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国外企业档案和企业档案管理研究综述

范文

马双双+吕文婷

摘要：本文从年度、语种和期刊分布三个角度分析了1937年至2016年有关国外企业档案和企业档案管理的相关文献，并以横向时间为发展轴线将国外企业档案和企业档案管理研究划分为起步、发展和成熟三个阶段，并阐述了国外企业档案和企业档案管理研究的历史演进具有理论研究与实践研究并重、多元化社会力量逐步参与、企业档案价值认知不断拓展的特点，希冀对我国企业档案和企业档案管理研究提供有益启示。

关键词：国外企业企业档案档案管理

Abstract： From three angles of the year，the lan？ guage and the periodical distribution， the paper ana？ lyzes the documents about enterprise archives and enterprise archives from 1937 to 2016， according to the horizontal axis of time development. The his？ tory of its development is divided into three stages： starting， developing and maturing. And this paper analyzes the main research contents of each stage， obtains that the overseas enterprise archives and the enterprise archives management research evo？ lution process have three characteristics： the theo？ retical research and practical research are equally emphasized； diversified social forces gradually par？ ticipate； cognition the value of enterprise archives is continuously expanding and brings some benefi？ cial enlightenment to the research of our country enterprise archives and enterprise archives manage？ ment.

Key words： Foreign enterprises； Enterprise ar？ chives； Archives management

一、引言

企业是社会组织的一个重要单元，企业档案作为档案事业的重要组成部分，对其研究首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。我国对国外企业档案的研究始于上个世纪八十年代，当时在档案工作国际交流的推动下，档案工作者在学术期刊上发表了一系列国外企业档案工作考察报告、观感、见闻等，以对美、日两国的企业档案工作介绍居多。这一阶段的研究成果虽然学术性不强，但具有较强的实践性和应用性，为我国企业档案工作提供了有益的经验参考。进入21世纪以来，随着中国档案学国际化视野逐渐拓宽以及信息获取方式日益便捷，这一阶段我国对国外企业档案工作的研究向纵深方向发展，这主要体现在相关的研究内容不再局限于企业档案基础性的管理工作，而是深入到企业档案国家战略[1]、企业档案宏观管理体制[2]、企业档案创造经济效益和社会效益的方式[3]等方面，全方位、立体化地呈现出国外企业档案与企业档案管理的各个层面。

我国学者对国外企业档案的研究成果主要集中在从微观层面分析某一个或几个国家的企业档案发展状况与管理模式，而未将研究视角提高到宏观层面进行分析和总结。尽管国外企业档案管理体制受到国家宏观管理体制的影响和制约，但是各国对企业档案和企业档案管理的研究具有共性，因此本文以第一手外文文献为基础，以宏观层面为视角进行历时性分析，以期把握国外企业档案管理的总体发展脉络，开拓国内企业档案管理的新思路，为我国企业档案管理的发展提供借鉴。

二、文献统计分析

检索WOS、LISA、JSTOR和PQDT外文文献来源数据库，以“企业”和“档案”的不同翻译方式进行词组组配，得到以下检索式：TI=（"enterprise archive*" OR"business archive*" OR "company archive*" OR "es？ tablishment archive*" OR "enterprise record*" OR"business record*" OR "company record*" OR "es？ tablishment record*" OR "enterprise file*" OR "busi？ ness file*" OR "company file*" OR "establishment file*"），共檢索到与主题相关的外文文献487篇。经人工筛选，剔除重复文献和相关度低的文献，共得到有效文献273篇。

（一）年度分布

由检索结果可知，国外企业档案和企业档案管理研究始于20世纪30年代，由于文献年份跨度较长，为了清楚地呈现国外企业档案和企业档案管理研究的文献年度变化情况，本文以5年为一个时间节点，将其划分为15个时间段，从图1可以看出，国外企业档案和企业档案管理研究文献数量总体呈曲线分布，其中1981-1985年共有52篇，是文献分布较多的时间段，根据文献数量抛物线分布规律可将其划分为1937-1970年、1971-2000年、2001-2016年三个阶段。

（二）语种分布

语种分布情况可以在一定程度上反映文献的国家分布规律。如表1所示，该主题研究文献共包含12种语言，说明全球范围内研究企业档案和企业档案管理的国家和地区众多，研究企业档案的重要性普遍得到认可。其中以英语语种最多，共有241篇，占总文献有效样本量的88.3%，由于英语是世界上使用最广泛的语言，以英语为主要语言的国家和地区重视企业档案研究的状况也更为普遍。除了英语之外，也出现了外文文献相对数量较多一点的德语、荷兰语、法语等语种，可以看出该主题的研究集中于欧洲发达国家，这与它们成熟的企业档案管理实践密切相关。

（三）期刊分布

国外企业档案和企业档案管理研究文献类型主要有期刊论文、学术论文和会议论文等。其中，期刊论文数量252篇，占总有效样本量的92.3%。本文选择文献数量分布排名前八的期刊进行统计。由表2可以看出该主题的期刊分布有两个显著的现象：第一，载有该主题文献的期刊涉及不同的学科，以档案学专业期刊为主，美國的档案学期刊《美国档案工作者》是载文量最多的期刊，共65篇，占期刊总量的25.8%，次之的是英国的《档案工作者协会杂志》，共18篇；第二，《商业历史》和《信息管理协会会报》载文量位列第三和第四，说明国外企业档案和企业档案管理研究注重与其他学科的交叉融合，拓宽了其研究范围和研究视角。

三、研究内容的历史性梳理

国外企业档案和企业档案管理研究可以追溯到20世纪30年代，研究成果以横向时间的发展轴线为视角，依据不同时期的发展特点可将其发展历程分为注重企业档案微观管理的起步阶段、注重企业档案宏观管理的发展阶段和注重企业档案信息化管理的成熟阶段。

（一）20世纪30年代——20世纪60年代：起步阶段

最早有关企业文件管理的论述是1937年10月美国历史学家Hower Ralph M.在《商业历史协会会刊》中发表的《企业文件的保存》一文，该文主要阐述了四个方面的内容：第一，从企业、历史学家、社会公众三个角度阐释为何要保存企业档案；第二，有关企业购买、生产、发明、人事、销路和广告等不同类型的档案应如何进行选择和保存；第三，建议通过集中管理、立项和择样等方式来保存企业档案；第四，保存企业项目档案的执行需要立即开始。[4]该文探讨了企业档案和企业档案基础管理工作的重要性。从这一阶段的相关研究来看，关注企业档案的重要性和必要性，企业档案的基础管理工作，企业档案在图书馆的保存等方面的内容。

1.企业档案的重要性和必要性。Chaloner从经济学的角度讨论企业档案保存的标准，认为企业档案作为经济史的源头，对企业档案的选择性保存具有特殊的借鉴意义。[5]Davidson认为企业档案包含的历史信息对公司、历史学家和公众具有重要的教育价值，进一步探讨了管理企业档案的必要性。[6]

2.企业档案基础管理工作。Oliver Holmes认为不同的企业政策有很大差异，迫切需要对当今大公司的档案政策和实践做调查研究，并且建议在公认的工业区通过行业或管理贸易协会建立合作托管中心。[7] King认为活跃企业的文件是很难获得的，因为企业通常宁愿保留或销毁文件，而不愿将信息泄露给竞争对手。最常见的企业档案是那些已经倒闭的企业，因此收集企业档案时应具备耐心、勤奋和坚持不懈的品质，以获取不同类型的企业历史文件。[8]

3.企业档案在图书馆中的保存。Chaloner认为1920年之前，英国在过去250年的经济生活中产生了大量来自政府部门的档案、议会调查委员会的报告和皇家委员会的蓝皮书，它们作为具有经济历史渊源的商业记录应在图书馆中选择性保存。[9]Lovett认为1955-1956年美国档案工作者协会企业档案委员会主席和其他成员大都是图书管理员，随着对企业历史意义认识的提高以及企业本身对企业档案的关注，该委员会应开始收集保存在图书馆的企业档案信息。[10]

（二）20世纪70年代——20世纪90年代：发展阶段

进入20世纪70年代以后，国外企业档案和企业档案管理研究得到持续发展，到80年代中后期，受世界经济局势的影响，英国、德国、意大利、西班牙等大批西方国家开始实行大规模的国有企业私有化，国有企业成分日益复杂。相应地，学界对于企业档案和企业档案工作的研究也进入一个新的阶段，研究范围较广、研究主题众多。这一时期的研究内容集中于不同国家企业档案和企业档案管理研究现状，企业档案和企业档案管理研究具体案例分析，企业档案与企业文化、企业记忆的关系等方面。

1.不同国家企业档案和企业档案管理现状。美国、英国、加拿大、澳大利亚、新西兰、以色列、印度、捷克斯洛伐克等国家均有学者发文探讨本国的企业档案和企业档案管理现状。其中，英国和美国的相关文献立足不同视角更具有代表性。Smith和David总结了美国企业档案的发展史，并以表格形式按照时间顺序列出了美国在1943-1979年建立的企业档案馆。[11]Charman和Derek认为英国的一些大公司（Pilkington，BP，BSC）聘请了专业人员来管理他们的档案，档案保管员越来越多地参与指导保留和保管新产生的文件。[12]

2.企业档案和企业档案管理具体案例分析。Green以汇丰集团近期的经验为例，探讨了影响现代跨国企业档案发展的因素，以及跨国企业档案集权的优缺点、档案保存地点的重要性、跨国企业收购政策的激励因素、跨国企业档案与其他保管人之间关系等问题。[13]Sylge和Garland对英国伦敦吉尼斯档案与记录中心的公司档案管理员和文件经理Sue Garland进行采访，对吉尼斯公司所存档案的起源、角色、档案内容、用户查询需求以及获取档案信息的方式进行了讨论。[14]

3.企业档案与企业文化、企业记忆的关系。利用企业档案进行历史学的相关研究成为热点，并上升到企业文化建设的角度，如诸多学者关注马尼托巴省档案馆的哈得逊湾公司档案对研究加拿大历史的作用，其中Simmons在他的学位论文中调查了哈得逊湾公司的档案管理历史，在20世纪早期，该公司就意识到它的历史受到越来越多的学者的访问和关注，其历史和文化也可以成为宝贵的营销资产，因此该公司试图采取各种措施追求企业营销和文化目标。[15]也有学者从历史学的角度关注企业记忆的构建，以更好地发挥企业档案的历史价值。Saretzky和Gary认为美国企业逐渐认识到企业档案对企业历史的重要性，通过口述历史项目构建企业记忆的兴趣日渐增长。[16]

（三）21世纪至今：逐步成熟阶段

进入21世纪以来，随着信息技术的进步以及企业档案类型和数量的增多，国外对企业档案和企业档案管理的研究逐步深入，研究内容也相应的出现了变化。这一阶段的研究主要集中在新世纪企业档案管理的挑战和機遇，信息化背景下企业档案风险管理，企业档案系统和软件开发中的技术应用等方面。

1.新世纪企业档案管理的挑战和机遇。Cobbin认为将先进的数字化技术应用于会计和企业档案，为会计和历史学家创造了新的机遇。他结合澳大利亚注册会计师协会和会计领域学者Raymond Chambers在悉尼大学任期内积累下来的这两类重要的数字化档案，探讨了企业档案面对数字化的机遇、挑战和注意事项。[17]Gray认为应通过更有活力的方式来适应当前企业业务和档案工作的需求，提出支持这种转型的模式取决于两个先决条件：一是，相关业务必须克服传统的档案定义；二是，企业档案不能被视为被动的负担，而应视为财务和制度方面的资产。同时总结强调，纸质档案在互联网世界和“无纸化档案馆”方面仍将发挥重要作用。电子档案容易丢失的特性使得档案学科更加重要。[18]

2.信息化背景下企业档案风险管理。在英国档案管理协会2003年年会，有学者提出用工具来衡量一个企业每个部分的风险和风险的临界点，以降低灾难发生时产生破坏的严重性，文件管理人员的技能和经验是至关重要的，如果运用得当，将为更广泛的档案管理方案带来好处。[19]Seol Moon-Won和Lee Haein进一步探讨了企业档案信息管理的电子证据风险和防范的措施。[20]

四、国外企业档案和企业档案管理研究的历史演变特征

（一）理论研究与实践研究并重

从上述分析来看，国外企业档案管理研究具有理论研究与实践研究并重的特点。在实践层面，20世纪初，随着资本主义垄断经济的发展，欧洲出现了资本主义垄断企业建立的新型档案馆——经济档案馆。德国克虏伯公司于1905年成立的档案馆是世界上第一个企业档案馆，此后，瑞士和荷兰等一些欧洲国家还相继建立了区域性经济档案馆；20世纪中叶以后，大部分的其他欧洲国家、加拿大、澳大利亚等也纷纷开展企业档案管理工作。在理论研究层面，可以了解到，国外企业档案的研究始于20世纪30年代，研究内容点多面广，擅长用案例和数据总结经验，注重从实践视角深化对企业档案和企业档案管理理论的探讨，从对企业档案重要性的意识觉醒到强调企业档案宏观管理再到企业档案信息化建设历史演变的三个阶段来看，具有实践和理论研究并重的特点。

（二）多元化社会力量参与

国外企业档案的管理除了各级档案行政管理部门之外，还注重高校、各类企业档案协会（委员会）以及以营利为目的的服务组织等多元化社会力量的参与。首先，国外非常重视发挥高校在企业档案资源保护中的作用。早在1916年，美国哈佛大学商学院首创系统保存企业文件的[aa1]先例，收录了自十九世纪中期以来有关企业档案的成果和案例，此举得到华盛顿大学、加州大学、科内尔大学的竞相效仿。其次，1925年哈佛成立的商业历史协会、1934年英国成立的商业档案委员会、1938年成立的商业档案委员会等不同协会（委员会）相继成立，作为企业档案学会（委员会）在一定程度上承担着企业档案管理工作的职能，并增加了企业档案工作者的身份认同感。最后，以1951年成立的美国铁山公司为代表的档案业务外包营利服务组织成为辅助企业档案管理工作的有效手段和有益补充。多元化社会力量的逐步参与，为国外企业档案管理不断注入新的活力，也引发了企业档案管理模式的积极探索。

（三）企业档案价值认知拓展

国外企业档案和企业档案管理研究始终关注企业档案价值的探讨，从企业档案的双重价值扩展到经济价值和文化价值。20世纪80年代以前，国外学者对企业档案价值的研究主要体现在双重价值论，即注重企业档案对企业自身的价值和对社会、公众的价值。20世纪80年代以后，有学者提出要把企业档案纳入企业资产，作为企业资产不可分割的一部分。不同种类的企业档案在广告、运营、物业管理、公共关系和教育等方面发挥着市场潜力，充分利用企业档案，可减少企业支出，间接创造企业经济效应，实现其经济价值。其后对经济价值的研究逐步深入。与此同时，有学者进一步指出企业档案和企业历史的深层次关系，企业档案在构建企业记忆、呈现企业发展历程方面具有不可替代的作用，又开始强调企业档案的文化价值研究。国外对企业档案价值认知的不断拓展，有利于企业档案研究内容体系的完善，并发挥着指导企业档案工作实践的作用。

五、启示

与国内相比，国外企业档案和企业档案管理研究早了50余年，其研究内容和范围不断深化和拓展，呈现了较为清晰的发展脉络，其实践经验和理论研究成果对我国具有一定启发和借鉴意义。

1.实践探索和学术研究应同时并举。企业档案和企业档案管理研究的实践性较强，是在科技档案研究不断深入的基础上形成的领域。我国档案学者对国内企业档案管理的研究在管理体制、机构设置、管理过程、标准化和信息化建设等方面已有所建树，但总体来看，相关理论研究要滞后于实践探索。理论研究具有前瞻性和引领实践发展的作用，应加强企业档案和企业档案管理的理论研究，不断促进企业档案和企业档案管理实践的发展。二者应齐头并进，相辅相成。

2.探索多元化社會参与模式。目前，我国企业档案管理主体是企业档案馆（室）、地方各级各类综合档案馆和工商档案管理中心。应妥善消除行政因素的影响，鼓励社会力量参与企业档案管理。国内企业应立足现有的档案管理模式，积极借鉴国外企业档案管理多元主体参与模式，激发企业档案管理的活力。

3.拓展企业档案价值的研究边界。国外企业档案资产理论和企业记忆理论研究较早，而我国相应的研究始于21世纪初期。应积极拓展企业档案价值认知的广度和深度，并构建相关的理论研究体系。国内企业可吸收借鉴国外的研究成果：一是确认企业档案作为企业资产的合法地位，构建中国特色的企业档案资产理论；二是借助企业档案构建企业记忆及其理论体系，传播企业文化。

参考文献：

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