医院办公室文书档案电子化管理方法研究
陈璞
摘 要：隨着计算机技术的不断更新和优化，医院办公也逐渐的朝着自动化的方向不断的发展。电子文件的出现，促使医院办公室的文书档案管理工作变得更加有效且工作效率大幅度提高。本文着重分析了文书档案管理电子化的重要性，并就目前医院文书工作的开展状况提出了文书档案电子化管理的相应的对策。
关键词：医院办公室;档案;电子化;管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.121
作为医院办公室文书工作的重要组成部分，文书档案整理所承载的内容较多，上级下发的政策、人员流动、医院所获得荣誉、资金流动的账目等均包含在内。传统文书档案管理工作主要是在纸质中书写并在人员的操作下完成的。由于档案数据涉及的内容较多且较为繁琐相比于电子化档案管理技术其耗费的时间和精力较多且容易遗失重要的文件、不方便查阅。因此，将电子化的技术引入到医院文书档案管理工作中是推动医院发展，提高医院效益的重要手段。
1 医院办公室文书档案管理电子化的重要性
1.1 提高医院管理的办公效率
随着我国科学技术的不断发展，将互联网作为桥梁来获取信息已成为目前人们获取信息的重要手段，在医院文书档案管理工作中，运用互联网技术不仅能够降低了工作的难度，减少了纸张的浪费也提高了所获取信息的准确度[1]。由于文书档案管理工作中的数据的采集记录、分类、保存等工作是在手工操作中完成是，由于文书档案的工作量较大且人工操作时容易受到外界环境的影响。使得文书档案管理的工作开展的并不顺利。而运用电子化对档案进行管理时，是依赖于计算机进行的，操作的过程比较系统，能够切实的提高医院管理办公的效率。
1.2 加大信息共享和交流的频率
在传统的人工档案管理工作中，医院内部的信息共享的程度较低，大部分的信息被随意的放置，造成了大量的资源浪费和资金的流失，文件信息的查阅工作也变得异常的困难。在计算机技术的帮助下，医文书档案管理工作的开展会更加的便捷，因为智能化的档案管理是目前应用计算机技术于档案管理的重要渠道，在智能化档案管理的帮助下，各类信息间的共享和交流的频率会更加许多，因此档案管理工作的质量也能够不断的提高。相关人员若想查阅信息也只需要利用网络服务平台便能够精准的找到所需的档案。
1.3 增强文件保存的安全性
当文书档案管理工作还未实现电子化建设时，纸质是文件保存的重要载体。文书档案的流失现象层出不穷。若外加的环境稍有变化，纸质档案的安全隐患会不断的增多，无论是火灾，还是潮湿的环境还是小偷的盗取都威胁着文书档案的安全。在计算机网络下此类现象发生的可能性会降低许多，异地备份技术实现网络传输，能够为文件的保存提供安全性的保障。
2 实现办公室文书档案电子化的具体方法
相较于传统纸质文件的档案整理电子文件档案建设所需的办公人员的技术能力要更强。由于电子文件的整理、分类、归档的工作是在计算机中进行的，工作人员不能熟练的掌握好计算技术，就无法熟练的操作计算机，电子档案的数据化系统的操作无法完成，档案数字化的进程受到一定的阻碍，增加了信息资源浪费和人力资源浪费的可能性。办公室档案电子化的工作效率大打折扣。因此，医院的管理人员需要在培训和定期的考核中需要根据医院的当前发展状况和安全档案分类的标准对文件进行划分。并制定一套完备的监督体系来提高工作人员的工作能力和积极性。
2.1 推行文书档案网络化方案
随着网络化进程的不断推进，实行文书档案网络化的方案是推动文书档案电子化的重要手段。全面实现档案网络化所需的设备较多，需要一定的人力物力和财力，因此医院的领导要从长远的角度出发给档案管理提供一定的资金支持。首先，将web作为重要的载体，分散的档案信息资源的衔接会更加的顺利、档案信息资源的使用率也能够大幅度的上升，院内外机构间的交流和作为的途径也会更加的便捷、安全[2]。其次，需要加大宣传文书档案网络化的力度，促使科室领导人员充分认识到档案电子化的重要性，并主动的配合办公室人员利用计算机技术来收集归档工作，即利用相关的电子设备做好扫描、照片等工作并以将扫描后的纸质档案做好电子化的收藏、管理、使用，为档案信息资源的整合和共享工作搭建坚固的桥梁，保证各科室档案归档工作全面实现网络化。
2.2 提高办公室工作人员的专业素质
办公室工作人员的专业素质直接关系到档案管理的质量和效率，对于医院的整体建设和发展有一定的推动作用。若想要全面的实现医院办公室文书档案管理电子化，确保电子化的工作进展顺利，档案工作人员的专业素质首先要过关，因此，医院领导部门需要在各大院校中寻找高素质的档案管理者，加大资金的投入量，更新办公室的工作队伍，定期组织培训和考核工作，促使工作人员能够更好的计算机技术和档案管理中所需要的高科技设备，将档案管理的流程朝着更加规范化和标准化的方向发展。
2.3 建立网络安全防护模式
信息安全所面临的挑战是全球性的，在当前的文书档案管理工作中，外部攻击和内部信息泄露等问题频繁的出现，使得文书档案的保密性受到一定挑战，因此若想实现档案电子信息化管理的可持续发展，就需要意识到网络安全的重要性，就目前大部门的文书档案管理部门的发展状况可知，文书档案部门的网络安全防护模式不够完善，文书档案部门的相关人员可以随意的查看档案信息，黑客攻击、病毒入侵等安全隐患也使得机密信息的破坏现象不断的出现[3]。因此建立网络安全防护模式势在必行。建立网络安全防护的模式不仅能够及时的检测系统管理软件中存在的安全隐患，实现软件的自动升级，还能够及时的了解档案上传和下载时的安全系数在不同的磁盘中加入整理完的电子文件并实现多重加密的方式，严格控制移动存储的内容，将访问权限控制在一定范围。对于保存文件计算机，需要根据计算机的性能定期的更新服务器主机和优化数据库的硬件，提高电子信息数据保存、传输的安全系数。管理人员还要严格把控电子文件和计算机设备的保管的网络环境。确保计算机能够正常的运行，电子文档不被盗取和损坏。
3 结语
综上可知，相较于传统的文书档案管理，电子化的档案管理所具备的优势是其无法比拟的。在计算机技术日渐成熟的时代，医院管理者要顺利时代发展的趋势，结合医院文书档案管理工作的特点，将网络电子设备和科学技术运用到文书档案管理中，让电子化建设全面的引领医院办公室文书档案管理，为医院的进一步发展提供重要的参考依据，提高自身的价值。
参考文献
[1]刘少德.医院文书档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（06）：
57-58.
[2]陈羽.试论信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].兰台内外，2019（11）：37-38.
[3]王晓萍.医院办公室文书档案电子化管理之我见[J].办公室业务，2017（04）：179-180.
