| 标题 | 浅谈图书馆档案管理工作 |
| 范文 | 卢巧丽 摘 要：图书馆档案是在图书馆工作过程中形成的、具有一定保存价值的原始记录，和图书资料一样，是一种宝贵的信息资源，其所蕴藏的许多信息对图书馆今后的工作有着重要的借鉴价值。近年来，随着信息技术的不断发展，图书馆档案管理方法也得到了极大的创新，这大大提高了图书馆档案管理效率。本文在研究当前图书管理工作现状的基础上，提出了几点意见和建议，希望能够对图书馆的档案管理工作有所帮助。 关键词：图书馆；档案管理；现状；措施 随着信息技术的发展，对于图书馆档案的管理传统的管理模式已经不能再适应当代的发展了，因此，数字化技术在图书馆档案管理中的应用也越来越广泛。但是在其不断的发展中必然会存在一些不完善的问题，所以本文从信息化时代图书馆档案管理出现的问题进行探讨分析，然后提出相应的合理化建议，希望可以为图书馆的档案管理工作提供合理借鉴。 1 图书馆档案管理信息化建设中出现的问题 1.管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。 2.电子档案和纸质档案关系区分不清 随着信息化的时代到来，越来越多的工作都需要运用计算机进行。图书的档案管理工作也不例外，发展图书馆档案管理的信息化和数字化并不是指要取代传统纸质的档案管理建设。发展图书馆的档案管理数字化应该与时代的发展紧密结合，使其更加快捷和方便。但当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘却了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案，也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案，它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。 2 如何有效加强图书馆的信息化建设 1.健全图书馆档案管理规章制度 周密而实用的图书馆档案管理的规章制定，是图书馆档案管理的前提条件，因此在图书馆档案管理过程中，应该不断健图书馆档案管理的规章制度，并制定严格地档案保密制度、档案借阅制度以及保证文件材料归档完整、准确、系统在内的制度体系，这样有利于图书馆档案管理工作的有章可循和有的放矢。比如档案管理人员的岗位职责、档案收集制度、鉴定制度、保管制度、保密制度、借阅制度、销毁制度等等一系列的档案管理制度；明确归档范围，比如业务档案的收集范围、收集内容、鉴别和加工、分类依据、标引规则等；明确归档时间、档案编目标准、保管期限、档案交接程序等等。要搞好图书馆档案工作，须严格遵守档案统计制度，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化。促进图书馆档案工作得以规范且有序进行、确保有保存价值的文件以及其他有关材料不被遗失，使得图书馆档案在图书馆今后的工作中充分发挥作用，为图书馆的建设和管理提供重要的参考价值，为日后图书馆进一步提升读者服务质量提供可靠的保障。 2.完善档案信息服务体系 及时准确地提供档案信息服务是开展档案管理的一个重要目的，因而要着力完善档案信息服务体系。以信息化标准为基础，从图书馆自身情况出发进行信息资源的补充，为跨库检索提供便利。在互联网环境之下，使档案的目录、内容及编码呈现一体化。积极推进档案制度的建设，促使档案管理数字化更加科学规范，投入力度进行数字系統的维护与管理，并发挥监控的功效，使数字系统的运行更加可靠。为了满足公众对信息质量的高要求，需要改变资源开发的手段，提升知识含量，使档案信息形成一个全面的体系，从而提升信息服务水平。另外，在主管部门对档案管理的要求之下，将档案系统的维护工作进行外包，使其运行更加规范，公众在使用档案信息时也更加便利。 3.完善图书馆档案管理的配套设施 如果要真正的实现图书馆档案管理的信息化就必须要有科学完备的数字化设施作为良好的支撑，要求我们必须加强图书馆的硬件设施建设，做到软硬两手抓，以更好的促进图书馆的档案管理工作。在硬件方面，必须要建立相关的数字化设备体系，其中包括计算机、交换机、视频音频信息采集设备、扫描仪设备、服务器等，在建立起这些设别以后还需要对这些设备进行相应的跟踪和检测，在发现设备出现落后时立马对其进行升级。而在于软件方面就是需要对图书馆档案管理的数字化建设中建立出一套相应的数字化管理系统，第一需要建立的就是就接收和采集系统，这个系统主要的目的就是保障档案的真实、可靠性，其中就包括接收各部门的移交的电子档案、电子目录、档案资料征集、工作管理等，在接收后再对其进行适当的管理。第二点需要建立的就是管理的储存系统，这个系统主要的目的就是保障档案的安全、完整性，其中包括档案资料的动态管理、数据安全和维护、办公自动化管理等。第三点需要建立的就是开发利用系统，这个系统的目的就是为了实现档案管理的网络化，其中就包括档案的登记、调卷、加工、编排、检索、档案信息网站等。 4.加强各部门之间的联系 国家整体图书馆建设，要想不断的向前发展就需要我们建立一个统一的图书馆运营体系，加强各个部门之间的联系。现在普遍存在的现象就是图书馆发展不平衡的趋势越来越明显。特别是随着一些信息化技术的引进，使得一些图书馆在档案的整理和分类以及计算机存储量的差距越来越大。所以为了有效的解决这些问题，就必须加强各个部门的联系，实现图书资源的共享，保障各个部门的图书资源的稳定性和完整性。并随着我国三网融合的趋势，要有效的利用好网络建设、电视建设以及手机建设的融合发展。以便更好的为群众提供优质的文化服务。 5.注重档案管理人员的综合素质 图书馆档案现代化管理属于一种人与机的结合系统，图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分，其地位与作用是非常重要的。首先，提高管理人员的档案意识；其次，注重复合型人才的培养，有步骤、有计划地对管理人员进行在职培训，提高图书馆专业知识、档案管理知识。培养管理人员的责任心。较强的钻研能力、良好的专业素质、熟练应用计算机、良好的人际交往能力也是不可或缺的。只有这样才能有效解决档案信息化过程中所遇到的各种问题，才能依托现代化图书馆这个平台，建立面向用户的全方位服务系统和高效便捷的沟通平台，提供快、准、稳的信息服务。 3 结束语 在数字化、信息化不断发展的新的历史条件下，加强图书馆的档案管理的信息化建设显得尤为重要，这不仅可以有效的提高图书管理工作的效率还更加有利于图书借阅者的多元化需求。因此必须建立健全档案管理制度，加强档案管理人员专业培训或引进专业档案管理人才，这样才能提高图书馆档案管理水平，提升图书馆服务质量。 参考文献 [1]韩建革.浅谈档案信息化管理中的安全管理[J].办公室业务，2013（09）. [2]尹宝君，范宏.如何规范高校档案信息化管理[J].科技创新导报，2011（20）. [3]张晓芳.小议如何加强档案管理工作现代化的进程[J].价值工程.2010（03） [4]张小慧.高校图书馆档案优化管理探究[J].办公室业务，2014.2. |
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