论虚拟档案与实体档案的共存与互补

2022.10.01

摘要：落实虚拟、实体档案的共存互补，有助于档案管理工作水平的优化发展。基于此，本文详细阐述了做好档案转化工作、构建互通机制、加强双套管理团队建设、建立集约化管理平台这几项虚拟、实体档案共存互补落实措施，希望能够为档案管理体系的建设提供助力。

关键词：虚拟档案;实体档案;档案检索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.065

在信息化不断加速发展的今天，虚拟化虽然已经成为档案留存模式的主要发展趋势，但其依然存在可靠性不足等缺陷，而实体档案所具备的易鉴定、无法替代等优势，能够有效弥补虚拟档案的不足。因此，应深入分析两种档案形式的共存互补，并采取有效措施，充分发挥两者的优势，增强档案管理效果。

1 做好档案转化工作

1）实体向虚拟转化。为了充分发挥虚拟、实体档案的优势，应做好两种档案的相互转化工作，以落实共存互补，保证档案资料整体的稳定性与灵活性。在此过程中，可以从两个方面入手，即实体向虚拟转化、虚拟向实体转化。其中，在实体向虚拟转化的过程中，档案管理机构要先建立具体、详细的操作程序，然后要求工作者按照该操作程序进行依次操作，确保转化出的虚拟信息资源能够满足后续分类、归集、检索等环节的要求。一般来说，实体档案虚拟化的环节主要包括档案整理、扫描、图像处理、储存、目录建库等，档案机构应为各个环节配置相应的操作标准与要求，以保证各项环节的精准、有效落实，增强实体档案虚拟化质量。此外，还要做好该流程的交接记录单，以确保转化工作的顺利进行。

2）虚拟向实体转化。在实际的档案工作中，由于部分档案记录是由信息化设备所收集的数据信息组成的，因此，其一开始就属于虚拟档案。而这部分档案通常具备容易传输、检索方便等优势，但在法律效用上，因为其不容易鉴定、直观性较弱，所以其在使用上存在一定的限制。为了解决该项问题，档案工作者还要将其进行实体化转化，以增强虚拟、实体共存互补效果。在此过程中，人们可以通过对数字化档案进行检索、提取和打印，然后加盖相应部门的公章，使其具备与常规实体档案相同的法律效用。还可以直接打印出来用作信息对照、现场审核，以保证档案的直观性。此外，在档案的互补共存中，还要注意，应在原始的虚拟档案整理完毕后，及时进行打印，再归入实体档案处管理，为虚拟档案内容提供现实依据，以保证档案信息的可靠性。

2 构建互通机制

1）建立互通的检索机制。为了达到虚拟、实体档案的共存互补效果，档案部门应建立一个两种档案的互通检索机制，确保两者共存互补优势能够在档案应用过程中充分發挥。在此过程中，可以将条码、电子标签等技术引入到机制的建设中，使虚拟档案系统中能够显示实体档案的位置信息，同时，通过扫条码，工作者也可以从档案系统中直接获取档案的概况、编制时间等信息，从而提高档案检索服务水平。以当前政法机关的物联网虚拟、实体档案互通检索机制建设为例，档案工作者为所有的档案文件配备了独一无二的电子标签，并录入到了档案管理系统中。在检索时，工作者通过系统即可查询到实体档案的具体存放位置，然后再用阅读器扫描实体档案中的电子标签，就能够迅速地了解档案文件的种类、密级等基础信息，同时，在归还时，工作者通过扫文件上的电子标签，也能够了解到其存放位置，以便于后期存放管理。

2）建立安全管理机制。基于上述描述，在实体、虚拟档案互通的情况下，档案管理信息系统往往需要承载更多的信息量。因此，为了保证档案信息安全，在建立互通机制的过程中，还要做好安全管理机制的建设，以促进实体、虚拟档案共存互补管理趋势的良性发展。在此过程中，应引入可靠的安全防护软件、防护策略，如电子印章、SSL网络加密传输、USBkey登录验证等，以实现信息传输全过程的加密，预防恶意攻击或不当操作带来的安全问题，同时，还要设置好黑匣子功能，使系统能够自动保存操作痕迹，加强信息安全监管力度，保证虚拟、实体互通机制的可靠性。

3 加强双套管理团队建设

1）做好培训工作。为了保证虚拟、实体档案共存互补管理的有效性，档案机构应当建设一个具备双套管理技术业务能力的工作团队，以适应共存互补条件下，各项日常管理事务的顺利落实。在此过程中，档案管理机构要从培训、人才引进两个方面入手。其中，在培训工作中，为了保证培训效率和质量，可以采用内训软件进行培训，以提高培训工作的便捷性。以当前常见的可支持移动端的内训软件为例，职工只需要安装配套APP，即可直接在培训平台上观看与下载培训视频、接受线上考核、签到打卡等，同时，管理人员还可以通过后台获取职工学习数据，了解培训情况，为后续的培训规划提供依据。

2）优化人才引进。在人才引进方面，档案管理机构应从招聘考核与岗位待遇这两个方面入手。在招聘考核方面，应将信息技术能力、学习能力、责任意识等多个项目纳入考核内容设计中，确保录用人才能够满足实体、虚拟档案共存管理需求。在岗位待遇方面，档案管理机构要积极应对当前优质人才紧缺的现状，并适当优化岗位待遇，保持待遇水平与招聘考核标准的配备。此外，档案管理机构还要基于当前工作者专业水平现状，设置合理的招聘计划，增强团队建设的科学性，促进虚拟、实体档案共存互补管理的顺利落实。

4 建立集约化管理平台

1）集约化档案服务管理平台。在集约化管理平台的建设中，工作者应针对虚拟、实体两种档案形式，建立相应的借阅、归还等服务系统功能，并在平台上进行统一管理，实现两种档案形式的互补共存管理。在此过程中，对于虚拟档案，应先塑造出模糊检索、下载、查阅下载权限限制、实体备份关联等功能，然后为各项功能配备后台管理功能，以及情况数据统计、历史记录等功能，以便于工作者进行日常管理工作。对于实体档案，要建立模糊检索、借阅预约、催还、虚拟备份关联功能等，同时，将各类功能运行时产生的数据、历史记录与虚拟档案服务数据在后台进行整合、分析，为工作者进行统一管理奠定基础，促进档案服务管理的集约化发展[1]。

2）建立智慧档案馆。在虚拟、实体档案的互补共存管理中，工作者可以引入大数据技术、云计算技术、移动端技术等高新信息技术，来构建一个智慧档案馆，实现对虚拟、实体两种形式档案的集约化管理，确保两种档案均可以充分发挥自身的优势。在此过程中，工作者可以基于传感器等硬件设施，将实体档案存放区域，以及虚拟档案建设的配套数据中心机房环境情况，结合楼宇管理信息，进行整合与分析，借助统一的管理平台反映给管理人员，同时，还要建立预警机制，以便于工作者根据潜在的风险信息，采取相应的管理措施，增强档案日常管理效果，提升虚拟、实体档案共存互补水平[2]。

5 结论

综上所述，做好虚拟、实体档案的共存互补管理，能够有效避免数据信息的流失。在档案管理工作中，借助两种档案共存互补措施，可以增强档案互补效果、保证档案文件的有序性、提升档案管理技术水平、优化档案管理效率，从而使档案信息得以更好地投入使用，提高档案工作效用。

参考文献

[1]杨柳.网络环境下档案管理工作创新探究[J].兰台内外，2020，（26）：16-18.

[2]车婷婷.“数字中国”布局下数字档案馆交互服务模式的内涵[J].北京档案，2020，（08）：15-19.

作者简介

阮柳婷（1987-），女，汉族，浙江诸暨市人，助理馆员，本科，研究方向：档案。