| 标题 | 基层法院档案管理现存问题及对策 |
| 范文 | 刘港辉 摘 要：伴随着社会的不断发展，法院的工作量日益增多，因此对法院档案管理的方式提出了更高的要求，目前我国基层法院档案管理还存在着许多问题。本文阐述了基层法院档案管理的主要特点，说明了基层法院档案管理的主要问题，就提高基层法院档案管理效率提出了几点措施。 关键词：基层法院；档案管理；措施 我国基层法院存在的最大问题便是在档案管理上缺乏科学、合理、有效的手段，导致法院档案的利用率较低，档案管理工作无法有效执行。其中，有关法律档案的使用问题存在着登记疏忽的现象，缺乏有力的监督措施，造成档案无法到期返还，再次使用时存在着诸多不便，档案丢失的情况不在少数。因此，基层法院必须采取相应措施优化档案管理方式。 1 基层法院档案管理概述 基层法院档案主要分为两种形式，一种是为机关单位和领导服务的档案，另一种属于处决刑事案件时的诉讼文书。二者在内容上都有着自己的特点，其中诉讼文书的内容相对较多。 基层法院的日常行为和工作内容都会被记录在诉讼文书当中，而且这种文书形式的档案是独一无二的，如果因长期借阅不还或者是人为损害造成档案内容遗失，对基层法院来说其后果不堪设想。 诉讼文书档案特别针对于犯罪份子，是保证社会安定、和谐的重要文件，我国司法部门亦或是公安干警在侦破刑事案件时通常会用到诉讼文书档案，用来查找相关的刑事信息内容。 诉讼文书档案在管理内容上有着长期有效的特点。我国是法制社会，为了适应社会发展，维护社会和谐，法律和宪法的内容也在不断的更新和完善，诉讼文书档案的内容和数量也在日益增多，有关文件指出，诉讼文书档案的内容是长期有效的。 在管理形式上分为纸质形式和电子形式。现代化社会对基层法院档案管理工作提出了有关要求，使档案管理工作逐渐与信息技术相结合，实现档案管理信息化，多数基层法院已经开始了档案电子化，但是纸质档案也不在少数。 2 基层法院档案管理面临的问题 2.1 档案数量过于庞大 我国的社会经济水平有了长足的进步，人民群众将目光更多的放在了维护自身合法权益的方向上，利用法律武器有效解决了诸多问题，是人民意识水平逐渐上升的主要体现。但是与此同时，诉讼文件档案也在逐渐增多，基层法院人员稀少、配置较低，有限的工作人员无法应付长期堆积的各种诉讼文件，是目前基层法院急需解决的一道难题。 2.2 严重缺乏工作人员 制约我国基层法院档案管理工作的因素，一是不够重视，二是人员有限。据统计，基层法院往往只为档案管理工作配备少数人员，少部分基层法院还存在着秘书兼管理的现象，缺少相对的专业管理人员。我国有关文件规定，档案文件凡超过一定数目时必须按需增加管理人数，但是基层法院并不具备这样的条件，致使档案密度过于集中，为档案管理人员的日常工作带来了巨大的麻烦。 2.3 忽视电子档案的重要性 我国各级人民法院为了与时俱进，采取档案电子化的方式提高档案管理效率，各省、市、县级人民法院可以互通信息、共享资源，但是总体来看，基层人民法院的资金严重不足，专业人员素质水平较低，由于电子档案工作仅处于起步阶段，档案的内容还存在着不完整、有漏洞的情况，甚至有些基层法院对档案管理信息化不求甚解，视电子档案为无物。信息化管理是基层法院，乃至高级人民法院未来发展的必然趋势，电子档案的利用率也会越来高，但是从实际来看，各地区基层法院仍然过度依赖纸质档案，对电子档案缺乏一定的重视程度，录入信息工作也只是流于形式，保存档案意识较差，使档案极易丢失。 3 优化基层法院档案管理方案的主要对策 3.1 加强管理人员职业水平 为了提高檔案管理效率，法院应该对档案管理采取专人专办的措施，面向社会聘用专业档案管理人员，如果基层法院资金过于紧张，也要在薪金待遇上有所提高，调动管理人员的积极性，提高档案管理意识；为了加强管理人员的职业水平，基层法院可以根据自身情况定期为档案管理人员进行培训，丰富档案管理知识，将责任落实到个人，还可以向上级人民法院的优秀档案管理人员取经，借鉴先进的管理方式，完善管理理念，在不断的学习与工作中提高档案管理的工作效率；此外，基层法院内部文书机构的人员也要提高业务水平。 3.2 实现档案管理的信息化 首先，在档案管理上要从传统的方式逐渐向现代化管理方式过渡，纸质档案中的信息内容，要逐步渗透到电子档案当中，使档案文件的管理方式更加具有时效性，同时重要的案件材料也要进行统一规划和整理，确保材料内容能够作为案件执行的主要依据，提高档案的公开性和公正性，使档案便捷、有效，提高工作效率。 其次，档案管理的有关设施也需要逐步改进，比如档案管理室、计算机、清洁设施以及安全锁等都需要完善与强化，采取科学、合理的方式对档案进行管理。 再次，有区别于纸质档案，电子档案的采集、归档、保存都有着一定的差异，比如，电子档案在管理上通常以“年”作为标准，文件内容保存到设备之中，还要将文件内容进行备份，避免丢失、损坏等情况出现。 最后，为了防止电子文件不被盗窃，基层法院档案管理室保存一份，另一部分交由其它地区的机构。针对诉讼档案的管理方式，人民法院必须结合实现情况采取有效措施，使档案管理工作能够有效开展。 3.3 档案管理与制度有机结合 第一，根据相关法律给出的重要指示，基层人民法院在档案的归档、查看、保存等程序上必须严格按照有关规定执行。 第二，将报案与结案进行整合，严格要求审判部门对报案和结案的材料进行审批。 第三，设立严格的规章制度保证档案一定要按期归还，登记后方可进行文件转接，严格遵守归档日期，归档内容要补充完整。 第四，制定一套科学、有效的查阅档案制度，严格遵守内部查阅条令，重视诉讼档案的查阅情况，查阅方需要进行实名登记，并记录下查阅时间所属单位，要求信息完全。 第五，加强通报措施，各基层法院需要将一段时间内的档案返还情况进行资源共享，严格监控有关手续的办理内容。 3.4 开发档案信息资源 第一，提高档案信息的搜索能力，使搜索方式更加便捷、有效。目前基层法院档案的搜索方式还以查阅案号为主，为了改变这种情况，可以在档案返还时标记出与档案内容有关的联动信息，在搜索有关内容时只需输入其中的关键语句即可，使档案的利用率大幅提升。 第二，档案管理人员要撰写登记内容，对法院的日常事务、档案管理的重大革新等事件进行主要汇总，方便档案管理工作的有效开展。 第三，提高分析能力，在查阅诉讼档案时必须做到真实有效，为司法部门的工作开展提供有力援助；第四，诉讼档案的信息内容可以有效促进审判水平的提升，需要职员养成在闲暇之余阅读诉讼档案的习惯，吸取以往的经验，并将审判实例纳入日常撰写的任务当中。为了防止法院声像资料丢失的情况出现，必须对声像资料严格保存，可以交由档案管理人员进行执行，并采取合理的控制手段，使声像资料保持完整性。 4 结束语 人民群众在提高法律意识的同时，也间接为法院工作人员带来了一定的压力。为了提高基层法院的工作效率，必须对档案管理采取有效、积极的改进措施，加强档案的统一管理，提高管理人员的基本素质，制定严格的规章制度，并将档案管理与信息技术有机结合，实现档案管理信息化，是基层人民法院必须解决的问题。 参考文献 [1]周千淇，周超良.基层法院档案管理的几点思考[J].兰台世界，2015（29）：66-67. [2]崔茂文.浅议基层法院档案在执法实践中的有效运用[J].职工法律天地，2016（6）. [3]暴敬伟.法院电子档案管理探究[J].兰台世界，2015，No.484（26）：43-44. |
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