新时期档案管理工作面临的困境与应对策略研究
王升国
摘 要：档案作为事业单位日常管理中的重要组成部分，也是开展好其它工作的重要基础。从某种层面来讲，档案管理质量在很大程度上关系到一个单位的工作效率。随着事业单位的快速发展，档案管理工作面临着诸多新特点与新要求，传统的档案管理机制很难跟上时代发展的需要，暴露出不少问题。为此，本文就当前档案管理工作面临的主要困境进行分析，并提出相关应对措施，以期进一步提高档案管理质量。
关键词：档案管理;困境;解决策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.031
档案记录着一个单位发展过程中的重要信息，对单位自身与社会来说均有着积极的意义。随着时代的进步档案资料的数量与种类越来越多，对档案工作也提出了新要求。为此，档案工作者应增强创新意识，就档案管理存在的问题进行分析，制定有效的应对方案，进一步提升单位档案管理质量，充分发挥出档案资源的效用。
1 当前单位档案管理面临的主要困境分析
1.1 档案管理意识较为淡薄
在市场经济大背景下很多单位对档案工作缺乏重视，对相关法律法规也知之甚少，档案管理意识较为淡薄。单位领导认为档案管理属于文员工作，而且也无法为单位带来直接经济收益，因此，觉得可有可无。在这种观念的带动下单位员工对档案工作也不重视，从而导致档案管理陷入恶性循环。此外，不少单位人员将档案工作简单等同于资料的收集、整理、保管，忽视了对档案资源的开发利用，未能发挥出档案资源的价值[1]。
1.2 缺乏一套完善的档案规章制度
一套健全的管理制度是保障工作有序开展的前提，档案管理也不例外。尽管大部分单位都已制定了档案管理制度，但大多流于形式，相关制度并未得到严格的执行，造成档案管理陷入混乱局面。这从客观上反映出单位对档案工作缺乏重视。单位内部各部门之间未形成有效的沟通机制，相互间协作水平不高，也影响到档案规章制度的落实，造成档案管理规范化水平不高。
1.3 档案设施落后，信息化建设有待加强
在信息时代大部分单位都已实现信息化管理模式，但依然有部分单位因为资金的制约，信息化建设滞后，仍运用落后的硬件设施，采用人工检索的方式进行档案管理。一些单位未配足电脑，或档案盒数量较少出现供不应求的局面，使得档案归类较为随意，降低了档案查找效率。有的单位完成了信息化档案建设，但管理制度却未跟上，电子档案管理人才少，也影响到档案管理信息化水平的提升。
1.4 档案人员的专业水平不高
任何工作的开展都离不开人这一要素，因此，加强对档案专业队伍的培养才是确保档案管理质量的关键所在。但在传统档案观念的影响下，很多单位对档案岗位的招聘要求非常低，经常由其他部门人员兼职，导致档案队伍的业务素养整体偏低。由于岗位能力不足、硬件设施陈旧落后，缺乏系统的业务培训，导致档案队伍的业务能力难以得到实质性提高[2]。此外，由于岗位薪资较低，无法吸引专业人才，也让档案在职人员工作积极性不高，习惯被动性开展工作，在一定程度上阻碍了档案质量的提升。
2 新时期破解单位档案管理难题的对策
2.1 思想上要重视，加强组织领导
要想真正提升单位档案管理质量，需要单位领导与员工的支持及配合。从某个层面来看，单位管理层对档案管理工作的态度与认知，在很大程度上决定了档案管理的前途与命运。通常可从两方面来提升单位管理层的档案管理观念：一方面要加强教育宣传，让单位领导干部认识到档案管理的价值所在，了解相关档案管理法规，在单位内部创设浓厚的档案管理氛围。将档案管理工作纳入单位的重要议事日程上来，提高这项工作的地位。另一方面要向单位员工宣传档案信息开发利用的效果，使其看到档案工作实实在在的价值，进而增强档案意识。
2.2 完善档案管理制度，强化制度保障
单位应以国家《档案法》及地方档案管理法规为依据，并结合自身档案管理现状来优化改进现有的档案管理制度，形成一套完善的档案制度。在此过程中可多向档案部门咨询，请求提供专业帮助，或向兄弟单位学习借鉴相关经验。其中，要明确档案的统一分类方案以及保管期限，一经确定必须严格落实，以提升档案质量[3]。针对不同门类档案的立卷、保管、整理等各事项也必须给予明确的规定，从而使档案工作有章可循。另外，单位可将档案管理工作纳入单位绩效考核机制中，借助绩效考核这一抓手来强化全体员工的档案观念。
2.3 加强档案队伍建设，提升档案整体管理水平
为破解档案管理队伍专业能力不够的难题，单位应始终将档案队伍建设作为一项重点工作来抓。一方面应积极从社会、高校上筛选一些优秀的专业档案人才扩充到现有的档案队伍中，提升档案队伍的活力。在招录人才的过程中除了观察其专业素养，更应评估其职业道德素质好不好。一名合格的档案从业者必须对工作抱有严谨、负责、饱满的热情。另一方面要重视对在职档案从业者的教育培训，不断提高档案人员的综合素养。单位要构建一套长效的教育培训方案，运用多元化的教育方式，提升教育培训成效[4]。比如，为档案工作人员提供外出进修的机会，可定期邀请专家为大家开展讲座。在教育培训中还应狠抓职业道德素质教育，培养档案人员的服务意识与责任意识，使其能更积极地投入到本职工作中。
2.4 推进档案信息化建设进程，充分发挥档案价值
目前，大多数单位都已完成了档案信息化建设，档案信息化管理也获得了一定的效果。但由于档案信息化管理起步不久，仍有诸多地方值得改进与完善。第一，要继续对档案信息进行深度挖掘。档案工作者通过研究档案资源信息能够了解单位过往决策的实际执行成效，再将档案管理相关数据进行统计。通过对这项数据进行深度挖掘分析，从而为单位领导层的决策工作提供有力的依据，使档案资源的价值得到有效发挥[5]。第二，部分对外的单位可通过网络建设档案资源的共享平台，可对外向社会开放部分档案资源，使档案资源得到更充分的利用。第三，单位档案人员要具备良好的服务意识，从“要我服务”转变为“我要服务”，探索档案资源的开发利用途径，使档案资源得到有效的应用。除了提供常规的档案查询、借阅服务外，还可创新服务机制，比如，提供档案咨询、复制、定向服务、网络传输、跟蹤服务等新的服务方式。同时，单位档案部门要抓好对档案资源的编研管理，共享档案资源，使档案利用者得到更全面的档案服务。此外，在发挥档案资源效用的过程中应重视档案利用效果的反馈信息。单位档案部门可通过《查阅利用档案登记表》统计分析档案借阅方的有关资料，了解档案利用情况，统计分析档案服务需求与相关特点，为指导单位档案资源的开发与利用工作提供有力的依据。
3 结语
综上所述，档案管理作为单位日常管理中的一部分，看似作用不大，实则对单位的发展有着重要的影响。单位应充分认识到这一点，着力提升档案人员的档案管理意识，并加强对他们的教育培训，不断提高档案管理质量。此外，单位要给予多方支持，完善档案管理制度，拓宽档案资源的开发利用渠道，使档案资源得到更充分的开发与利用。
参考文献
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