| 标题 | 高校档案信息化建设的思考与对策 |
| 范文 | 肖春霞+刘英姿 摘 要：文章围绕高校档案管理的传统性、复杂性和低效率性等问题展开讨论，对档案管理信息化建设的优越性作了重要阐述，对信息化建设中面临的问题进行较为深入的分析，阐述了档案管理信息化建设的发展方向，并对数字档案馆建设需要重点考虑的一些问题进行了深入思考。 关键词：高校档案；信息化建设；思考；对策 随着计算机技术的日益普及和互联网络的迅速发展，档案信息化建设已经成为我国高等学校亟待需要解决的重要问题。作为高等院校，其档案管理不同于其它企事业单位，主要表现在为：1、档案管理工作涉及面广，涉及教师、学生、教学、科研、基建、设备和日常管理等多方面。2、档案涉及人员流动性大，主要包括学生入学和毕业、教师人事调动等。3、档案涉及种类繁杂，包括教学文档、教师基本档案、学生档案、校史文档和日常管理文档等。针对我国高校档案管理工作存在的这些复杂问题，目前在“985”和“211”等重点本科院校已经得到一定程度的重视，并取得了较好成效，但是高校档案信息化管理的效率依然处于较低水平，其原因主要是没有引起相关责任人员的足够重视，特别是在一些偏远的地方性本科院校。基于上述这些问题，本文主要针对地方性本科院校档案信息化建设中存在的相关问题进行了一些专门的探索和分析，旨在加强和完善地方性本科院校的档案管理信息化。 1 档案信息化建设的优越性 档案作为一种历史传承，在人类历史上扮演着举足轻重的作用。档案是一种重要的历史资源，只有共享才能发挥它最大的价值。但是，档案一直因为其保密的特性和本身所具有的缺陷，导致档案工作“重藏轻用”这个保守观念一直占主导地位。因此，这种保守的观念阻止了档案保管部门和利用者之间的有效沟通，也使得馆内所保存的档案资源的不能发挥其应有的作用，同时，也妨碍了档案工作价值的实现。档案只有在使用中才能显示它的巨大价值；档案馆也只有对馆内的资源进行信息化深加工，在适当的时候以适当的形式呈现给最需要的人，才能体现出档案工作的真正意义和目的。 随着计算机和网络技术的快速发展，人们对社会资源信息化共享的迫切需要越来越强烈，互联网络所具有的共享性、快速性、易操作性和易阅读性等显著特点为档案信息化实现提供了优越的信息共享平台。因此，如何使档案管理工作融入到信息化时代，这是每个档案工作者应该思考的重要课题，也是我们推动档案管理信息化建设的重要途径。通过档案信息化建设，形成优于传统模式的电子档案，这对提高我国的档案管理水平具有重要的推动作用，电子档案的优越性主要表现在操作方便和易于检索、多样形式和生动形象、传递快速和资源共享等三个方面。 1.操作方便和易于检索。为了保持档案的历史原貌，我们可以通過“原始扫描”等方式，利用扫描仪和数码相机等现代化设备，将相关文件完全“搬进”软件系统或平台。其结果是：我们不仅可以看到纸质档案的电子文件格式，而且更直观地实现了原始图文的复制和再现，并且方便携带；电子档案的一个显著特点是检索简便，精确度高，通过利用模糊检索、高级检索等先进功能和最新的计算机技术支持，可以大大提高档案管理的效率、质量和准确性。 2.多样形式和生动形象。随着计算机多媒体技术的应用，电子档案的形式也呈现多样化，文本、图像、声音和视频等多媒体信息即可以单独也可以相互搭配在一起而形成电子档案内容，使电子档案比纸质档案更全面、更形象和更生动，在复制时也不容易出现丢失信息等现象。纸质档案实体复制或拷贝时会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而对电子档案的拷贝和复制，因为电子信息处理技术几乎不存在这些问题，所以复制后得到的电子档案与原始电子档案没有任何区别，并且保存时间更长，也更易保存。 3.传递快捷和资源共享。一份纸质档案限制了在某时某地让能够接触到它的人阅读，但对于电子档案，由于其基于计算机和网络技术的处理环境，不受时间和空间的限制，只要权限允许，利用者可以随时查阅和下载；同时，在一个终端上的电子档案文件也可以同时由网络终端的众多用户同时阅读，使多用户对其进行共享，从而摆脱了时间和空间的制约，大大提高了档案的使用效率和管理效能。 2 档案信息化工作面临的问题 基于互联网的信息化对档案信息资源地开发利用影响较为深远。其一，互联网络为档案信息开发提供了技术支撑，将计算机技术运用到档案信息化管理中，可实现档案资源的数字化、集中化，使信息化档案资源可得到充分利用。其二，档案信息化需求对档案资源地开发利用提出了新的要求。信息技术的快速发展和互联网技术的全球延伸，对档案资源的信息化开发既是机遇也是挑战。基于网络平台的档案资源信息化是档案事业发展的必然趋势，如何高效开发与利用信息化档案资源是当前档案管理工作的重心。对于地方性本科院校，其档案管理信息化建设主要面临以下三个方面问题。 1.提高认识。基于互联网络的档案资源信息化建设是一项长期而艰巨的任务，档案信息化开发就是充分挖掘现有档案资源，使之更好的发挥作用。对于负责档案管理的职能部门及相关领导和工作人员，首先需要高度统一认识，意识到档案管理信息化是高校信息化管理中的一个重要组成部分；其次需要建立便于档案管理信息化的合理机制和模式，保障档案管理信息化的顺利开展。在信息化实践过程中，积极探索新途径、寻找新角度、多方位、多层次地开发电子档案资源，用新颖的方法对档案资源进行整合和开发，建立档案资料的网络平台化，加快档案管理的数字化和网络化进程。 2.规范与标准化。网络技术的迅速发展促进了档案信息的多样化和用户群体的广泛化。由于信息采集的计算机外设（即扫描仪、数码相机等）型号各异，档次参差不齐，采集的数据格式会存在很大的差异性，因此，我们有必要对信息化档案制定相应的规范或对其进行标准化。如果没有一个规范和标准化要求，那么信息化档案会在某些方面存在数据格式或系统的异构性，档案分类编码标准难以统一，档案信息交流的范围广度和可阅读性会受到严重制约，其结果会影响档案管理信息化建设步伐。 3.人才培养。在档案管理信息化建设中，档案管理人才队伍建设是最为核心的任务。现阶段尤为突出的问题是缺乏一批能利用计算机技术进行档案管理的专业人士，缺少能够完成系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航的复合型人才。加快档案管理信息化建设的质量和速度，有必要重视档案专职人员的继续教育工作。 3 档案信息化建设的发展趋势 档案管理信息化建设的发展趋势是建立数字档案馆。数字档案馆建立的主要任务是通过网络互联将若干独立的档案馆整合起来，以实现人们能最大限度地对信息化档案资源的共享，为需要档案信息的个人和群体用户提供便捷和周到的档案资源服务。构建数字档案馆是一项复杂的、庞大的、集各种计算机技术于一体的重要工程，也是展现该高校软实力的一种重要指标，同时，它要求得到学校相关领导和职能部门的重视和支持。针对数字档案馆的建设与应用需求，确保信息化档案高效管理和合法使用，我们需从以下三个方面考虑。 1.网络基础设施建设。数字档案馆要基于网际网平台，仅依靠档案部门单独建立的内部互联网络获取档案资源，不能满足广大用户的实际需求。现代数字档案馆要求：互联网内部各部门都要有连接的网络平台，而外部应具备高速信息传输支持的公共通信网络。 2.进一步建立和完善规范化体系。规范化体系是管理模式现代化的基础，特别是对于互联网环境下的数字档案馆建设，它的存在有利于数字档案馆规范化、管理模式系统化。数字档案馆具有跨部门、跨地域、跨国界的特点，涉及面广、管理复杂、技术强。在规范化方面，我们应该遵循两点：一是规范化管理，辅以制度管理；二是先考虑国际标准，再考虑国家、行业、区域标准。在数字档案馆建立初始阶段，要采用广泛而公认的标准，尽量做到一次到位，避免出现大量的后续维护工作。 3.建立较为健全的安全访问机制。对于数字档案馆，我们尽可能保证其开放性、共享性，但是，也需要保证其安全性、合法性等实际需求。由于网络环境面临黑客攻击、病毒入侵等各种安全问题，数字档案馆中一些高度机密的档案信息存在被他人窃取、修改甚至伪造等各种危险，对个人和社会可以会造成极大的负面影响和危害性。因此，在数字档案馆建立和使用过程中，需要考虑系统所面临得网络安全问题；同时，要加强數字档案馆管理人员的安全意识，确保系统不会因为自然灾害或人为因素造成数字档案被破环。更为重要的是：我们要为用户群体制定合理的访问权限，既能保证档案资源的共享性和开放性，又能保证档案资源不会被滥用，保持档案访问具有的本质特色。 4 结束语 社会信息化需求促使了高校档案管理信息化建设，数字档案馆显现了信息数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化等优势功能。文章通过对档案管理信息化建设的优越性、面临的一些问题及发展方向等三个方面的重点阐述，强调了目前地方性本科院校对档案管理信息化建设的必要性。由此，通过对档案信息的收集整理、数字化处理、高效管理和网络共享，积极开展网络档案服务，拓展档案服务领域，更好地推动地方性院校的档案建设步伐及提升档案服务水平。 参考文献 [1]于元元.知识管理对档案工作的启示[J].档案学研究，2007（2）：3-5 [2]郝竹君.浅谈电子文件档案化管理[J].兰台世界增刊，2010（5）：144 [3]白润连.档案管理信息化建设浅析[J].科技情报开发与经济，2009（28）：107-108 |
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