| 标题 | 通讯管线建设项目档案完整性衡量标准及判别方法刍议 |
| 范文 | 田煜 摘 要：完整性是决定建设项目档案质量的基础和前提，是对项目档案进行业务指导、检查验收时重点关注的指标之一。文章结合通讯管线建设项目档案管理工作实践，试对项目档案完整性的衡量标准和判别方法进行探讨，并提出几点注意事项，以期为项目档案的业务指导和验收等工作提供一些借鉴。 关键词：项目档案；完整性；标准；方法 完整性是评价通讯管线建设项目档案（以下简称“项目档案”）质量的基础和前提，在项目档案质量评价体系中占有举足轻重的地位。但由于不同地域、不同行业、不同投资标的项目档案的内容构成千差万别，对其完整性的判断显得力不从心。那么，完整性究竟有无一个客观具体的标准可以参照，有无判别完整性的科学有效的方法，在判别完整性时应注意哪些问题，笔者结合通讯管线建设项目档案管理工作实践，总结了“三个衡量标准、四个判别方法、五点注意事项”，下面就此问题进行一些探讨。 1 项目档案完整性的衡量标准 项目档案完整性是指反映项目建设过程和工程概貌，对维护、管理、改建、扩建等工作具有现实和长远查考利用价值的各种形式的文字、图表、声像等材料的齐全、完整程度。项目档案完整性的衡量标准尽管“仁者见仁，智者见智”，但笔者认为只有同时满足以下三个标准，才能称之为完整。 1.1 归档内容齐全。从宏观上看，归档内容齐全包括两个层面的含义：一是纵向上从工程立项准备到竣工投产各个阶段，横向上包括土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程以及竣工验收归档移交等专业性工作，应当形成的文件材料需完整留下原始记录，不能只完成建设任务却没有同步形成相关项目档案。二是项目各阶段、各专业形成的有保存价值的文件材料应及时收集齐全，进行系统整理后归档。从微观上看，归档文件不能缺张少页、遗漏附件、破损污渍；归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不能缺项漏项。 1.2 载体形态完整。现代技术条件下的项目档案种类多种多样，载体形态各异。在确保传统纸质载体档案齐全、完整的基础上，应注意查看照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体形态的项目档案，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目建设有关的实物档案等是否完整，不能拘泥于收集纸质载体的项目档案。 1.3 法定手续完备。项目审批、工程施工、监理及验收等都应履行相应的审批手续，作为开展各项建设任务的依据。同时，项目档案的法定效用是通过履行一定的生效手续来实现的，没有文件制发单位印章、负责人签字等法定生效手续的文件是不具备法定效力的。一些项目档案存在责任人签名不规范，忽略签字日期和签署意见、遗漏竣工图章等情况，不便于日后的使用和考证。因此，判别项目档案的完整性既要重视审批手续的完备，又要确保其印章、签字等生效手续的清楚、规范和完整。 2 项目档案完整性的判别方法 2.1 对照法。对照法就是对照项目档案归档范围、建设流程和参建单位名单，逐一筛查是否将应当归档的文件收集齐全，如有遗漏应及时采取补救措施。首先，对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等标准、规范，特别是建设项目所属行业制定的归档要求和归档范围，逐项对照归档文件是否齐全、完整。其次，对照基本建设的程序，判断“从工程立项、可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收全过程中”形成的文件材料是否齐全。[1]最后，对照参建单位名单，逐一判断每个单位形成的与其承担的建设任务相关的文件材料是否完整。 2.2 按图索骥法。按图索骥法是指在项目档案管理中根据已有文件提供的线索去寻找另外文件的方法。这种方法主要应用于以下三类文件涉及的线索：①项目档案中的设计文件，包括初步设计、施工图设计、技术设计，或者一阶段设计，都在设计文件说明中列出了设计依据。②项目验收会议文件，包括初步验收报告、竣工验收报告等文件中详细列出了项目建设依据，包括立项、可行性研究、设计等文件的名称及其批准文件的名称、文号和责任者，以及各类合同的签订情况等。③建设单位为内部或外部审计机构提供的项目档案清单中也详细列举了建设过程中形成的主要文件材料名称，为顺利通过审计创造条件。因此，我们按图索骥，顺藤摸瓜，根据上述项目档案提供的线索，逐一验证被提到的文件在归档时是否齐全、完整。 2.3 关联法。建设项目各个程序和环节形成的项目档案有其内在的发展规律和衔接特性，是一个环环相扣、有机联系的整体，通过抽丝剥茧，理清项目档案之间的相互关系，来判断项目档案是否完整，谓之为“关联法”。例如：在竣工件里发现了设计变更的内容，就可以通过关联法查找原设计的相关内容、设计变更的审批手续、设计变更的具体内容、设计变更后的竣工图纸修改或重新绘制情况等，据此判断与之相关的各类文件是否齐全、完整。 2.4 重点关注法。重点关注法是指在项目档案管理过程中由于主客观因素的影响，容易被忽视，或者收集难度较大，在以往的项目档案检查、验收时经常存在问题的一些文件材料，应进行重点关注。具体包括：①项目论证阶段由于尚未正式纳入建设程序，形成的文件材料容易散失，应检查项目论证阶段的文件是否齐全。②委托社会中介机构进行的政府采购招标文件应注意及时收集。③设计基础材料中的地质、地形、气象、水文等材料在完成正式设计后容易被忽视，应收集归档。④设备开箱验收单、出厂检测报告、合格证、安装调测记录等项目档案，常由维护人员个人保管，应把原件归档，复印件供维护人员使用。⑤由于光盘、移动硬盘等新型载体在工程建设中广泛应用，应检查这些非纸质载体文件是否转化为纸质载体，并完整归档。⑥对于引进设备的出境、出国培训考察形成的项目档案，应在培训结束后及时收集归档，避免个人据为己有。 3 判别项目档案完整性应注意的几个问题 3.1 正确处理完整性与归档范围的关系。判别项目文件是否应该收集归档，应以文件本身的价值为依据，而不应片面追求齐全、完整，“眉毛胡子一把抓”，将所有与项目有关的文件材料不论有无价值全部收集归档。在保证项目档案完整性的同时，应剔除以下不属于项目档案归档范围的文件材料：①项目论证调研阶段收集的与项目实施有关的参考资料；②项目招投标阶段产生的投标文件副本及未中标供应商的投标文件等；③项目合同副本；④项目建设期间为保护档案原件而复制使用的一些文件材料等。因此，判别项目档案完整性应把好价值鉴定关，不能顾此失彼。 3.2 正确处理完整性与重复归档的关系。既齐全、完整又精练、实用是“低碳”视域下项目档案管理的目标。因此，我们既要保证项目档案的完整性，又要避免将“两份或两份以上内容和形式完全相同的文件”在一套项目档案中归档。[2]同时，应“综合考虑项目档案的重要程度、移交进馆的要求等因素，合理确定归档套数”。[3]避免重复的纸质文件积少成多，增加档案库房压力，大量重复的电子文件影响网络运行效率和检索质量，造成人力物力的浪费。 3.3 灵活把握非程式化建设项目档案的完整性。建设项目虽然有严格的审批流程和建设程序，但不是所有项目的建设过程都完全按照相关规定执行，对于非程式化的建设项目，判断项目档案完整性时应具体问题具体分析。比如：一些单位规定500万元人民币以下的投资项目可以不进行可行性研究，当然就不存在项目的可研报告及批复文件；《建设工程质量管理条例》第十二条规定的必须委托监理的五种情形之外的建设项目就可能存在没有委托监理合同和监理报告的情况；设备供应商直接负责安装施工的项目可能不存在单独的施工合同等。因此，在判断项目档案完整性的时候应灵活把握，不宜生搬硬套，多与相关人员进行沟通，深入了解项目建设的背景和特点，不至于造成贻笑大方的结局，落下外行的笑柄。 3.4 建立项目档案完整性倒逼机制。如实记录项目建设的过程和概貌，并将有价值的文件材料归档保存是项目管理工作的重要任务。但是，由于项目管理制度不够完善，监理工作不到位，或者一些参建人员偷工减料，导致一些建设任务应该形成而未形成相关的文件材料。比如施工期间的软件功能测试、硬件安装调测等工作进行完了，而没有形成相应的测试记录或报告，导致项目档案不完整。在此情况下，我们应建立项目档案完整性的倒逼机制，务必要求在规定时间内把相关档案补充完整，并完善项目管理制度和流程，避免在以后的项目管理中出现同样的纰漏。 3.5 遵循项目档案完整性的动态变化规律。项目建成后，“随着生产活动的延续，建设项目在使用、运行中不断维修和改造，还会陆续产生一些新的文件，应及时进行补充归档，确保项目档案的完整性”。[4]同时，对保管期满或者项目自身损耗导致失去继续保存价值的项目档案，应在慎重鉴定的基础上进行剔除或更新。因此，正确认识项目档案完整性的动态变化规律，确保项目档案的完整性始终与建设过程和工程概貌相一致。 4 结语 综上所述，综合运用“三个衡量标准、四个判别方法、五点注意事项”，可以形成纵横交错、从内容到形式、从整体到细节的判别体系，为项目档案的业务指导、检查验收、进馆鉴定等工作提供参考和帮助。有利于提升项目档案完整性保障措施的针对性，提高检查、验收项目档案完整性的工作效率和准确性，有助于在确保项目档案完整性的基础上，进一步提升项目档案管理的质量和水平。 参考文献： [1]霍然.浅谈保证工程建设项目档案齐全完整的有效措施[J].黑龙江档案，2013（5）：48. [2]王湘斌.城建档案馆重份文件管理刍议[J].浙江档案，2014（2）：61. [3][4]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998：143、151. （作者单位：中国联通河南省分公司档案馆 来稿日期：2014-04-18） |
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