| 标题 | 科研单位档案管理的信息化建设分析 |
| 范文 | 摘 要：社会信息化程度正在逐步增强，档案管理的重心也逐步向信息化方向迁移。档案管理信息化是科研单位档案管理创新发展的必然选择，是时代发展的要求，也是科研单位提升档案管理成效，推动单位改革进步的巨大推动力。科研单位要关注档案管理方面的信息化改革，保证科研单位的管理和发展顺应信息化时代发展的潮流以及与科研单位的进步步伐趋于一致，确保科研单位在现代化档案管理的支持之下获得更大的发展。 关键词：科研单位；档案管理；信息化建设 信息化时代为整个社会带来了巨大的变革，信息技术开始广泛渗透和应用到各个领域，也成为各个行业创新发展的重要途径，那么科研单位的档案管理工作也不例外。档案管理是科研单位管理体系的重要环节，这些宝贵的档案信息不仅仅是科研单位发展和研究的重要成果，还能够对社会进步和国家建设带来深远影响。科研单位要将信息化技术的应用作为创新档案管理的重要工具，结合单位档案管理和应用的需求提出信息化建设的方案。 一、科研单位档案管理特征 科研单位本身和其他的单位相比就有着一定的特殊性，在国家科技进步和发展当中发挥着重要作用。而科研单位的档案管理工作更是具有不可替代的价值，能够有效配合科研单位的改革发展，同时还可以为国家科研事业的全面进步提供良好的服务支撑。科研单位档案管理的主要任务是对科学研究过程当中生成的档案信息进行细致划分和归类和归类，分析与研究不同种类科研档案的保存和应用需求，为档案信息的借阅、管理以及应用打下坚实的根基。当前，我国的科研工作正在稳步实施，科研单位在科研工作当中生成的档案资料也在持续增加，进而加大了档案管理的任务量和管理难度。面对这样的工作现状，科研单位从根本上改变过去落后的管理思想，坚持与时俱进和大胆创新，推进档案管理的信息化变革。 二、科研单位档案管理信息化建设的意义 2.1提高档案管理效率 在科研单位的日常研究工作当中为持续性的生成大量的档案信息，而信息内容会涉及到方方面面，即使是将信息存档之后还有可能被多次查看、借阅以及完成日常维护管理工作。随着时间的推移，档案重要性、质量等因素的变化，科研单位的档案还会出现一定的变动。科研单位的档案管理工作队细致性和工作效率的要求较高，如果单一依靠人工管理的话会降低工作效率，难以满足高效服务的要求。而在档案管理信息化实现之后，则能够有效解放人工操作，提升档案管理效率。 2.2提高档案管理质量 长时间以来，科研单位的档案管理工作都依靠人工处理方式完成，而在人工处理的条件之下很多时候提供的档案信息并不能够满足科研人员的科研工作处理需要，还需要展开新一轮的查找工作。所以档案会被频繁使用，那么原始文件的损耗率就会大大提高，甚至出现档案丢失等不良后果。所以在传统的档案管理模式下，科研单位难以确保档案管理的质量，而用信息化方式进行档案管理的话，则能够明显提升档案借阅应用的针对性以及维护工作的全面性，从根本上提高档案管理质量。 三、科研单位档案管理信息化建设的措施 3.1积极树立档案管理信息化意识 要想保证科研单位档案管理信息化建设的质量，确保各项实践活动的有序展开，其基础和前提条件是要保证信息化意识深入人心。首先，科研单位领导要树立正确的思想认识，也就是明确档案信息化管理的突出价值，并在正确思想的引领之下调整档案管理战略方案，深化档案管理的信息化程度。其次，科研单位要拓宽档案管理信息化的宣传渠道和宣传范围，从而有效传达以及推广信息化档案管理的先进思想，促使档案管理人员有效运用信息化技术处理档案事务。最后，科研单位要积极营造有利于档案信息化管理的良好氛围，将这一工作提入管理日程，让广大工作人员主动参与到档案管理信息化建设活动中来，提升科研单位的信息化发展水平。 3.2科学设计信息化档案管理系统 信息化档案管理系统是科研单位进行档案信息化建设的基础，也是完成各项工作的核心环节。在设计档案管理系统的过程中需要建设完善的数据库，保证数据库当中集合了档案管理系统当中的综合数据。这些数据除了有科研档案本身信息之外，还要有管理实践当中的生成信息，从而保证信息化管理的全面性。因此，科研单位在建设信息化管理系统时，要将提高档案管理严谨性和便捷性作为核心原则，预防信息化管理系统运作当中的漏洞问题。在生成了科研档案之后，需要及时把这些生成的档案信息纳入到数据库管理当中，做到档案信息的及时补充。而档案管理人员需要详细登记新档案信息，利用数据库管理系统自動生成序列号，完善数字化存储，对日后的档案应用提供便利。 3.3推进档案管理信息化标准建设 传统的人工档案管理模式已经难以在信息化时代发挥突出作用，那么在传统档案管理模式基础上建立的档案管理标准已经无法适应信息化时代的档案管理需要，甚至还会对实际的管理工作带来制约。所以，科研单位在完善了数据库和信息化档案管理系统之外，都需要将档案管理信息化建设的重点放在制度改革层面，有效革新和完善信息化档案管理的标准化制度。在全新的标准化制度当中，需要明确指出数据库类别确定标准、新档案内容设置标准、信息化档案保存标准等，将标准化制度贯穿于信息化档案的收集、保存与应用过程。在有了标准化制度的支持后，科研单位在档案管理当中可以逐步简化工作程序，提高档案管理的标准化水平。 3.4健全档案信息化管理防范机制 科研单位的档案信息需要做到严格保密，也就是科研档案管理工作的安全性等级要求很高，否则很容易影响到我国的科研成果应用，带来科学研究方面的损失和不良后果。特别是在信息化时代背景下，网络在为人们提供便利的同时，在网络安全方面也出现了一定的难题。因此，科研单位在档案管理信息化建设当中要注重健全安全防范机制，结合信息化管理的安全管理特点和实际需求提出严格的安全规范措施。档案管理者要对档案的安全性和保密级别进行逐步提升，同时要完善安全保护技术体系，做好文件加密、监控等技术保密工作。 3.5提高档案管理人员信息化素质 档案管理人员在科研单位的档案管理事务处理当中承担着主要责任，在新的时代背景下，档案管理人员在信息化档案管理当中要承担的责任以及完成的档案管理工作变得更加重大。档案管理人员的专业能力和综合素质，尤其是信息化素质，将会对档案信息化管理的效果带来直接影响。所以，科研单位要在档案管理人员的素质培养方面投入更多的精力，确保人员教育培训的效果。一方面，在教育培训当中要把握专业技能训练和信息化素质培养这两个核心要素，完善档案管理人员的理论知识，提升其实践能力。另一方面，在思想教育培训当中要将提升档案管理者的责任意识和信息化管理意识作为重点，保障每一个档案管理者都能够与科研单位的信息化档案建设相契合，在实现个人价值的同时，为科研单位的长足进步作出贡献。 四、结语 科研单位进行档案管理信息化建设应该遵循循序渐进的原则，认识到信息化建设实效性的提升并不是一蹴而就的，应该从大局出发进一步完善档案管理信息化建设方案，顺应信息化时代发展的要求。具体而言，科研单位在推进档案管理信息化建设当中要积极树立信息化管理意识，科学设计信息化的档案管理系统，推动信息化标准建设，健全信息化管理的安全防范机制，提升档案管理人员信息化素质，从而全面优化信息化档案管理服务。 参考文献 [1]汤镜秋，吴杭文，李兰英.科研档案应对科技创新的现状与思考[J].浙江档案，2016，（4）：20-21. [2]王芳，汤明.农业科研单位档案管理信息化初探[J].现代农业科技，2016，（8）：136-137. [3]阚泽微.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].黑龙江科技信息，2017，（5）：146. 作者简介 张莉（1983-），女，山东菏泽，本科，助理馆员，从事档案管理工作 |
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