浅析企业文书档案管理的问题及对策建议
杨芳
摘 要：文书档案管理工作是我国企事业单位日常经营和业务管理的重要内容，针对文书档案管理中存在的问题，提出文书档案管理工作的改进对策，在全面系统梳理企业文书档案管理工作问题的基础上，制定和运用适当策略，调整优化企业文书档案管理工作，使企业文书档案资料发挥最大优势和使用价值。
关键词：企业文书;档案管理;问题;对策建议
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.008
1 文书档案管理工作存在的问题
1.1 文书档案管理工作人员问题
第一，企业文书档案管理人员分配不当。文书档案管理工作在企业日常工作中并不占据核心地位，所以，难以在企业经营发展过程中得到高度重视。文书档案管理工作中，仅安排和调配一般管理岗位工作人员完成相关工作任务，没有招聘专业的文书档案管理人才，这在一定程度上影响和制约了企业文书档案管理工作的专业性和规范性发展，对企业的壮大发展也产生了一定的影响。第二，企业文书档案管理工作人员的招聘和录用不当。受各种因素的影响，我国部分基层企业组织开展文书档案管理工作时，在人员招聘过程中出现了问题，无法切实考察招聘对象的专业能力及综合素质水平，导致企业的文书档案管理队伍在专业能力和综合素质方面存在一定的不足，影响了企业文书档案管理工作的整体质量。第三，文书档案管理工作人员的专业素质较低。现代科学技术快速发展，企业文书档案管理工作也发生了深刻变化，这对企业文书档案管理工作人员的专业能力和综合素质提出了更高的专业要求和技术要求。但是，受多种因素影响，我国部分企业的文书档案管理工作人员依然沿用传统的手工档案管理操作模式，未能在文书档案管理工作中合理运用现代计算机设备和办公软件，导致文书档案管理工作成效不高。
1.2 文书档案管理工作资金投入不足
现代企业在开展文书档案管理工作过程中，未能投入充足的资金支持，使得文书档案管理工作无法配备数量充足的专业人员和专业设备，影响了相关工作的质量和效率。
1.3 文书档案管理工作重视程度不够
由于文书档案管理工作不能为企业创造直观的经济效益，因此部分企业领导对文书档案管理人员不够重视，未能充分认识到文书档案管理工作的重要性，未能结合企业实际开展文书档案管理工作，没有为工作人员配备必要的技术设备，工作环境较差，严重影响了我国现代企业组织文书档案管理工作的现代化发展。
2 做好企业文书档案管理的建议
2.1 完善文书档案管理机制
企业文书档案必须服务企业改革发展、经营管理、技术创新、项目开发。企业要构建完整有效的文书档案管理制度，完善文书档案管理体系和工作机制建设，注重文书档案管理与企业可持续发展相结合，形成良好的文书档案管理格局。
1）完善文书档案工作管理体系。企业要加强文书档案管理工作的组织领导，贯彻落实国家档案局和国资委有关档案管理规定和工作要求，确定文书档案工作管理部门，完善文书档案管理工作体系，做好文书档案分级管理，做好文书档案阶段性规划和推动计划，加大对子、分公司文书档案管理工作的指导和协调力度，配备相适应的文书档案岗位、办公场所和软硬件设备。2）建立和完善文书档案规章制度。企业应当根据国家和地方有关档案管理的法律法规和规章制度要求，尽快建立和完善内容完善、便于操作的档案规章制度体系，实现统一领导、统一标准、分级负责、逐级监督，规范企业的档案管理责任、归档范围、收集整理、移交、保管、借阅等内容，并做好制度的落实。3）健全文书档案管理考核体系。做好企业文书档案管理，需要有良好的文书档案管理考核体系进行支撑。企业文书档案管理部门应当通过不同形式对系统内企业文书档案工作进行检查和考核，系统内各级企业应将文书档案工作作为业绩考核的一项内容。建立健全文书档案工作考核体系，通过考核评价和监督检查，促进文书档案工作有序开展。
2.2 完善文书档案的日常工作机制
1）做好文书档案的全面管理。制定企业内部文件材料归档范围表，并要求按照归档范围表全面收集和整理文书档案。企业上下级之间、内部各部门之间应重视和支持档案工作，密切配合，互助协作，保证文书档案的完整和全面。2）遵循文書档案管理的标准规范。企业应当按照国家有关档案管理的法律法规和企业内部的档案管理制度，严格按照标准规范进行文书档案的管理，对文书档案应及时归档、规范整理。纸质档案和电子档案要做到对应和统一，电子档案的收集和管理要严格按照国家有关规定和标准执行。3）加强文书档案的安全管理。企业要重视文书档案的安全，配备符合安全标准的档案存放场所，涉密文书档案存放要符合相关保密规定，电子文书档案要及时在光盘或专用移动硬盘上进行备份。要建立健全文书档案安全机制和应急措施，利用和查找档案要严格履行审批程序，做好涉密档案的保密工作。4）提升文书档案管理的信息化水平。企业要改变文书档案的传统管理方式，加强文书档案信息化建设，将文书档案信息化和电子档案管理纳入企业信息化发展规划，利用信息化手段提高文书档案管理的质量和效率。要管理和维护档案管理系统，实现档案管理系统与办公软件系统的有效关联，有计划地开展企业文书档案的数字化工作，充分利用信息技术手段提高文书档案资源的利用效率，有利于档案资源的共建共享。
2.3 加强文书档案工作的基础保障
1）保证文书档案的资金投入。企业要保证文书档案设备购置维护、信息化开发、安全保密、宣传教育等方面的资金投入，特别是要加大文书档案信息化建设和档案库房的资金投入，有效保障文书档案管理工作的开展。2）强化文书档案硬件保障。企业要配备符合要求的档案存放场所，配备档案存放设备，配备档案管理需要的计算机、存储设备、打印机、扫描仪等，从硬件上确保档案管理工作的有序顺利开展。3）强化文书档案管理队伍建设。企业要加强文书档案的队伍建设，加强人才引进和培养，建立相应的激励机制。要注重文书档案管理人员的专业知识培训和信息化技术培训，提高文书档案管理的现代化水平和综合素养，确保高效、高质地开展文书档案管理工作。
2.4 充分挖掘利用文书档案的价值
1）提高文书档案的价值意识。文书档案记录着企业的历史进程，客观地反映了企业在领导决策、经营管理、问题处理、研究开发等方面的过程和成果，是企业资产的重要组成部分。企业文书档案管理者要充分认识文书档案资源的重要作用，提高责任意识，树立档案价值观，做好档案管理工作，更好为企业改革发展创造价值。2）充分挖掘和利用文书档案的价值。企业应当利用信息化手段，努力开发档案信息资源，充分挖掘档案价值，为企业经营管理、改革发展等中心工作服务。充分发挥档案在管理提升、尽职调查、审计监督、巡视巡察、文化宣传、展览展示等方面的价值和效能。
3 结语
近年来，我国文书档案管理工作的总体质量呈现持续下滑趋势，导致我国部分企业日常业务运作效率难以得到有效提高，这在一定程度上对我国企业的现代化发展造成了阻碍和限制。为明确文书档案管理工作的具体内容，提升文书档案管理工作的有效性，应积极针对工作流程开展规范化、正规化、模式化调整，确保文书档案资料能够在企业经营运作中发挥高效、便利、规范的应用价值。
参考文献
[1]张秀国.国有企业文书档案管理存在的问题及对策[J].陕西档案，2018（05）：44-45.
[2]余洁萍.试论企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].经贸实践，2018（13）：245.
[3]宋明霞.浅析企业文书档案管理中的常见问题及其对策[J].办公室业务，2017（19）：103.
