民政局档案管理的重要性及有效措施
成柏珍
摘 要：在民政局各部门的运作中，档案管理是重要组成部分之一，会对有序开展民政工作产生重要影响，需要档案工作者充分认识到档案管理的重要性，通过完善档案管理制度、引入网络信息技术、更新档案利用方法的措施有效落实民政局档案管理工作。
关键词：民政局;民政档案;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.033
在现代化社会的建设与发展中，各企事业单位之间的竞争逐渐倾向于人才竞争，专业能力越强、综合素质越高的人的生存与发展空间越好。对民政局而言，其档案管理不仅涉及人们的本职能力、婚姻状况、工作作风、思想品德、所获业绩等，还和人的隐私信息有关，由专业化档案人才管理民政档案是非常有必要的，只有如此才能发挥档案管理的重要价值，进而为民政局发挥自身职能作用提供保障。
1 民政局档案管理的重要性
民政档案指的是民政局在开展民政业务的过程中形成的具备保存价值的文字和图表、影像等记录，在国家档案体系中占据重要地
位[1]。民政局承担着婚姻登记、收养管理、救灾救济等重要工作职责，这决定了民政档案管理和民生工作息息相关，除了财务、人事、文书、基建等部门的共有档案，还包含自身独有的婚姻登记档案、收养登记档案、低保档案、殡葬档案、勘界档案、地名档案等，和其他领域的档案相比拥有门类多、数量大等特征，只有切实做好民政档案管理工作，加快其标准化和规范化、信息化建设，才能在民政局的运作和发展中起到应有作用。换言之，民政档案是对民政局发展历程的真实记录，从内部看有助于民政局理清现状，找准未来发展方向;从外部看有助于让人们有机会对民政局工作形成更客观的、更全面的了解，使相关部门更公平、公正地评判民政局的工作。由此可见，民政局档案管理至关重要。
2 民政局档案管理的有效措施
2.1 完善档案管理制度，做好档案基础工作
制度是顺利开展民政局档案管理工作的基本保障，是提高民政局档案管理效率的现实需求，档案工作者要结合实际情况，根据国家档案局和民政部的相关规定制定民政档案管理工作实施细则。同时加强对档案管理制度的学习，熟练掌握档案的收集、归档、鉴定、复核、借阅、利用等制度，在工作中严格执行，提高档案管理专业素养[2]。例如定期组织档案工作者学习档案法规、档案管理业务性文件，对民政档案管理中存在的问题加以分析，去先进单位或者相关展览会进行参观和学习，交流档案管理情况，从中汲取经验，进一步明确民政局各门类档案的归档范围、保管期限等。
民政局更要将档案管理纳入人員业务考核范畴，进行同部署和同落实、同奖惩，将档案工作开展情况和档案工作者的待遇、晋升等挂钩，使其调动主动性与积极性。因为民政局的工作千头万绪，例如低保、救灾救济等工作均要先入户调查，在分乡镇、入农户等走访中形成最初的资料，这些资料十分重要，必须实事求是记录好。而且民政局有大部分业务都要面向社会，接受公众监督，在记录好最初的资料以后还涉及监督通报之后的调整整改材料，这些手工档案都属于宝贵的第一手资料，要及时收集、整理和分类，根据档案管理制度补充好必要的卷宗号以及年度、目录号等，保证基础工作万无一失，体现民政档案的完整性。
2.2 引入网络信息技术，规范档案微机管理
如上所述，民政局工作的特征决定着民政系统之中有大量档案资料都是有关入户调查和走访的第一手资料，应组织专业档案工作者将其及时录入微机进行信息化管理，这是非常关键的。在计算机技术和网络信息技术广泛应用的时代，民政系统档案程序可以很好地满足民政档案管理要求，在形成电子文件的同时发挥档案管理功能，做到文档一体化管理。为保证民政档案的准确快速录入，减少重复劳动，避免数据信息在转换过程中出错，民政局专门配备了档案管理软件，在日常使用中要注意管理和维护，提高民政档案检索效率，确保可以快速查到所需档案信息。在这一过程中还要促进档案管理信息系统的完善，以实现民政局档案信息管理为主要目标，保证用户进入系统可以实现档案的申请、进出库、管理等功能，形成一套操作简便、实用性强、功能强大的民政局档案管理系统，涵盖基础信息管理、系统管理等功能模块，通过计算机对档案数据和信息进行严密的、可靠的处理。
另外，要注意调整民政局档案工作者的工作强度，根据民政局各项业务的管理需求提供功能较好的扩充接口。例如推动网络信息技术在民政档案的收集、归档和保管等环节的应用，打通各级档案管理的信息沟通渠道，构建民政档案数据库，要求民政局各部门及时向数据库上传收集、整理之后的档案信息，形成信息共享机制;定期更新档案数据库的信息，建设完善的民政档案信息公开和查询平台，尤其是要坚持双轨制的落实，通过特殊纸质文档和电子文档双保存机制提升民政局档案的安全性。
2.3 更新工作思路方法，加强档案开发利用
管理档案的终极目的是利用，民政局也不例外。为了更及时有效地提供民政档案利用服务，民政局档案工作者要更新档案工作思路和方法，加大档案编研力度，编制文书、设备、会计、荣誉等门类的档案案卷目录和文号档号对照表、全引目录、目录卡片等，提供档案利用便利;结合民政局工作需求编制《大事记汇编》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《基础数字汇编》、《民政档案利用效果实例汇编》等参考材料。如今微机辅助民政局档案管理已经是重要的现代化发展内容，民政局在很早之前就开始用微机存储档案，通过文档一体化管理建立大民政信息平台[3]。例如民政局组建由办公室主任负责、由档案工作者组成的民政档案管理网络，为顺利开发利用民政档案提供组织保障。
同时采取使用、培养结合的方法持续提升档案工作者的服务意识，开展档案管理月实践活动，在每一个工作环节深化档案管理，按照民政局的文化与环境等特征编研特色档案。即档案工作者要从利民的角度着手，从改善民生出发，根据人民群众最关心的问题编研民政档案，包括婚姻登记、城乡居民低保工作等原始档案，通过科学有效的开发和编研提高大众对这类民政档案的利用。例如按照社会现实需求，开设地名档案对外咨询业务和查询业务，编辑对应的地名工具书和检索资料等。对于婚姻登记档案则根据婚姻登记制度为相关人员提供利用服务，分析其借阅利用的登记情况、实际效果等，向社会公开婚姻登记的条件和程序、收费依据和标准、服务承诺、咨询电话以及监督电话等，接受大众监督。也可以加强社区建设档案工作的落实，建立完善的社区档案开发利用机制，促使社区顺利开展各项社会事务，全面提升民政档案服务水平，夯实构建和谐社会的坚实基础。
3 结语
在21世纪，民政局是完善建立社会保障体系的重要部分，关系着国计民生，和千千万万人民群众的切身利益有密切联系，民政档案作为民政局开展各项工作的重要历史记录，是反映人民群众衣食住行等情况的第一手资料，档案工作者在实际工作中要结合民政局现实情况做好档案管理基础工作，在先进科学技术的支撑下加快档案管理的改革和创新，使档案信息发挥更大的价值，不断提升民政档案管理质量，为民政局开展工作贡献更大的力量。
参考文献
[1]孟冬.加强基层民政档案管理工作与措施[J].兰台内外，2019（36）：37.
[2]李雪梅.关于民政局档案规范化管理的要点分析[J].中外企业家，2020（10）：133-134.
[3]张榕.新时期民政局档案管理工作质量提升的策略探讨[J].东西南北，2019（09）：228.
