浅谈档案信息化带来的机遇与挑战

    ◆摘? 要：随着档案信息化的深入推广和大数据时代的到来，档案信息化在现代档案事业发展的作用有目共睹。本文分析了档案信息化带来的发展现状，结合不同类型档案资料的信息化进行了具体论述，并对档案信息化目前遇到的挑战进行了详细分析。希望能对档案工作人员有所启发。

    ◆关键词：档案信息化;机遇;挑战

    一、档案信息化发展现状

    随着社会的发展和人民生活水平的提高，档案资料的利用率也在飞速增长，传统档案的查询利用模式已经难以满足广大人民群众的生产生活需求。信息化时代的到来开启了档案信息化建设的篇章，为档案事业的发展指明了新的方向。各企事业单位、高校随之而来的信息化管理和无纸化办公也将成为档案信息化发展的推动力，促进了档案资源利用由單一模式向多元化、多形式的发展。

    目前档案信息化状态停留在将一些纸质的档案资料进行扫描整理，通过数据库查询系统进行简单地查阅利用。这种做法确实提高档案查询效率和精准度，随着科技的不断进步和先进的信息化技术的不断推广，档案信息化也应顺势而动，加快发展的脚步。

    二、档案信息化为档案事业发展带来了新契机

    信息时代带来了人们生产生活方式的改变，逐渐使人们越来越离不开计算机、PAD等电子设备。档案事业的发展也随着信息化的到来，迎来了突飞猛进的发展。按照档案内容可以分为普通档案和专门档案两大类，下面将分别从以下几种常见档案为例，进行说明：

    1.普通档案信息化

    随着档案信息化的深入开展，大量档案资源被数字化，使珍贵的档案资源以多种方式得以呈现，开辟了档案利用的新途径。在引入档案查询系统后，可以进行不同维度的信息检索，大大提高了档案的查阅率和精准度。如需纸质版，可运用数字水印技术进行处理，通过加入特定防伪标识，达到防止篡改目的，更好地体现了档案凭证价值的重要属性。

    2.人事档案信息化

    近年来，随着人事档案利用率的增加，大大增加了人事档案的查阅率和工作量。人事档案信息化不仅可以通过应用软件进行检索提高查阅效率，同时结合二维码、条形码等新技术的应用，配合移动终端可以实现智能化库房管理，从一定程度上解决了人事档案库房管理问题。

    3.会计档案信息化

    在会计档案查询中，经常会遇到字体浅、手写体不规范或因时间久远造成的字迹模糊不易辨认等情况。数字化后的会计档案通过放大、缩小等技术手段进行操作，可以将档案资料尽可能清晰地呈现，以供查阅者进行字迹辨认。将数字化会计档案资料批量导入查询系统后，可结合数据库的查询检索功能，进行分类数据检索，提高会计档案的查阅效率。

    4.基建档案信息化

    基建档案涉及的内容非常广泛，大到建筑楼宇设计构图和城市规划布局资料，小到零部件结构剖视说明等，都隶属基建档案收集的范围。伴随各种设计、绘图软件普遍运用，纸质基建档案存储模式和查阅方式已经明显滞后于时代的发展。全面推动基建档案信息建设，使其以新的存储形式展现，结合应用软件按照多种方式进行检索，开发对档案资料的多种途径利用，才能使基建档案更好地服务于社会发展。

    三、档案信息化带来的挑战也不容忽视

    档案信息化为档案事业带来发展契机的同时，挑战也如期而至。随着档案信息化增量逐年的积累，网络数据安全及数据存储空间面临的问题也越来越凸显，下面将进行详细说明。

    1.大量的存储数据与有限存储空间的矛盾，在一定程度上限制了档案信息化发展的步伐。

    国家档案局颁布的《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》中明确规定：档案资料数字化扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。以普通A4单页文书档案为例，一张图片存储量以约500KB计算;一卷100页A4纸张（单面）文书档案扫描后的存储量约为50MB;一万卷的存储量约为500GB。随着档案资料数据的逐年积累，有限的存储空间必将会制约档案信息化的发展。

    2.数字档案资料的安全是档案信息化发展的重中之重。

    （1）硬件设备安全

    由于电子设备在一定程度上存在损坏的可能，所以数字化后档案资料数据的安全问题也不容忽视。一旦存储介质出现硬件故障，所存储的档案资料数据将会丢失。随着数字档案增量的加大，数据备份工作也要随之展开，对于存储空间的需求也会成倍增长，此问题同样不容忽视。

    （2）档案资料安全

    由于档案资料的特殊性，查询利用档案资料系统软件的安全同样重要。必须做到专人管理，进行加密和定期维护，保证档案资料不会被泄露和更改。

    3.网络安全问题成为阻碍数字档案资源提供异地服务的瓶颈。

    随着互联网大数据时代的到来，使用计算机、移动终端等设备进行异地无纸化办公已经成为当今的发展趋势，而许多档案资料也不在以单一复印纸质的形式出现。面对2020年全球新型冠状病毒肺炎疫情的爆发，无接触服务、网上办理业务等特殊需求已经被提上日程。只有解决好网络安全问题，保证数字档案资料在互联网传递过程中的信息安全，档案信息化发展才能突破瓶颈，开启档案资源利用服务的新篇章。

    四、结束语

    数据时代已经到来，档案信息化建设任重而道远。先进技术手段运用，必将会给档案事业的发展带来新的机遇与挑战。在保证互联网路安全的前提下，更好地利用好宝贵的档案资源，开启档案资源利用服务的新篇章，是吾辈兰台人的使命与担当。

    参考文献

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    [3]程娟.智慧校园背景下高校学籍档案信息化管理创新研究[J].金陵科技学院学报（社会科学版），2019，33（03）：65-67.

    [4]许淼，王长建，谢梦.高校档案信息化建设的新思考[J].工作指导，2019（11）：99-100.

    作者简介

    姜南（1975.07—），女，汉族，辽宁省大连人，本科，助理研究员，北京联合大学档案（校史）馆，研究方向：档案信息化建设。