| 标题 | 提高文书档案管理效率对策探究 |
| 范文 | 摘 要：随着我国经济的快速前进，社会逐步进入信息化时代，提高了对事业单位文书档案管理的要求。为使档案能够更加有效的为单位工作进一步发展提供支持，国家加大了对事业单位文书档案管理的经济支援。如何更好的完善文书档案管理工作内容，完备文书档案的记录与整理，提高文书档案的管理效率，成为了现阶段文书档案管理工作的努力方向。因此，各单位必须正视文书档案管理工作中存在的问题，积极采用信息化技术使文书档案的管理更加细致，为实现高效率的文书档案管理工作而努力。 关键字：文书档案管理；问题；对策 所谓文书档案管理工作，即对单位的活动和事件进行真实的文字记录，根据时间做上标记，然后按照一定的顺序整理与分类，保存与管理。文书档案管理工作在每一个单位的历史发展过程中都有着不可替代的地位，它关系着一个单位的历史记录，单位的每一次改革和发展都能在文书档案中找到记录。因此，文书档案管理工作的进步与发展也是单位管理工作进步的体现。如今各单位开始重视文书档案管理中出现的问题，并积极制定优化方案，提高文书档案管理工作效率。 1 文书档案建设的现状 1.理论与实践的匹配度有待提高 据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所。单位领导对文书档案管理虽然开始重视，但是由于资金支持投入不够，难以满足信息时代改进文书档案管理软件的需要。在日常工作中，职工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的工作进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情下降。由于缺乏一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏规范化的借鉴，没有一个准确的指导，只能凭借一腔孤勇向前摸索。另外，文书档案建设模式的落后使得档案的分类、整理、归纳落后于其他领域，随着档案事业的规模不断扩大，数量也日益增加，档案的内容愈加丰富，传统的档案管理工作模式还是不太适应当前社会的需要。 2.文书档案管理队伍质量需随时代要求提高 目前，虽然大多数的档案管理工作人员都是本科出身，工作与所学专业实现了专业对口，保证了档案管理工作能够有序进行，但是随着信息化时代的到来，进一步加大了对工作人员综合素质的要求，而部分工作人员对现代信息技术及档案管理相关软件的应用不太熟悉，容易造成档案管理工作的安全隐患，进而导致文书档案管理工作的效率和成果落后。另外，由于档案管理是一项相对枯燥的工作，工作程序单一而且琐碎，长此以往，一些工作人员出现工作积极性下降，对工作缺乏热情，为了完成工作而工作，缺乏主动性，拉低了文书档案管理工作的效率。 3.对新媒体技术运用不到位，文书信息保密工作有待加强 社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的文书档案管理，利用现代化信息技术对文书档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是大多单位忽视了对档案管理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成文书档案的丢失，是一个极大的隐患。加之文书档案管理人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子文书档案的保护意识较差，给文书档案管理带来了很多损失。 2 提高文书档案管理效率的新对策 1.加强档案队伍建设，提高档案人员素质 首先，各单位应进一步把文书档案工作纳入下一步的工作目标和建设计划，把引进更多的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。 其次，单位应把文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位管理工作服务。 2.建立健全制度规范，促进档案管理标准化 信息化时代的文书档案管理需要一套全新的管理模式，没有前车之鉴，而且缺乏一套系统化理论化的管理制度及有效的指导。导致文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理建设过程进度缓慢，多走了许多弯路。因此，政府及有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的文书档案管理建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。合理科学的安排档案管理工作的工作流程。另外，还要制定一套监督制度，通过对文书档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。 3.加强宣传，增强全员主动归档意识 单位应加强宣传力度，让全体职工深刻认识文书档案管理的重要性，促进全员职工的文书档案意识提高，全力支持文书档案管理信息化工作，为文书档案工作提供有记录价值的第一手资料。单位各部门应积极配合工作，保证文书档案管理工作的顺利开展。文书档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。 4.规范化归档，保证文书档案的真实性 如今的文书档案管理的信息量是传统档案管理信息量的上百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。对本单位的档案状况进行系统规划，是信息技术在档案管理中的必然要求。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。数字化是档案信息化过程中的一个主要特点，所以要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应坚持矛盾的普遍性与特殊性原则，明确重点，分步推进的原则对原有档案的项目首先进行数字化；要对档案资料做到具体问题具体分析。 5.协调好文书档案与纸质档案的保存双套制 目前纸质档案数字化工作快速发展，国家层面上也进一步出台了档案保存的相关标准和战略规划，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。这是因为纸质化的档案物理上更易于保存，科学维护下保存几百年也不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一的实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录是必须要保存的。而电子文书档案的建立，则是为了安全备份，便于查询和未来的开发利用。在单位的档案建设与管理过程中应该协调好两者的关系，共同促进档案管理质量提高。 6.加快并稳步实现档案管理的数字化管理和应用 面对众多庞大的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的，所以加快实现档案管理数字化的任务迫在眉睫。实现档案管理的数字化可以极大提高档案的利用率，更好的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作，在一些档案中参数不同，成像的质量和效果也就不同。 3 小结 文书档案工作是单位健康发展的重要基础，而档案工作人员的素质是做好档案工作的基础。面临信息化时代的到来，只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对档案实施有力的保护措施，才能推进文书管理效率有条不紊的提高，提升办公室的整体业务素质。 参考文献 [1]曾川.文书档案管理的问题及对策探究[J].科技风，2014，07：248. [2]马妙仪.文书档案管理效率提高路径探究[J].广东科技，2016，10：70-71+65. [3]陈薇.浅谈新时期如何做好文書档案管理工作[J].办公室业务，2012，05：132-133. [4]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2015，05：148. 作者简介 王兴源（1989-），女，云南省红河州，本科，毕业于云南省财经大学，助理馆员，研究方向：档案管理。 |
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