医院等级评审助推医学装备档案管理规范化

    贾栋

    摘? 要：剖析当前医院医学装备档案管理中存在的问题，依据医院等级评审医学装备相关条款要求，在医院等级评审迎评工作中探索医学装备档案规范化管理策略，提高医学装备档案规范化管理水平。

    关键词：医学装备;医院等级评审;档案管理;规范化

    Abstract： This article analyzes the current problems in the management of medical equipment archives， and explores the standardized management strategy of medical equipment archives according to the requirements of the relevant provisions of the hospital grade review， and improves the standardized management level of medical equipment archives.

    Keywords： Medical equipment; Hospital grade review; Archives management; Standardization

    医学装备管理是医院等级评审的重要内容，其文档资料检查占医学装备管理的80%以上。[1]医学装备管理档案的抽查归根结底就是对医院档案管理规范化、标准化工作的一次全面检验，在医院等级评审中有着重要作用和意义，是医院等级评审的内在要求。[2]

    1 医学装备档案管理工作中存在的问题

    1.1 重视程度不够，缺乏统一管理。多数医院中存在“重购置、轻管理”现象，对购置设备的日常运行监管、维修保养、周期性检测、预防性维护、报废等内容缺乏应有的重视。医学装备档案管理保存不系统，不完整，间接增加了档案管理难度，也易造成档案资料缺失。

    1.2 制度流程不完善，部门职责分工不明确。受医院规模、设备数目等因素影响，很多医院的医学装备档案管理没有明确的制度要求，缺乏清晰的操作流程。医学装备档案管理的相关部门职责不明、分工不清，使医学装备管理部门在收集归档材料时协作配合不够，导致资料收集出现遗漏情况。

    1.3 归档内容繁杂、归档范围不精细。随着医学装备档案内容快速增长，医学装备档案容易出现缺失不全、整理归档类别不清、分析运用效率低下的情况。结合医院实际情况，实施归档设备目录和档案内容的规范管理至关重要。

    1.4 管理信息化程度不高。传统的医学装备档案收集、存储、整理等工作费时费力，难以查询和利用。通过引用合适医学装备管理系统，可以更加快捷、有效地实现医学装备档案资源的共享，更利于提高医院的社会效益和经济效益。

    1.5 管理人才缺乏、管理人员能力参差不齐。目前很多医院从事医学装备档案管理的人员多为非专业人员或兼职人员，档案室管理员知识欠缺，能力参差不齐，沟通、交流困难，工作效率低下，在记载设备医疗详细信息时容易出现遗漏、错记等问题。[3]

    2 推动医学装备档案管理规范化的措施

    2.1 加强宣传，提高全体档案管理人员档案管理意识，加强统一管理。以医院等级评审为契机，真正做到“以评促改，以评促建”，反复宣传档案管理在医院等级评审中的重要性，提高全员特别是领导层的档案管理意识，取得领导和职工对档案工作的支持，为档案的规范化管理打下良好基础。对此，需采用“统一管理、集中建档、分级负责”的医学装备档案管理原则，实行医院、医学装备科及使用科室三级管理。

    2.2 完善医学装备档案管理制度流程，健全组织、明确分工。明确的制度和流程是做好档案管理工作的基础。[4]在完善医学装备档案管理制度时，遵循集中统一管理的原则，根据实际制订了医学装备从论证、招标、采购、验收、培训、使用评价、日常维护保养，到后期报废处理及转让与捐赠等一系列覆盖医学装备管理全过程的管理制度与流程，并建立医学装备档案管理制度，督促各科室开展制度流程培训学习，使医学装备档案管理工作有规可依、有章可循。

    在完善医院三级管理体系基础上，加强对各部门各科室医学装备档案管理工作的监管，并将医学装备档案管理作为科室日常管理工作的重要指标，纳入绩效考核。明确使用科室在负责设备的日常维护保养的同时，必须做好设备日常运行监测、维护记录;医学装备科负责对装备购置、验收、维修维护等档案进行整合收集，通过明确的分工，促进档案管理收集过程规范化。

    2.3 细化医学装备档案的归档内容、范围，引入信息化管理系统，推动医学装备档案管理信息化。（1）为了建档规范方便，我院严格按照国家固定资产的类别并参照国家最新的“医疗器械分类规则”及“医疗器械分类目录”中 68 码的类别进行分类，对整机价格在1500元以上的仪器设备建立电子固定资产台账，整机价格在10000元以上的仪器设备均实行逐台建档，实现了建档分类的规范化。固定资产台账包括：设备编号、名称、规格型号、生产厂家、设备分类、使用年限、安装日期、开箱验收日期、生产日期、启用日期、维修负责人、报废进度、计量标志、强检标志、档案编号等，每台设备对应唯一一张固定资产卡，打印并粘贴。

    （2）在固定资产管理基础上，我院引入医学装备信息化管理系统，包含验收管理、库房管理、台账管理、维修管理、统计分析等，從论证申购开始就建立电子档案，实现从验收审核、台账管理、日常维修保养、预防性维护保养到后期统计分析完备的电子档案管理系统，管理者和工程师可以随时查询在账设备所有的运行及维修保养情况，定期对全院设备故障率、维修保养、计量检测等进行统计分析;操作者可进行网上报修、台账查询等，实现了科室数据共享，为医学装备管理提供有力支撑，为医院经济效益和社会效益分析提供准确的数据支撑，实现医院电子档案管理的规范化。（3）医院根据档案管理流程，当设备开箱验收、调试安装、培训考核完成后，逐台建立纸质档案，并进行分类和编号，医学装备档案编号与固资管理系统内档案编号一致。我院主要采取档案集中管理模式，单个设备为主体逐台建档，从科室提交设备购置申请开始，以建档时间及类别为位置索引进行建档，医学装备档案中包含设备购置申请、论证报告、购置合同、设备开箱验收、现场调试、培训考核、售后服务记录等档案信息，随着设备使用过程不断更新设备档案信息，直到该设备报废时停止更新。

    2.4 加强医学装备档案管理队伍，提高医学装备档案管理人员能力。我院组建了一支稳定的专兼职档案员管理队伍，医院设立专门档案管理机构，医学装备科设立独立档案室及专职档案管理员，每个临床科室以科室主任为第一责任人，设立一名兼职医学装备档案员，专门负责本科室医学档案材料的收集;由医学装备科定期组织兼职档案员进行档案知识及医学装备管理知识培训;加强对科室医学装备档案管理工作的督导检查，并指导他们对医学装备第一手的原始资料进行有效及时的收集和整理，不断提高医学装备档案管理人员科学管理意识和整体素质，提高效率和执行力，有效地降低了医学装备档案规范化管理的难度。

    3 结语

    医院等级评审是推动医院医学装备档案管理工作的规范化良好契机。医院等级评审“持续改进”的理念要始终贯彻到医学装备档案管理中，借助信息化手段，不断推动医学装备档案管理工作水平的稳步提高，进而推进医院更加科学、规范和有序的发展。

    参考文献：

    [1]张超群.军队综合医院等级评审中做好“医学装备管理”迎评工作探讨[J].医疗卫生装备， 2012， 33（12）： 94-95.

    [2]孙德卿，张婧，陈琦，王跃.新时期医院医疗设备档案管理策略[J].生物医学工程学进展，2020，41（01）：52-54.

    [3]周学武.我院医疗设备档案管理的做法和体会[J].生物医学工程学进展，2011，26（06）：88-89.

    [4]孙少环，郑理华，陈宇珂，李 敏.医院三甲等级评审中规范医疗设备档案管理的体会[J].医疗卫生装备，2014，35（06）：145-147.

    （作者单位：南阳医学高等专科学校第一附属医院 来稿日期2020-06-19）