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标题 电子校务背景下高校档案管理的发展思路
范文 邢月霞
摘 要：高校档案管理系统的更新换代推动了高校电子校务的快速发展与升级，高校电子校务的使用能够提高档案管理效率，让有关流程规范化。文章从电子校务发展的分析开始入手讲述电子校务普及以及推广对高校档案管理带来的机遇和挑战，并以此为基础陈述档案管理和电子校务之间协调发展的策略，希望可以给有关工作人员带来一定的启发。
关键词：电子校务；档案管理；规范化
现在计算机和网络发展迅速，信息技术在各方面领域中都得到了广泛的应用。而当前的高等院校也应用了这一高新技术，很多高校将电子校务作为学校现代化发展的标准或者战略，高校之间的信息化建设已经是不可避免的趋势。
1 电子校务的提出与发展
电子校务在短短几年里就发展了起来，这和社会中对其的需求脱不开关系。
1.1电子校务的提出
电子校务，其正规名称是教育电子政务，作为新时代网络发展背景下结合了信息技术和通讯技术尖利起来的一个体系，可以通过资源共享等方式提高各部门的工作效率，进行民意收集改善决策进而服务师生。电子校务是现在高校教育信息化建设的重点所在，同时要实现教育管理现代化也必须采用电子校务的方式。电子校务的发展可以有效的提高高校教育管理信息的水平，在提高汇集相关信息能力的同时减少工作所需流程，提高效率，同时增加校园信息透明度，在从根本上提高管理水平的同时推动学校的现代化建设。
1.2电子校务的发展
自从这世纪以来快速推进教育系统政务信息化建设通知的发布以来，电子校务的发展就进入蓬勃阶段。接下来出台的一系列政策进一步强调了电子校务的重要性，在有关政策的大力支持下，高校信息化建设的发展日新月异。电子校务的发展通过将传统的办公流程和工作方式加以信息处理化，从源头上改善了很多办公过程中存在的弊端和漏洞。随着电子校务的不断发展，办公的自动化电子化已经成为了必然的趋势，因而在这一过程中高校的档案也一定会受到新技术的冲击，作为有关管理工作人员则要看清档案工作的前景，看清电子校务的发展趋势以及将可能給档案工作带来的机遇和挑战，进而完善自己的工作过程。
2 电子校务时代下高校档案管理的挑战
电子校务的发展在给高校档案管理工作带来新的机遇的同时也会給档案工作提出更高要求，带来更多挑战。根据目前高校电子校务的发展情况，档案工作可以看出还有着很多有待提升的环节。
2.1档案信息化和电子校务的发展脱节
自从上世纪中后期计算机正式在我国开始推广使用之后，高校纷纷结合自己的需求引入并开发了有关的信息系统。而因为业务的职能具有极大差异，各部门的工作重点也不尽相同，每个部门的信息系统采用的数据库以及具体技术通常差异很大。因而多职能部门并行且信息复杂的情况就显得十分混乱。有学校在2002年建设成网络档案管理系统之后因为系统的灵活性太强，缺乏与其他部门的沟通工作，因而造成了各部门之间信息不能充分共享和沟通的现象。这就导致大量人力物力得到浪费，而且电子校务的统一化发展迟迟不能进行。如何把档案管理的系统融入到校园整体信息化建设中去、如何实现信息系统之间的对接、如何实现信息共享等多个难题都急需得到妥善解决。
2.2档案管理水平不足
电子校务的发展必然伴随着校务的公开，让师生可以快捷而方便的自行查询，这就对于档案的信息化提出了更高的要求。通常档案信息化可以分为两大层次，首先是对于档案目录的数据化，然后是对于档案全文的数据化。一般档案的信息化管理仅仅是停留在档案目录信息的数据化，即把档案目录的信息录入到网络中，让师生可以享受到目录检索的便利，但是一直是处于档案信息和档案具体内容分离开的情况中。这一状态并不能达到电子校务服务的目标，反而会拖学校信息化进程。
2.3档案安全问题
电子校务的发展过程可以有效加强档案部门和其他部门以及与校外只见的联系，这一过程可以有效提高档案有关部门的工作效率，但是同时也带来了大量的档案安全问题。当网络与外界连通的情况下，就很容易出现硬件问题、黑客攻击和操作系统等多种安全问题。档案部门是汇集信息并加以保管的机构，必需在利用好档案的同时重视安全问题，保证在网络联通的情况下档案也不会有失窃的情况，同时保证档案原件和数字化档案吻合，不会泄密，否则会给档案工作带来巨大的损失。
2.4电子档案文件管理的不成熟性
高校档案对于高校来说意义重大，他不仅反映了学校工作的历史进程，同时也是教职工的劳动精华。电子小屋系统中虽然实现了文档的电子化，但是同时也带来了诸如电子文件归档和保管之类的问题。现在档案室保存的电子档案通常树木非常少，和实际产生的电子文件数量有巨大差异，因而大量电子文件保存在各个职能部门当中，这就违背了电子校务发展的理念，对于学校信息的整合过程来说起着严重的负面影响。因而高校档案部门需要加强对于电子文件的归档，提高高校信息化进度。
3 电子校务时代里高校档案管理的发展策略
电子校务的发展在給档案管理工作带来基于的同时也带来了巨大的挑战，要借助发展的机会来实现档案工作的现代化发展进而提高高校檔案的使用价值，这时档案工作现在的职责所在。
3.1信息资源共享
档案系统的信息来源是来源于各方各面的业务系统，包含了教学科研学生等多个方面，多个系统共享同一套资源。校园网电子公务和档案系统如何对接就是信息资源发展的重点所在，所以要尽快研发出一套和电子校务相契合的体系，让有关过程实现标准化办公。现在应当尽量实现高校档案管理和文件管理之间的数据转换和信息共享，实现高校档案管理工作的重点：信息资源共享。现在在信息化办公室和档案管理有关部门的辛苦工作下档案管理系统和公文系统已经逐渐开始了对接，实现了一定程度上的文档一体化管理，减少了投入，对于开展档案管理等进一步工作来说具有重要意义。
3.2加强档案管理水平
现阶段采用的档案大多数还依然是纸质档案，开展档案信息化就要开始将档案的内容和档案实体进行福祉奋力，进而加速数字化的档案构建，完善档案资源，进而更好的为师生服务。这也是馆藏结构优化的需要，同时电子校务进行建设其关键也在与这里。档案信息的数量往往很多，但是其中不同的档案价值量不同，因而也要设置不同的开放时限，对于一些十分需要保密的档案也要做到尽少公开甚至不公开。现在将档案进行数字化的成本已然很高，因而档案信息短时间内全部数字化也是不符合实际的，档案管理的部门需要做好筛选工作，将人们真正需要的、价值高的信息优先进行数字化，建立一个真正为人们所需要的高校信息数据库。
3.3增强电子档案安全和防御水平
电子小五运行的过程主要是通过网络和信息技术进行实现和展开的，在这一过程中高校档案管理系统能否在电子校务时代中正常运行主要就在于信息能否在网络上安全进行传输。要确保信息的安全性则主要要通过加强电子技术的保障，提高信息技术的掌握能力，加强有关人员对于保密技术的掌握，在技术层面上消灭安全隐患。同时建立一系列诸如身份鉴定、防火墙、数据库备份系统等技术措施来确保信息系统的安全性。然后建立一套完整严格的管理制度。技术只是保护安全的手段之一，管理才是安全的核心所在。高校档案的业务十分繁多，必需对各类有关工作人员对于档案工作中的内容加以严格管理，所以可以建立起一套可以适应于多用户同时进行操作的网络管理系统，来对档案信息的归档进行管理。
3.4增加电子文件的前端管理
文件形成之后要进行永久保存或者是删除时需要经历一个完整的过程的。在电子文档生成并永久保存的国策糊弄观众，工作人员需要坚持有关原则，介入文件前期管理，从一开始酒确保文件的状态和功能，把可能在文件形成阶段中存在的管理功能都尽量实现。这样可以真实可靠的控制文档，同时可以一定程度上优化档案的管理功能。
4 结束语
从文章中可以得出电子校务的引入对于高校档案管理工作来说即是重大的机遇，但也意味着前所未有的挑战，所以高校档案应当抓住电子校务发展的机会，籍此良机加强文档管理的信息化建设，与此同时档案工作者应当加强自身修养，在思想技术和有关知识上提高自己，做好准备，迎接电子档案的发展升级。
参考文献
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更新时间：2025/2/11 5:37:17