| 标题 | 合肥轨道交通项目档案特点与管控实践 |
| 范文 | 席克平 摘 要：轨道交通项目档案不仅反映了项目立项、勘察、设计、招投标、施工、监理等项目建设的全过程，而且在项目建设营运、维修维护、维权审计及后续项目改建、扩建等过程中发挥非常重要的作用。本文从合肥轨道交通项目档案管理实践出发，针对轨道交通项目档案特点，提出了相应的管控措施，以期能为后续线路的建设及其他城市轨道交通项目档案管理工作起到一定的借鉴和促进作用。 关键词：轨道交通；档案；管控 近年来，随着我国城市化进程的不断加快，轨道交通建设也步入了快速发展的阶段，截至2017年12月31日，中国内地累计有34个城市建成投运城市轨道线路5021.7公里，当前合肥地铁运营线路2条，在建线路6条，近期规划15条。轨道交通项目涉及面广、投资巨大、专业复杂，建设周期长，参建单位多，档案人员流动性大，如何确保项目档案资料收集完整、齐全，整理符合规范要求，做好轨道交通项目档案过程管控尤其显得重要。 1 轨道交通项目档案特点 （一）轨道交通项目参建单位多，档案数量大，载体种类多 轨道交通项目不仅有主体工程，也有附属配套工程，涉及勘察、设计、土建施工、机电安装、系统设备等多个领域。参加工程建设的单位有设计单位、施工单位、监理单位及供货单位等多达上百家，因而形成的工程档案资料也是种类繁多，数量巨大。以合肥轨道交通1号线线为例，除了有以普通纸张作为载体材料外，还有纸质扫描件、数码照片、制成照片的感光材料及录音、录像的视频资料、光盘、半导体存贮设备、实物等。当前不完全统计共入库纸质档案14000多卷，20多万件，照片档案200多册，纸质扫描件、照片、视频光盘130多张。 （二）轨道交通项目建设周期长，人员流动频繁，综合协调难度大 国内地铁的建设速度，从开工到通车，总体上可以分为地铁的前期建设规划、国家审批、项目融资、项目建设四个大的步骤，建设周期较长，一般有 3～5 年。由于建筑施工企业本身的组织机构是随着地铁建设项目的发展而产生相应变化的，一般情况下其人员组成是按照工程建设项目的具体情况而制定的，在工程完工后或者收尾前与该工程相匹配的员工结构会进行新一轮的调整，从而更好的适应下一个工程项目，导致人员流动性大。因建设周期较长，人员流动频繁的特点，造成项目档案的形成周期也较长，资料的收集、整理难度加大。又由于地铁项目建设涉及到交通导改，管线迁改，拆迁、与电力、铁路部门的综合协调等，有的标段甚至一年未能施工，为赶进度，最后导致只重工程现场进度，轻视资料整理工作，往往在竣工验收后，再重视资料的移交工作。 2 轨道交通项目管控措施探索 （一）提前介入，源头控制 公司档案部门参加招标文件的审核工作，在招标文件中设立专门条款，明确规定参建单位项目文件管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、合同解除后项目文件的处置及违约责任等内容。监理合同条款明确规定监理单位对施工文件完整性、准确性的审查责任。还约定竣工文件验收不合格的不得进行工程竣工验收，不予结算工程尾款。 （二）参加中标人约谈和交底会 根据公司质量管理办法及档案管理制度的相关要求，公司档案部门参加中标人约谈和交底会。（1）告知参建单位包括勘察、设计、施工、监理及第三方巡查、监测等单位各自职责及相应的权利、义务，明确轨道公司档案归口管理部门；（2）要求指定一名领导（一般要求项目经理、常务副经理、总工、总监等担任）负责项目档案的收集、整理、归档工作，同时配备一定数量的资料员/档案员，要求保持队伍的相对稳定，如有变动应提前向档案部门备案，并做好交接，交接不好不准离岗。（3）明确归档范围、适用标准、规范、套数及归档时间；（4）明确档案一票否决制，档案验收不合格不能通过竣工验收，不予支付工程款项。 （三）建章立制，组建档案管理网络 合肥轨道交通1号线是安徽省第一条地铁线路，在本省没有先进的档案管理模式可以借鉴，在全国也没有规范性的行业标准可供参照，大量建章立制工作从零开始。为了使公司项目档案管理工作迅速步入正规，先后派档案人员到深圳、广州、无锡等先发城市去调研学习，最终制定了合肥轨道交通项目档案移交细则等多项标准规范，使档案工作做到有章可循，有据可依。同时为了便于沟通管理，使信息传达更加畅通，公司各部门均确定了1名兼职档案员，具体负责本部门档案的收集、整理和归档工作，各参建单位明确档案负责人和档案管理员各1名，具体开展项目档案管理及收集整理工作，形成了以档案部门为主、各部门齐抓共管、业主代表、各参建单位配合实施的档案管理工作网络。 （四）注重業务培训，落实归档要求 由于城市轨道交通工程庞大，技术复杂，涉及土建施工、机电安装、装饰装修、弱电工程、系统设备等诸多专业领域， 牵涉到勘察、设计、施工、监理、供货商等参建单位上百家，因来自全国各地各行各业，受当地行业标准的限制，工程资料收集程度、整理水平参差不齐，做法也大不相同。为把合肥轨道交通项目档案验收标准和归档要求落实到项目管理中去，公司定期邀请省、市档案局、城建档案馆及轨道公司有经验的档案员担任主讲，从收集范围、整理标准到具体归档、移交要求及后期档案数字化标准、导入档案系统模板格式、常见的一些问题等进行详细讲解，并现场答疑，为后续地铁项目竣工档案的编制移交打下了坚实的基础。 （五）以考核促管理，加强过程管控 公司特别重视项目档案管理工作，将项目档案管理作为每月月度考评和半年综合检查六大检查模块之一，并占整个权重的20%，进行考核评比。根据施工进展情况，抓住关键节点，对参建单位项目档案的形成质量、收集情况，是否规范整理等有针对性的进行检查，并以档案检查通知单的形式下发到参建单位，要求其对存在问题进行限时整改。公司档案部门并依据检查情况，进行考核打分，报安质部汇总，对考核后并将项目档案管理工作纳入到合肥市轨道交通项目信用评价考核体系，与后续招标挂钩，确保参建单位重视档案管理工作，保证项目档案工作与项目工程建设同步，及时规范做好档案过程收集、整理、归档移交工作。 （六）强化监理、业务部门审核职责，杜绝不合格档案入库 档案部门参加各（子）单位工程竣工验收，通过省、市档案局、城建档案馆、地铁质监站、业主代表、监理单位对归档的工程档案资料层层把关，确保形成的工程资料符合归档要求。首先施工单位对形成的项目文件先进行自检，在自检合格的基础上，由监理单位进行审核，符合归档要求后，出具项目文件归档专题质量审核报告。然后公司工程（技术）部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等文件的完整性、准确性、系统性进行审核把关，并形成记录。最后公司档案部门对档案分类的科学性，组卷、排列的合理性，编目的规范性等进行审核把关，并签章确认，坚决杜绝不合格档案入库。 （七）尾款控制 为了确保已竣工的档案资料按时归档，在参建单位竣工支付审核时，确定了财务部门必须在得到档案部门关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度，保证了竣工资料的归档率达100%。 参考文献 [1]吴宝康.论档案学与档案事业[M].南京：南京大学出版社，1988. [2]米芳.试析城市建设重点工程项目档案的特点及其管理[J].贵州档案，1994，19-21. [3]杨芳.兰州轨道交通档案归档特点及管控体系探索[J].甘肃科技2015. [4]DA/T28-2002.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范. |
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