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数字档案馆环境下企业数码照片档案管理的做法

范文

李斌

摘要：本文对数字档案馆环境下企业数码照片的现状进行了分析，并对数码照片档案的收集、整理等提出了相应的解决对策。

关键词：数字档案馆;企业;数码照片;归档;档案管理

本文根据数字档案馆建设实践，通过对数码照片档案的归档、整理、挂接及利用的实践操作，提出具体管理的一些做法。

1 问题

目前数码照片档案管理存在诸多问题，有的单位数码照片档案归档职责部门不明确，让各部门形成的照片都归档，结果是归档的数码照片质量良莠不齐;将归档的数码照片不按永久和定期的保管期限分开，统一划分为永久，刻一张光盘归档;一组内照片未按典型张选出，同一场景十几张，走入“有照必归”的误区;组照片文字说明拟写不规范;数码照片文件名拟写不规范，在数字档案馆系统中不方便检索利用，等等。

为规范数码照片管理，必须进一步创新管理方式，从归档职责入手，提高归档要求;从整理上下功夫，严守档案规范;从利用上求便捷，方便查找利用。

2 做法

2.1 明确归档范围。《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）中归档范围很笼统，可操作性差，可结合本企业的主要职能活动和工作性质确定具体可操作的归档范围。企业网站上企业要闻及部门动态中的数码照片及文字说明都属于归档范围。

2.2 明确归档责任部门。企业各职能部门形成的照片比较多，但一般都交由负责企业宣传的部门如党建部（或办公室）审核后在网站上挂接，可由党建部（或办公室）第二年一季度将上一年所有挂接的照片和文字说明系统整理后，统一向档案室移交归档。

企业建设项目或技改项目形成的工程照片，可由负责参建的施工单位和监理单位在工程竣工后，经系统整理后向档案室移交归档。

2.3 划分保管期限。《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）4.2指出：数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年，但怎么划分未提及。企业可根据单位职能划定保管期限，如表1所示。

2.4 细化组的命名。《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）5.2.2指出：照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号，也就是说，组号仅标识为四位数，未揭示主题内容。为便于揭示组内数码照片的主要内容，可在组号四位数后加冒号，并注明数码照片的拍摄时间和主要内容。如：0001：20190109 ××电厂召开安全生产委员会2019年第一次扩大会议。0002：20190111××电厂召开领导班子民主生活会征求意见座谈会。0003：20190116 ××电厂召开2019年第一次技术监督会。

2.5 规范组的排列。年度内照片组不多的，如不超过300组，可不分问题或部门，在保管期限内直接按时间顺序排列。如果比较多的，可在同一保管期限内再分问题或部门，在每个问题或部门下再按时间排序，最后再统一排大流小号。

2.6 规范组内数码照片文件的命名。《DAT数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）5.2.2指出，组内照片按保管期限、年度、照片组号、张号、扩展名的格式命名，这样标识，如果组内就一个照片可以，如果多张照片则区分不出每张照片的不同场景，所以应对组内多张照片逐张标识出不同场景。对于组内有多张照片的，文件命名可采用“文件名”+“主要场景”格式，如：C1302-ZP2019-Y-0008-0001大会主席台领导.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0002大会会场全景.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0004党支部×××书记进行了现场述职.jpg。

2.7 照片文字說明宜采用网页宣传稿件文字。照片文字说明可直接采用网页宣传稿件文字，内空翔实具体，将所有第一人称改为第三人称，另存为pdf文件，保存在组文件夹内。下例原为网页宣传稿件文字：

××电厂召开2019年党的建设工作会议

2019年2月21日至22日，××厂在七楼会议室召开2019年党的建设工作会议，总结2018年党的建设工作，部署2019年党的建设重点任务。

厂党委书记、副厂长×××，厂长、党委副书记×××出席会议并讲话。厂领导×××、×××、××、×××、×××、×××参加会议。×××代表厂党委作党的建设工作报告。

会议全面总结了2018年党的建设主要工作。会议指出，……（略）

数字档案馆中著录的文字说明应简单概括，如：2019年2月21日至22日，××电厂召开2019年党的建设工作会议，总结2018年党的建设工作，部署2019年党的建设重点任务。

2.8 档案部门汇总年度数码照片，并编制数码照片目录。档案部门根据年度归档的企业宣传数码照片及建设项目等数码照片，分开保管期限进行组号排列，并编制年度数码照片目录。数码照片目录项目主要包括：序号、年度、照片档号（起止号）、组号、照片张数、照片组题名、拍摄时间（起止）、保管期限、互见号、备注、摄影者、文字说明、归档部门、文件格式、开放状态等。

2.9 导入数字馆系统。档案部门根据数字档案馆中数码照片档案元数据，完善数码照片目录著录项目，并设置好导入数字档案馆系统的对应字段，将编制好的数码照片目录数据导入数字档案馆中，并按要求批量挂接数码照片和文字说明，不需要在数字档案馆系统中重新录入数码照片档案内容。[1]2.10 用户可通过数字馆系统查询利用。企业用户可用户名、密码及权限登录数字档案馆系统对数码照片档案进行检索利用。

3 效果及影响

本文能够解决数码照片档案管理中的实操问题，实现数码照片从归档、整理、命名、电子文件存储、导入数据库到实现线上利用等全过程的管理创新，同时也大大节省了数码照片著录数字档案馆的工作量，提高了数码照片档案的检索利用效率。

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