| 标题 | 浅谈电子档案安全管理存在的问题与对策 |
| 范文 | 李莹 摘 要：随着科技的发展及现代化管理技术的广泛运用，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案。如何保障这些电子档案信息的安全，已成为各企事业单位需要面临的问题。本文结合工作实践，分析了电子档案管理的特性及其在使用和维护过程中产生的安全问题，并提出相应的改进措施。 关键字：电子档案；安全；特性；问题；措施 1 电子档案的特性 电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。 2 电子档案管理工作中存在的安全问题 根据电子档案所采用的载体及使用环境，将电子档案管理中存在的安全隐患分为“硬件”和“软件”两个方面。 1. 电子档案“硬件”方面。电子档案通过磁盘、磁带等载体储存，这类载体成分较复杂，受外界环境影响较大，可能会因天长日久、磁电潮湿、意外事故等因素，而出现档案失真的潜在隐患。也可能与储存空间的介质发生化学反应或生化反应，产生霉菌腐蚀、微生物侵害乃至发霉、变质，会破坏记录信息。这类存贮载体对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等要求较高，耐久性低，易损耗，保存年限低。 2.电子档案“软件”方面。从操作录入方面看，电子档案一般都具有重写性，电子档案都是通过计算机、网络进行录入及查看的，当有修改、变动时不留痕迹，存在着可变性及易丢失性，使电子档案的真实性和可靠性难以保证；从网络使用方面看，由于互联网链接形式的多样性和开放性，网络极易受到黑客、恶意软件等攻击和病毒入侵，使得电子档案存在泄密、假冒、信息失控、信息污染、信息干扰、信息过剩、信息丢失、信息窃取、原始资料被篡改、人为破坏、销毁等不安全因素；从计算机硬件方面看，计算机硬件可能因各种原因发生故障，导致存储在上面的电子档案信息丢失，造成难以挽回的损失。应用程序和系统程序在编程过程中存在未发现的错误和缺陷，也会使计算机在运行过程中出现意外，造成电子档案被修改和泄露。同时，计算机技术的高速发展，使得计算机软件、硬件升级换代频繁，为了保证新旧软硬件具有兼容性，电子档案能继续使用，就必须将电子档案转换成新的版式，转换过程中也可能造成电子档案信息的丢失、失真。 3 加强电子档案安全管理的主要措施 电子档案安全观管理必须强化红线意识，突出问题导向，通过人防、物防、技防等措施不断加强和改进电子档案安全工作。 1.不断提高档案管理人员业务素质。档案工作人员要自觉加强业务学习，积极参加档案定期举办的档案学培训。要有目的地进行相关知识的自学与研究，快速适应电子档案新生事物，掌握新形势下电子档案的安全防护知识。 2.强化档案人员责任落实。在电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类保管和利用等各个环节，分别经过录入、审核、审批、公布、发送等各个环节，都有专人负责。要重视每项工作的具体过程，并将过程一一记录下来，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。从电子档案的源头上保证电子档案的安全。 3.建立健全电子档案管理相关制度。建立健全电子档案管理制度及安全事故问责办法，把兑现责任、追究责任的机制健全起来。 4.加密存储。对电子档案进行加密处理，确保不宜公开的电子档案的非公开性。对电子档案进行加密后存储，没有对应的密钥进行解密，就难以对电子档案进行访问和修改，电子档案的真实性、完整性和安全性得到保障。对档案信息进行签名后存储，可以保证电子档案的可认证性。 5.落实使用者权限的掌控。对电子档案进行用户权限控制，不同的用户开放设有不同的权限，就可以控制用户对计算机中目录、子目录、文件和资料等的访问，有效保证电子档案的安全。 6.加强档案信息操作过程的安全防护。加强加密、签署、防写、身份验证、查杀毒等技术的应用，档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发后的攻击事件加强加密、签署、防写、身份验证、查杀毒等技术的应用，设置访问权限和记录档、防火墙等，不断改善电子档案的网络环境。。此外，档案部门还需要制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相關条文调整，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的依据规。 7.建立电子档案定期备份的观念。将档案信息备份于服务器中或备份于光碟或磁盘中，当计算机信息系统受损或崩溃而导致电子档案信息丢失时，可以迅速完整地恢复数据。 8、配备电子档案专用存储设施。在温度、湿度、避光、防尘、防变形等物理环境和化学环境及生化环境的改善上下工夫，保障电子档案保存年限及使用寿命。 参考文献 [1]胡雪飞.电子档案信息安全管理初探[J]. 机电兵船档案， 2010， （4）：59-60. [2]王德俊.当前国际档案界学术新动态新观点[J]北京档案，2005（1） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。