企业办公室行政工作精细化管理研究
王雪清
[摘 要] 近些年我国市场不断发展，各企业切实贯彻科学发展的方针，有效进行实践改革，使得我国的经济实力有了进一步的发展，也为我国的社会建设工作提供了强力的保障。作为企业发展中起到枢纽作用的办公室，在发展趋势方面有多元化的表现。做好办公室管理工作，提高工作效率，对于整个企业而言有着极其重要的作用。
[关键词] 企业发展；办公室管理；行政工作；精细化管理
中图分类号：D035.2 文献标识码：A
随着我国的不断发展，各行各业的改革也在不断推进，在发展的过程中，会迎来各种各样的挑战。行政管理工作作为企业的核心竞争力提升的重要元素之一，对于提高企业的自我管理水平，促进企业的健康发展方面有重要的意义[1]。
一、企业行政工作精细化管理的内涵
企业行政工作精细化管理是详细划分企业中的相关管理内容并进行精细化管理，进行一系列的分析研究，将企业中最重要最核心的管理要点找出，结合企业的现状制定出相关有效的管理制度，再结合这一制度将各项工作做好。把各项工作细分到各部门及个人身上，对于各部门各人的职责划分做好相应的管理规定，进而形成专属于本企业的企业文化。
除此以外，行政办公室是企业中不可或缺的一个重要部门，部门内容工作繁多而且复杂，在日常的工作过程当中需要做好有效的支撑工作，才能保障企业的良好运行[2]。
二、当前企业办公室行政工作的主要问题
（一）办公室内人员工作效率低下
办公室工作的有效开展，除了对于企业工作人员的知识水平和技能水平有严格的要求之外，还需要工作人员具有足够的工作经验以及对岗位的高度责任感，在对个人本职工作的开展和上级下达的相关事项进行处理时，必须要确保高效且及时不遗漏的完成。在办公室的日常工作中，由于其中大多数的工作都是具有较强的时限性要求的，因此最不可懒散拖拉，如由此导致的降低工作效率情况出现，对于后续的工作展开会造成影响，严重的甚至会妨碍到企业的正常发展。
（二）岗位责任划分不清晰，部门及个人间缺乏沟通
企业办公室内的岗位一般较多，若是没有明确的岗位职责划分，在日常的工作展开过程中就很容易出现工作内容交叉重复，或者出现部分的岗位工作空缺。与此同时，办公室彼此间的工作还需要做好各部门以及各个岗位之间的沟通配合工作，只有彼此间相互配合协调，才能合理有效且及时地完成各项工作，这就要求办公室行政人员在对自身本职工作进行完成的同时，兼具团队协作能力和企业团结精神。
（三）管理制度及工作流程制定不完善
岗位职责的划分不明情况的产生，还说明办公室行政管理工作在管理制度上的不完善，而这一情况的出现会大大影响到整个办公室的工作效率，降低企业经营生产的利益。另外，在各部门的工作流程正常进展中，对于工作职责和个人责任的划分出现不到位的情况，还会导致员工工作态度不端正、工作质量低、工作内容不精细等情况。
因此，需要明确各个岗位之间的相关职责所在，使得行政办公室的工作在各个层面上的开展都可以做到全面无遗漏，确保到每个岗位的职业划分详细，才能使即使面对繁杂的工作，也可以保质保量且高效地完成[3]。
（四）办公室管理制度不规范
要确实做好办公室行政工作中复杂繁多的工作，领导需要有头绪地对工作的展开进行指挥工作，切不可毫无目标地对员工进行胡乱指挥。在处理事务时，要有足够的定性，有自己的主见，对于事情轻重缓急的判断要能够准确地区分，对工作的安排上要有合理的规划布局。
（五）员工综合素质不足
企业工作中，有的员工自身的综合素质较低，对于办公室的行政工作不能胜任。同时因为办公室行政工作自身的特殊性质，有些工作的开展过程中，没有具体的责任负责人，当工作中遇到问题时，办公室的工作人员不能对出现的问题进行及时的处理解决。部分员工的个人综合素质能力不足，责任感较低，不具备足够的主人翁意识，在处理没有明确职责划分的工作内容时，无法以积极正面的心态去对待，造成了工作中问题的持续堆积，进而影响到了企业的正常发展。
三、强化企业办公室行政工作的对策
（一）增强办公室工作细节的把控性，提高管理意识
办公室的行政管理工作看似事小甚微，但是在实际的工作内容中，无论是对工作总结的拟定，还是对文件的制定发布，甚至于一个电话一个稿件的工作，都可能会对企业的整体发展产生影响。
目前的企业发展中，很多员工认为只有大事的才更值得人们注意，因此将更多的精力投放在了办大事谋全局上，对工作中琐碎的小事反而忽略掉了。但是，在实际的工作中，往往细节决定了成败，任何对于细节上的疏忽都将造成巨大的隐患风险，对于企业的运行都会造成一定的影响，办公室的工作人员在日常的工作中要从小事开始做起，办公要脚踏实地，做好办公室的日常工作，只有这样才能在工作方案的制定中协助好领导做好工作的部署，进而影响到大局的成形[4]。
（二）完善办公室工作流程，健全管理制度
对于现阶段的大部分的企业而言，办公室行政工作的精细化管理还只是一个概念性理论而已，在实际的工作中难免会出各类的错误行为，所以，在提升精细化管理质量方面来说，更应该运用规范化，制度化的形式来进行全面的提升。
在行政工作的精细化管理上，针对不同企业，要严格按照自身的实际发展情况和自身特点进行制定，拟定出一套完善的工作流程，实际执行的过程中，要求各人员按照规定的操作制度合理做事，各司其職，若在工作中出现了问题，能够迅速有效地找出相关责任人，并且在第一时间将问题进行解决，确保到各个环节的科学合理，规范有序。
（三）明确划分职责岗位，强化成员间沟通
办公室中的工作性质普遍是具体的事务性工作，因此在岗位的划分上，需要做好明确的职责划分，否则就很容易出现工作混乱的情况。
另外，由于办公室内的岗位较多，明确的岗位划分可以有效地避免工作内容出现交叉重叠的情况产生，使得办公室内行政工作可以做到面面俱到，事无遗漏。办公室的工作除了需要在本部门内有效展开以外，还需要在其余各部门和个人之间做好相关的协调工作，彼此间共同协作，互帮互助。
在沟通上，可以分为纵向沟通和横向沟通，首先，在纵向的沟通上，办公室行政部门要做好与上级和下级的及时沟通。在和上级进行沟通时，精细化管理要求员工在观察分析和表达方面有着良好的个人能力，对于上级的意思要充分领悟，把握住意思传达，明确内容方向，将需要汇报的工作要点向上级汇报；在与下级人员进行沟通时，主要是对下级的部门信息进行收集以及對上级下达工作的传递和执行。在精细化管理上，要求办公室行政人员自身能随机应变，有好的信息组织能力。
其次，横向沟通上，主要是对企业里有相关工作的职能部门和企业外如媒体政府机关等单位的沟通。行政人员在传达工作精神和对工作任务进行下达时，要做到认真且负责，在和外界部门进行有效沟通时，要充分发挥自身的协调能力。
（四）完善考核督导工作制度
企业内的精细化管理，要求每一位职工在日常的工作中都要按照精细化、标准化及规范化的准则来进行工作开展，因此在日常经营中有必要对员工的考核制定相应的规章制度以及奖惩条例，合理的设定量化标准对员工的工作质量进行评估衡量，从而使得精细化管理不再只流于表面而没有渗入到实质。
在经营生产的实际工作中，首先，要根据工作中的各项事务的不同特点，制定出相关的准则，并将其作为依据，考核每一位员工对自身本职工作的完成情况，将实际的绩效和效益结合起来。以事实说话，将工作生产中的各项数据作为实际的评价标准，而非凭空的以自身主观感受作评价，使得每个职员在工作中都能做好分内之事，对于任务的完成可以确保优质高效，实现实际工作的精细化。另外，对于监督管理的制度方面也要严格落实，合理完善，积极调动员工间的工作热情和积极性，使得各部门间可以顺利地开展精细化管理工作。
在制度完善方面，首先要严格的对工作进行督导，找出各部门间的工作差距，严格监督管理工作中对计划、任务和工作的落实及进展情况，保证各项工作在实施过程中都能得到相应的落实。如遇到工作过程中进展缓慢未按计划完成的情况，督导工作的落实可以在第一时间发现问题源头并及时的改正工作中的不足之处。其次，督导考核对于员工间的各项工作计划和实际表现方面可以做到及时了解，实时管控，在员工进行奖惩评定和工作报告时可以起到有利的作用，对各项工作的顺利开展起到良好的促进作用。
（五）加大精细化管理宣传力度
想要让企业的精细化管理工作做到深入人心行之有效，就需要在员工群里加大精细化管理的宣传力度，加深思想建设方面的工作，将精细化的管理理念植入到办公室人员中，潜移默化地影响职员的认知，才能使得精细化管理的工作做到深入人心。
在企业持续不断进行发展的过程中，还需要把精细化管理的规章制度融入企业文化中，从而使得员工在日常的工作中也进行自我学习和认知，实现对自我的不断超越。增强自身工作活力和积极性，在工作中将这一工作制度转变成工作习惯，使得精细化的管理可以在企业中发挥出更大更切实的效果。
（六）树立良好工作作风，促进精细化管理实施
要加强办公室的精细化管理，还需要保证办公室工作作风方面科学扎实。在工作作风上，要加强党风廉政工作的建设，不断深入基层工作，根据企业发展的实际情况，做好工作结合，落实各项调研工作，在政策上实现有效的上下级传达，提高工作效率。在抓学风文风方面，要持续强化学习意识性，努力建设企业学习型队伍，整体提升行政工作人员的专业水平，摒弃在文字工作中出现的假大空现象，改善企业文风，积极倡导优良文风的建设工作，不断提升办公室内各项专业水平。
（七）提高员工综合素质
企业员工是企业运行的根本所在，是确保任务完成的基础组成成员，提高员工的综合素质水平也就成了提高企业工作效率的根本所在。企业内部应加强对员工的职业道德素质的培训，提高员工的服务精神和意识性。定期组织对员工的培训工作，使得职员间的业务能力得到提升，从而在自身的工作岗位上具备较高的专业水准。养成员工精细化工作的习惯，对于企业树立良好的发展方向有着积极作用，企业应重视员工的素质培训工作。
四、企业办公室行政工作精细化管理的重要性
（一）有利于企业进行决策
企业在对事务进行决策前，需要办公室人员完成大量的基础性工作，同时在一定程度上，办公室的管理人员还对决策起到了一定的谋划作用。因此，办公室人员在进行准备工作和提供谋划意见之时，需要确保准确无误而且全面，才能为领导层作出正确决策起到作用。而要使意见建议做到全面无误，就需要工作人员从精细化方面入手，这就对办公室人员的工作标准提出了更高的要求。
办公室职员不仅需要自身具有足够的专业技能和各类知识，还要在日常工作中及时对企业内部的各项情况做出了解，及时掌握国家政府出台的相关政策和法律法规知识的变动，及时收集整理相关的信息，为领导的决策提供有效的依据。
办公室人员需要将各项事情做好前瞻性，提高自身预见，才不会在关键时候出现临时抱佛脚的情况，也不会因为基础工作做得不扎实而影响到最终的决策，因此，办公室人员需要以精细化的工作将基础性内容做好，为上级领导的工作开展提供有力的支持。
（二）有利于实现办公室工作的科学性
办公室的工作较为繁杂，很少有规律性，因此办公室的职员在工作中往往会面临各种临时且突发性的工作。在这类情况下，如果精细化工作不到位，很容易导致工作中没有规律和头绪，造成混乱的局面。若是实现了办公室的精细化管理，提高相关管理人员的综合素养，在面对突发情况时就能合理有效地作出应对措施，保证工作的有序开展。
（三）有利于企业的持续健康发展
根据过去的数据显示，多数曾经落实过精细化管理的企业在近几年表现出了良好的效果，并取得了较为优异的成绩。由此可见，强化企业中办公室工作精细化管理，对于企业的发展有着积极的影响。
五、结语
企业办公室行政工作的精细化管理在企业的发展中有着极其重要的作用，是一个企业持续发展和进步的重要标志，实现企业内部的精细化管理不是在短时间内就可以实现的，需要长时间不断地进行实践，同时还需要企业内各个部门的相互配合，将精细化的管理理念形成有效的制度，在企业内进行大力宣传，完善各方面的考核评定，才能使精细化管理在企业中取得更好的成效，促进企业的发展。
参考文献：
[1]苏伟明.论国有企业办公室行政工作精细化管理[J].现代国企研究，2018，138（12）：8.
[2]刘世杰.论国有企业办公室行政管理工作精细化管理[J].财经界（学术版），2019，505（04）：75.
[3]蒲艳君.企业办公室工作中的精细化管理研究[J].现代国企研究，2018，136（10）：8.
[4]许暘.办公室行政精细化管理措施研究[J].经贸实践，2018，226（08）：282.
