在的困难
多数人会认为招标是工程建设项目，特别是大中型建设项目施工、物资和服务采购时采取的管理手段，而食材采购就是我们日常生活中的买菜，对于这种家庭主妇每天都完成很好的工作，没必要通过一套烦琐的招标流程来进行，而菜市场中那些菜贩、肉贩不会、也无实力参与到招标中，通过招标方式采购食材显得既多此一举，又浪费时间。
其实不然，企业采购与个人购买有本质差异，招标通过“公开、公平、公正、诚实信用”的特点，使产品、服务、价格各方面综合能力最优的供应商成为中标人，更好地实现采购优质食材目的。
（一）招标的优点
1.公开
招标人通过设定资格条件、技术服务需求、合同条款等内容为所有潜在投标人设定了入围的门槛，且招标公告面向社会公开发布，投标人可对不合理的内容提出异议，通过以上环节，避免了个人局限、主观判断及暗箱操作，来确保后期的产品和服务质量。
2.公平
招标使所有对该项目感兴趣又符合投标条件的潜在投标人都可以公平地参与竞争，通过产品、价格及服务优势争取中标的权力与机会，各投标人的自由、公平竞争，使招标人获得公平的价格。
3.公正
招标全过程的公开，且为投标人设置了异议投诉的环节，并采取抽取专家、封闭评标等方式，确保了整个招标过程的公正性。
（二）招标的缺点
1.产生费用
招标方案制定、发布公告、制作招标文件及租赁和布置开标场所等工作，均需花费大量财力与人力。
2.专业烦琐
招标过程受《招标投标法》等法律法规约束，只有专业的招标代理人员才能高质量完成整个流程，且从招标文件编写到最终签订合同，每个阶段都必须按规定进行充分准备，且要严格遵循有关规定，不允许发生差错。
3.周期较长
无论是公开招标，还是邀请招标，整个招标从编写招标文件、发布公告到公示无异议，发布中标通知书，时间至少需1个月，如出现重招、投诉异议等情况持续时间将更长。
虽然招标有以上几项缺点，增加了前期的准备时间和采购周期，但是在社会经济中确定的、公平的制度可以避免不符合要求的产品和服务重复采购，从而提升整体的采购效率。建议对年食材采购量超100万元的或同单位下属几个食堂合计年食材采购量超100万元的，选择招标采购。
（三）食材招标管理中存在的困难
1.划分目标供应商的范围
生活中采购食材人们多是去菜市场，那里有新鲜、便宜的食材，但这些商贩的资格条件一般不能满足招标要求。所以，怎样结合当地供应商市场情况，设置合理的资格条件，既满足招标人要求，又能确保食材的稳定、及时、保质供应存在一定的困难。
2.设定基准价
食材特别是鲜货的价格，每天都在调整，所以食材招标适用浮动价。浮动报价时需选择一个公开、公允，且易查询的参照价格体系进行参照，如钢材招标中的“我的钢铁网”。目前，市面上还没有类似“我的钢铁网”的食材方面的网站，或只是部分地区部分食材价格具有参照性。
3.执行管理
招标只是确定采购的供应商，合同执行及怎样管理供应的产品质量、供应及时性、审核结算价格也十分重要。所以，要在招标时就要在招标文件中列明相关的要求及管理措施，便于投标人充分考虑自身能力与需求的匹配度以及将需求和管理成本计入其报价中，以免后期双方产生不必要的纠纷。
三、食材招标的实践经验
（一）设定合适的资格条件
资格条件是指投标人参与具体项目投标所需具备的条件，分为法定资格和约定资格两种情况，投标人资格条件设定是招标活动的关键环节，也是最容易出现问题的环节。投标人资格条件设定不当，轻则导致无法选择到适当的中标人，给项目的实施造成困难；重则可能引起投诉，导致中标结果及所签订的合同无效，招标人甚至可能因此受到行政处罚。资格条件一般由企业性质、注册资本、资质、财务和业绩要求、信誉要求等几部分，根据食材供应商的特点，基本的资格条件设置有以下几项，不同项目可进行相应的增加及对条件进行调高。
投标人资格条件：在中华人民共和国境内依法注册，具有法人资格的经销商；注册资金不少于XXX万元；须具有由地方食品药品监督管理局颁发的《食品经营许可证》；须具有独立的食材配送和储存能力，具有XX台配送车辆（其中冷藏车辆XX台），具有食材存储库XX平方米（其中冷藏库XX平方米）；投标单位需要在本地区有固定经营场所，提供固定经营场所的房产证明或房屋租赁证明等文件；须具有食品安全自查、从业人员健康管理、进货查验记录、食品安全事故处置等保证食品安全的规章制度。
（二）报价方式
1.基准价+调整价
选择一个价格参照网站，该网站要品种齐全、价格准确、实时更新、可查询，如北京地区可选择北京新发地蔬菜价格网。
设定报价方式：投标到站单价=基准网价+X（调整价）。
基准网价：招标食材所有品种规格的基准网价均填写在基准价格表内，此网价仅用于本次招标开评标时核算总价，不作为日后结算依据，不按此规定报价的投标文件将作废标处理。
X：指投标人根据网价，核定除网价外的运杂费+投标人利润（让利）等其他费用的综合单价，X可以为正值、可以为0、也可以为负值。投标人报出的X值将作为日后结算依据。在合同执行期间保持不变。
結算方式。在一个供应期或结算期内，以参照网站公布的当地当日首次网上报价为供货物资相同规格对应的网价加X为结算价。
2.基准价*浮动率
基准价的选择。选择一个价格参照网站，该网站要品种齐全、价格准确、实时更新、可查询，如北京地区可选择北京新发地蔬菜价格网。
设定报价方式：投标到站单价=基准网价*浮动率（单位为%）。
基准网价：招标食材所有品种规格的基准网价均填写在基准价格表内，此网价仅用于本次招标开评标时核算总价，不作为日后结算依据，不按此规定报价的投标文件将作废标处理。
浮动率：投标人按照基准价网站的基准价格表注明包件的整体浮动百分比，可以是上浮率、可以是1，也可以是下浮率。投标人报出的浮动率将作为日后结算依据。在合同执行期间保持不变。
结算方式。在一个供应期或结算期内，以参照网站公布的当地当日首次网上报价为供货物资相同规格对应的网价乘以浮动率为结算价。
3.自销价*下浮率
如招标的食堂当地没有可以参照的食材网站，可将潜在投标人设定为当地的大中型超市，以超市的食材销售价为基准价。如投标人有多个经营超市，且各超市价格不一致，由其指定一个当地自家经营超市作为报价和结算的参考标准，并在投标文件中注明。
设定报价方式：投标到站单价=基准价*浮动率（单位为%）。
基准价：是投标人在自己经营场所选定基准日当天投标物资销售价（基准日可选开标日前某天，也可选择几个基准日）。
浮动率：投标人对整包件浮动百分比，一般只接受下浮率报价。投标人报出的浮动率将作为日后结算依据。在合同执行期间保持不变。
结算方式。在一个供应期或结算期内，以中标人自身经营场所的当日销售价为供货物资价格乘以下浮率为结算价。
（三）价格核查管理
通过以上报价和结算方式，可知结算价格的核查管理十分重要，根据基准价不同，选用不用的价格核查管理方式。
1.以网价为基准价的
如可以选择合适的网站价格作为结算的基准价的，招标人在结算时根据物资配送清单及网站当日相应物资的价格来计算结算价格。
2.以中标人自身经营售价为基准价的
招标人需定期或不定期派抽查人员自行赴中标人经营场所记录全部或部分供应食材的当日价格，并拍照留证；结算时，中标人将结算周期内自家食材销售价格清单报给招标人；招标人将抽查人员获得的抽查价格与报送的价格进行比对；
比对无误后，根据物资配送清单及基准价计算结算价格。
招标人还需定期或不定期自行赴当地其他超市核对供应食材的价格，如发现中标人经营食材销售价格明显高于其他超市销售价格时，如销售价格高出10%，即可以启动价格核查程序。检查中标人价格过高的原因，并根据原因，评估中标人的供货能力，决定是否让中标人调整价格或停止供货。
（四）产品质量及服务需求
1.质量标准和服务标准
质量标准：《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国食品安全法实施条例》《中华人民共和国食品卫生法》《餐饮业食品卫生管理办法》《农产品质量安全法》《食品添加剂使用卫生标准》。
服务标准：服务商应具有一定规模的服务网点（需提供服务网点房屋房产证或房屋租赁合同、经营许可证等），以满足食材供应的及时性。如遇特殊情况，服务商在接到甲方通知后，保证配送的各类食品必须在60分钟之内将食品货物送达现场。
2.管理标准
供应单位应指定专（兼）职人员负责食品索证及台账记录等工作；供应商应具备正规的采购渠道或专门的种植基地，保证食材来源透明、安全、绿色、新鲜；非应季食材要到证照齐全的生产经营单位或市场采购，并现场查验产品的卫生状况和包装、标识，购买符合国家相关法律、法规、规定的产品；不得提供不符合食品卫生标准、无卫生许可证的食品、蔬菜及原材料；所有采购食品、蔬菜、原料等均须让供方完整填制采购回执单据；所有食材必须经过食品安全检测，具备检测合格证；必须按有关规定进行索证（食品生产经营卫生许可证、化验证、合格证），保证食品质量；投标单位要有食品贮存应有相对独立的存放间，并有防鼠、防蝇、防尘等设施，做到通光、通风。食品存放必须置于货架上，做到分类、分架、隔墙、离地存放；投标单位应具备冷藏特殊保存食品有关设备，必须做到生食品、半成品和熟食品分柜存放。
四、结语
综上所述，因食堂食材供应具备的特点及供应商情况，在制定招标方案和编写招标文件时，一定要结合食堂所在地情况，制定合适的资格条件、报价方式及技术服务需求，提高招标的质量，选择最优的供应商，为食堂提供新鲜、高品质、及时的食材供应，在可控的预算下，确保员工享受到可口、美味、健康安全的美食。
