| 标题 | 新形势下电子档案管理存在的问题及对策 |
| 范文 | 摘 要：随着时代的不断发展和变迁，我国已经迈入了信息时代，人们的生活方式、娱乐方式、和工作生产越来越离不开电脑，甚至连各种档案的管理方式也发生了质的改变——由纸质档案管理转变为电子档案管理。现今社会，电子档案凭借自己的优势逐渐成为企事业单位中主流的档案管理方式，但是人们在应用电子档案管理的过程中，也出现了很多类似档案遗失、档案被盗取等问题。因此，为了更好的改进和解决这些问题，促进电子档案的有效管理，本文分析了电子档案管理过程中存在的各种问题并且提出了一些改进方案和对策。 关键词：档案管理；电子档案；问题分析；新形势 1 电子档案管理及其发展概况 随着信息时代的到来和计算机在人们日常生活中的逐渐普及，人们的生活方式也慢慢发生了改变，档案管理方式的改变也是其中的变化之一。 最早的档案管理方式要追溯到古代，例如有名的《史记》等著作，就可以算作是古代的档案管理。当时由于技术的限制，还没有出现造纸术之前，档案文字的载体大多是竹片，然而使用竹片作为档案的记载和保存有两个明显的缺点：第一，竹片太重，不利于档案的搬迁和运输；第二，竹片较大较厚，会占用很多存储档案的空间。 后来随着经济的发展，人们开始使用纸作为档案的载体。纸，轻便且薄，这很好的规避了之前管理方式中档案载体厚重和占用太多空间的缺点。因此，纸质的档案在企事业单位中存在了相当长的一段时间。然而使用纸质的档案，人们在对其进行保存、收藏的过程中也发现了很多的问题：1、纸容易变质。当纸质档案需要保存很长的一段时间时，我们会发现作为档案的载体，纸存在着变质的问题。纸变质后会出现发黄、发霉、易破损等问题，严重的影响了档案内容的完整性和安全性。2、纸质档案占用空间。纸质档案和竹质档案相比，虽然可以减少很多储存档案的空间，但是当档案一多起来，很多单位就不得不单独设置几间档案储存室来放置档案，严重浪费资源。 随着进入信息时代，电子档案的出现完全规避了前面档案载体存在的缺点，使档案管理迈入新的里程碑。电子档案较传统的档案具有一下几个明显的优势：1、永久保存。电子档案被保存在计算机中后，只要不被人删除就能永久保存，这是任何材质的档案载体都不能比肩的。2、不占用储存空间。电子档案是被保存在本地计算机或者网络中，它不具备现实物质的形态，是一种虚拟的形态，自然就不会占用地理空间。3、不受时空的限制。电子档案被储存在计算机中上传至网络后，只要输入正确的账号密码，不管你在哪里都能提取档案，这样就能使各部门间档案共享，加强部门之间的合作。 虽然电子档案管理具有很多其他传统管理方式不能相比的优点，但是电子档案管理也具有很多自身独有的缺点和问题。 2 电子档案管理存在的問题 （一）电子档案信息容易泄露 前面提到电子档案不受时间空间的限制，在网络上输入正确的账号密码就可以查看电子档案。因此，很多不法分子就凭借电子档案的这个特点，使用各种方法破译账号密码，以此来窃取档案。 （二）电子档案被篡改后不易察觉 由于电子档案的载体和传统的纸质等材料完全不同，电子档案的载体的虚拟的，因此当电子档案被人恶意篡改后，不像纸质档案那样会出现涂抹的痕迹，容易被人发现。电子档案被篡改后，不会出现任何痕迹，因此工作人员也就很难发现问题，给电子档案的真实性建立了很大的挑战。 （三）管理人员的计算机能力不高 现在普遍的电子档案管理人员的计算机能力只能达到能熟练操作计算机，但是对于计算机编程等高级操作的能力比较匮乏。这就造成了当[1]电子档案正在被黑客攻击或者病毒入侵时，电子档案的管理人员不能及时做出防范，导致电子档案遭到破坏。 （四）电子档案管理制度不完善、标准不统一 虽然现今电子档案在我国的企业单位中已经应用普遍，当时电子档案在应用的过程中依旧存在管理制度不完善，标准不统一的问题。首先，对于电子档案管理，国家还缺乏比较完善的法制法规来规范，因此某些不法分子也可以钻法律的空子窃取或破坏电子档案。其次，单位在进行电子档案管理过程中，没有统一的标准，例如统一的格式、统一的存放地址等，因此管理人员在工作中存在很大的随意性，给电子档案在往后的查找、保存过程中造成了很大的不便。 （五）单位对其管理的安全性不强 大多数企事业单位在进行电子档案管理时，把电子档案上传至网络后就忽略了提升档案的安全性，例如给档案加密等行为，造成电子档案在上传和保存的过程中极易出现被窃取和泄露等问题。 3 对电子档案管理的建议及对策 （一）档案管理的标准化、制度化 首先，企业单位在进行电子归档过程中应该制定一个统一的标准，以便于档案管理工作人员在进行归档的过程中作为标准参考，避免出现归档过程中的随意性。其次，把其他先进的电子档案管理经验和自身单位相结合，制定出一个科学、合理的电子档案管理制度，提升工作人员在管理过程中的科学性和工作效率。 （二）对电子档案进行备份等应急措施 由于电子档案自身的特殊属性，电子档案需要保存在公众网络中，不像传统的纸质档案那样的保存地点实在一个具体的空间内，虚拟的网络空间任何人都可以进入，因此电子档案的安全性遭受着严重的威胁。[2]电脑黑客可以利用先进的计算机技术，入侵企事业单位的电子档案中，对电子档案进行窃取和篡改，因此对电子档案进行备份等应急措施可以在档案被窃取和篡改后恢复原本的档案，最大限度的保障档案的完整和安全。 （三）加强电子档案储存的安全性 大多数企事业对电子档案进行储存的过程中，只会设置账号和密码，然而对于技术较高的黑客来说，破译账号密码相对轻松容易。因此，建议各企事业单位在进行电子档案储存后，对电子档案进行一些防盗等安全措施：设置双重密码、使用密码+其他方式一起才能打开档案的方式、使用一些保护程序或软件。 （四）对档案管理人员进行技能培训 现在大多数电子档案管理人员的计算机技术不强，只会基本的电脑操作，当出现电子档案泄露等安全问题时不具备应对处理的能力，使电子档案管理的安全性得不到保障。因此，单位应该对电子档案管理人员进行计算机相关的专项技能培训，提升管理人员的专业技能素养，使其在面对电子档案面临风险是能够做出及时的应对，能够尽快的止损，最大限度的保障电子档案的安全。 4 结语 在现代社会中电子档案有着其他档案不能比拟的优点，然而也同时存在着很多问题。现今社会的企事业单位对电子档案的使用已经逐渐普及，因此，企事业单位应该更注重电子档案管理中所存在的问题，不断改进，不断优化电子档案管理方式。在这个不断信息化的社会中，我们既得益于它的技术革新所带来的便利，也要重视这个过程中所带来的风险。在这个新形势下的电子档案管理过程中，我们要不断的完善电子档案管理的制度和标准、不断提升管理人员自身的技术素养、提高单位对它的重视程度、做好备份等应急措施，最大化的提升电子档案的安全性，使越来越多的单位能够得益于这项新形势下的档案管理方式。 参考文献 [1]杨鑫.再谈电子档案管理存在问题及有效措施[J].山东工业技术，2014，（20）：254-255. [2]刘玮.现代电子档案管理存在的问题及解决措施[J].办公室业务，2012，（11）：35-36. 作者简介 徐艳红（1975-），女，汉族，河南漯河人，大专，初级，研究方向：档案管理从事的工作：档案收集、整理、借阅、统计、利用。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。