探析电子会计档案管理中存在的问题及对策
?韩萍
摘 要：电子会计档案是通过数字设备和环境形成，并使用计算机和网络进行阅读、处理、传输和存储于磁带、磁盘及光盘等设备的，有保存和利用价值的会计数据、元数据、读取平台等会计材料。我国新的《会计档案管理办法》中对电子会计档案的法律地位及管理有了明确的要求及规定。本文将针对电子会计档案的特征及存在的问题进行详细的分析，以及提出相对应的对策。
关键词：电子会计档案;档案管理;风险评估
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.115
电子会计档案主要包括电子账单、电子账簿、电子凭证、会计软件和操作程序，以及银行对账单和其他电子会计材料。电子会计档案是历史数据，是反映和记录企业经济发展的重要基础。关于电子会计档案的法律地位和管理，这在新的《会计档案管理办法》中得到了证实，并提出了明确的要求，指出了实际工作的方向。考虑到电子会计档案的特点，本文积极讨论如何管理电子会计档案，以利于国家经济发展，是也目前档案行业的急需讨论的话题。
1 电子会计档案的管理特征
1）管理对象载体的不耐久性。电子会计档案的载体主要是磁光介质。磁盘载体本身不是耐用的材料，不能永久存储。在储存和使用过程中，外部因素（如外部磁场、强摩擦冲击、不适当的温度和湿度、光辐射）的影响会导致载体材料的内部结构（如剩磁丢失、磁层霉变、底基老化）的变化，导致磁性材料的耐久性降低。目前，磁体的保质期是5到10年。光盘载体的寿命主要取决于存储在光盘上的信息的稳定性和光盘的耐久性。由于环境条件，如空气污染、不适当的温度和湿度、读取设备和不适当的使用，光盘记录层的材料会氧化，造成机械损坏等。磁盘盘基在存储和使用过程中会退化和变形，导致磁盘信息将无法播放。目前，光盘载体档案的保质期通常为10-20年。
2）电子会计档案信息是数字化的，安全性要求高。电子会计档案是由计算机会计系统生成的电子数据，这些数字信息的处理、存储和使用在很大程度上取决于软件和硬件的系统环境，电子会计数据很容易被破坏且修复比较困难。根据电子会计档案的数字管理特性，不同的财务软件和不同的电子会计档案分析电子会计档案管理问题，并采取有效的管理措施确保电子会计档案的安全和凭证的作用。
3）高效的共享性。电子会计档案信息数字化，其传输速度快，存档过程便捷高效。通过对组织流程、业务活动、归档格式、管理流程、存储计划等进行标准化，可以实现数据库的集中管理及共享，不受时间和空间的限制，方便快捷地实现会计信息的访问和使用;也可以促进电子会计档案的开发及挖掘，相关人员可以通过互联网对电子会计档案信息进行分析，建立决策数据模型和决策计划，充分发挥会计档案在经济建设中的重要作用。
2 电子会计档案管理存在的问题
1）电子会计档案收集不完整。电子会计档案包括存储在光磁介质上的计算机系统软件、财务软件和开发文件，以及其他机读会计档案。许多部门一般都实现了会计电算化，但尚未掌握电子会计档案的归档范围，只注意电子会计系统形成的电子会计数据的打印和保存，却对电子会计文档的关键性文件没有及时的归档并保存，导致一些档案信息收集保存不完整，企业电子会计档案的完整性不能保证。
2）电子会计档案管理安全隐患多。电子会计档案的存储和使用离不开网络、计算机、存储和信息系统，但是这些设备也有特定的安全风险。电子会计档案存储介质如果收到了保存环境（受潮、高温、消磁、灰尘）的影响，就会影响会计信息的真实可靠性。如果网络安全防范措施不到位，会计信息也会很容易到改动和泄露。当前很多企业对于电子会计档案的安全管理意识都不强，网络安全管理的技术水平也低，大多电子会计档案的安全保密性系统都未建立好。
3）电子会计档案管理人员素质低，缺乏指导与培训。要做好电子会计档案管理的先决条件：档案管理人员必须具备管理档案的专业知识和技能，另一方面，他们还必须有软件和硬件维护的技能，来支持财务和审计管理、计算机网络安全管理和电算化会计工作。传统的档案存储对管理员的计算机操作和维护级别要求不高，因此管理员的计算机操作和应用程序维护功能不强，电子会计档案的安全存储难以满足要求。目前，电子会计档案存储和管理方面的专业人士很少，而且缺少合格的管理人员。因此，很难保证电子档案的完整性和完整性。此外，单位领导对于档案管理工作意识性不强，没有定期组织人员进行培训，随着时代的变化，电子会计档案管理人员不能满足时代的变化要求。
3 加强电子会计档案管理的对策
1）强化电子会计档案的前端控制和全程管理，确保收集齐全。电子会计档案主要包括主计算机硬盘上的统计数据，以及独立存储的统计数据、会计程序和其他电子记录档案。为了确保电子档案的完整和准确性，必须加强电子档案的外部控制。电子账户的来源和软件系统的设计和开发阶段必须包含在电子档案管理的目标和要求中。明确收集和记录有关电子会计档案的责任范围，并在整个过程中记录电子会计档案的形成、存储和使用，以便在整个生命周期中严格控制电子会计档案。
2）加强电子会计档案风险评估，建立安全机制。首先需要充分认识到电子会计档案的真实、完整性是质量的安全标准，强化电子会计档案管理的安全意识，始终把安全放在第一位。根据电子会计档案管理的适当特征，提高工作人员的安全意识，定期组织培训，加强员工的档案管理技能，全面提高工作人员的信息安全能力。第二，必须定期评估电子会计档案信息安全风险。电子记录档案的创建、传播和保存是有风险的，因此，从保护和电子记录档案的成本和价值来看，必须明确安全防护对象，利用安全风险评估研究电子记录档案中的潜在问题，并确定保护、预防和监测风险所需的安全水平。最后，需要建立相关的电子会计档案安全保障机制。在载体安全方面：选择具有優良品质和高可靠性的载波，严格控制载波存储的环境条件，异地备份;对于硬件实体的方面：多机备份，磁盘镜像，双路专线供电，控制机房温湿度等;针对网络安全方面：加强访问控制，包括使用反病毒软件防止病毒，使用外部备份策略来管理数据备份和恢复，建立完善和强大的安全管理系统。
3）加强技术培训，使得会计档案人员跟上管理要求。首先，所有部门都必须加强内部教育和培训。通过讲座、在线学习等方式，加强计算机培训、会计软件操作、信息安全技术和其他文件管理人员的知识和技能，将这一技能培训作为部门的一项基本任务，并对档案管理人员进行引导和提升。通过这种方式，可以从根本上实现电子会计档案管理的标准化和专业化。其次，配备专业电子会计档案管理人员，不仅需要掌握基本理论、基本方法和处理档案、会计和计算机信息技术，还需要注意根据电子会计档案的特征采取措施和管理信息安全技术，特别是根据不同条件下的存储介质，定期检查、分析会计电算化文件的存储状态，定期对会计电算化数据进行迁移、备份等工作。最后，建立适当的动力管理机制，对档案管理人员进行严格和定期的审查，明确晋升的条件，确保电子会计文件管理的效率和质量。
4 结论
大数据时代的到来，对大型企业的发展和会计档案的管理提出了更高的要求。为了更好地提高财务管理效率的大型企业，有必要充分认识当今时代的特点，与时俱进，并实施电子会计档案管理模式，以更好地促进企业的快速发展。
参考文献
[1]于蔚.电子信息时代会计档案管理的思考[J].会计师，2020（02）：
65-66.
[2]文晓亮.新时期会计档案管理现状及改进对策[J].兰台内外，2019（36）：57-58.
作者简介
韩萍（1976-），女，汉族，辽宁沈阳人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。
