分析数字档案在档案信息化建设中的重要性

    牟仙仙

    【摘要】档案管理是一个复杂、难度大的工作，档案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪费时间，效率低下。而随着科学技术的不断进步，信息化技术已经广泛应用在各行各业。新时代下，档案信息化管理也成为了必然的趋势。运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理的效率低下等问题，本研究主要是探讨数字档案在档案信息化建设中的重要性，旨在深化我国的档案信息化建设。

    【关键词】数字档案；档案信息化建设；重要性

    一、前言

    随着我国科技和经济的快速发展，数字档案是信息化建设中的重点、难点，要推动档案信息化建设的高速发展和保证其高质量，就要认识到数字档案的重要性，要有目标有方向的发展档案信息化建设。探析数字档案发展中的不足、管理系统与模式、解决问题的措施、重要性等等，为数字档案的研究提供价值。

    二、数字档案的管理系统与模式

    档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础的，随着计算机的引入，我国的档案管理才逐渐开始数字档案建设。数字化档案相比于传统的档案管理更加提高了经济效益，提高了办公效率，增强档案原件保护。数字档案的管理系统包括档案采集系统、档案查阅系统，主要是实现干部人事档案日常管理工作。系统又主要分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统几部分。数字档案管理系统是一个技术含量高、通用性强、标准化要求严的系统，它体现了很先进的科学技术。数字档案管理系统所具备的特征主要是信息的可操作性、多种信息媒体的集成性、信息的可变性。图像处理技术是数字档案管理系统最基础的技术之一，档案管理平台技术是数字档案管理系统的核心技术，全文检索技术体现了数字档案管理系统的快捷功能。

    三、浅谈档案信息化建设发展至今的不足

    （一）对档案信息化的理解存在偏颇。我国还存在很多档案管理人员对于档案管理信息化建设的重视程度不高，数字化档案建设的观念意识薄弱，没有去学习和改变的意识，领导阶层的意识不足更是导致在此工程上的资金投入不足，这会造成工作上的巨大障碍，使得档案信息化建设的工作难度更加增大。档案信息化建设的任务繁重，因为理解不到位而投入资金少会使得许多技术的进步都受到阻碍。比如扫描微缩手段、远程服务、文档处理软件等都是需要资金的投入来得以继续的工作。

    （二）网络安全问题得不到保障。科技的进步是利与弊同时存在的，科技进步使得档案管理更加高效率，但是也使得网络犯罪的数量增加，信息的安全问题受到威胁。档案信息化建设面临的主要安全问题包括：计算机病毒、木马威胁，网络构建的物理安全威胁，操作系统以及档案信息应用系统的安全风险，档案管理系统的安全漏洞等。如今数据库的防御能力不强，安全技术问题也有待提高，网络犯罪普遍存在。信息的泄露会导致一系列问题的连锁反应，所以信息安全的保障是一个长远需要解决难题。

    （三）档案管理工作效率低。档案管理工作效率低主要是由管理人员的专业素质低和软件系统落后造成的。多数档案管理人员还是传统的思想观念，专业技术不足，甚至有很多都不会使用专业的档案管理系统，不会使用计算机的相关管理软件。而软件系统的落后会使得利用效率不高，只能局限于单一的查询工作等。落后的软件系统不能紧跟新的时代发展需求，还会影响以后的升级。所以培养专业的档案信息管理人才和发展创新软件也是十分重要的任务。

    四、数字档案对档案信息化发展问题的重要性

    （一）数字档案能提高人们对档案信息化的认识。数字档案的广泛应用可以颠覆人们对传统的档案管理的认识，给了人们了解档案信息化的渠道途径，这对于数字档案的发展有极大的帮助。这会促使更多的人才投入到数字档案的建设中去，加大教育的投入，培养一批既能够熟练使用计算机，拥有计算机专业知识技能，还对数字档案感兴趣且十分了解的专业人才。还会使得数字档案的普及程度提升，增加它的应用范围，使用范围的增加也会促使数字档案的更新速度加快。

    （二）数字档案采用高级手段对档案信息进行加密。数字档案信息的安全建设是一项复杂的系统工程，信息中存在的普遍漏洞会对档案信息的安全造成隐患，容易导致信息的泄露，这就需要技术安全控制，包括建设内容安全层、访问安全层、传输安全层、环境安全层等多重安全层来保障安全。还要进行安全管理控制，包括进行定期的风险评估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人员培养力度。数字档案信息安全是一个动态的过程，是持续性的，没有绝对的安全，只能是相对的安全，随意在档案信息安全管理上要不断的创新发展，从而实现信息安全保护。

    （三）数字档案以计算机为工具从而提高办公效率。效率现如今是一切工作追求的目标，即在最短的时间内更好地高质量地完成工作。传统的档案管理 费时费力，而且出错率还比较高，但是数字档案对于档案信息化建设就可以实现高效率，还能实现信息的资源共享。数字档案管理降低了人为因素在档案管理工作中的影响，发挥了计算机的管理优势，减少手工操作，提高了工作效率。数字化档案管理可以使得档案的分类更加精细，归档也更加明确，查找时的方式也更加简便精确，只需要在计算机中检索即可，减少了人力劳动的付出，也降低了失误率，减少了查找时间。

    （四）时代发展的必然需求。信息需求者在想要检索信息时，不能得到及时和精确的服务，这会导致我国的档案管理效率降低，与先进国家间的差距极大。所以为了赶上时代发展的步伐，对国际上先进的数字化技术加以利用，抓紧发展档案数字化的管理建设，这是时代发展的必然要求。档案管理数字化也是我国国际竞争力的表现之一，是我国科学技术的一个侧面体现。

    五、总结

    数字档案在档案信息化建设中的重要性是不言而喻的，是时代发展的必然趋势。虽然档案信息化建设还存在着许多的问题，但是未来的发展前景是可观的，是值得期待的。数字档案应用于档案的信息化建设可以实现档案的标准化、规范化、高安全性等，这些都是数字档案的优势所在。

    参考文献

    [1]秦磊华，肖波.数字档案馆可用性分析，从信息系统的角度[J].档案学研究，2011，（2）.