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标题 信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策探讨
范文 余丹
摘 要:随着我国科技水平的不断提升,信息化管理理念不断受到教育工作者重视。但学校在加快信息化档案管理的进程中,暴露出了管理体制中存在的诸多问题。传统的档案管理方式受到冲击,新型管理方式和管理理念在实际档案管理工作中还面临着很多问题。因此,本文对信息时代高校档案管理存在的问题进行分析,探究有效提升档案管理工作的具体措施。
关键词:信息时代;高校档案管理;问题;对策
高校档案是高校调研及学科建设的重要文件资料。其文件的研究价值程度较高,对学校的教育改革、人才培养有着举足轻重的作用。高校档案管理在信息时代的影响下,有着更高的提升空间。但限于其管理手段的专业化,使得部分高校档案管理工作提高的难度较大。其管理意识及体制的落后、信息化管理人才的缺乏都阻碍了档案管理发展的进程。
1信息时代高校档案管理工作中面临的问题
1.1檔案管理意识及体制落后
受传统观念及工作方法等因素影响,高校领导对于档案管理工作的重视程度不高。导致许多高校存在着“重建设、轻档案”的管理理念。认为档案管理工作并不能给高校带来直接的社会影响,没有从根本上认识到档案管理工作的重要性。传统的档案管理方式采用数据收集与录入等手段,其工作量较大,对于管理人员的专业技术要求不高。但现阶段随着档案管理数字化转型,许多管理工作者的技术能力不足,导致档案的真实性不高,信息造假等情况极为严重。同时由于管理资金的滞后性,许多高校在建设档案管理上没有充足的经费支持,因此也难以实现档案数字化管理的要求。许多高校不仅存在着管理人员配备不到位等问题,由于管理体制的落后,法制化、科学化、规范化的档案管理发展进程较慢。由于没有严密的档案信息管理制度,对于相关管理人员的约束力度不够,使得档案管理与档案服务系统处于被动、单向交流的状态。
1.2缺乏信息化管理人才
随着信息时代的高速发展,高校对于专业化的信息管理人才更加重视。但目前我国信息技术人才较多,但同时具备管理素质、管理能力的人才匮乏。在档案管理人员的配备上并不规范。许多高校领导将档案管理工作看作低技术、浅层次的管理工作,对于档案管理人才的培养力度不足。使得档案管理人员在学校的地位逐渐被边缘化,个人的价值难以实现,因此也使得高校档案管理工作处于被动的局面。甚至许多高校在管理人员的配置上,采用兼职人员做档案管理人员。其随意性较大,使得档案管理资料的不确定性较大,不利于高校实现规范化的档案管理。另外,随着电子档案管理手段的使用,使得档案信息面临着泄露、窃取等风险。给学校师生的人生安全带来隐患,因此不能轻视电子档案管理。应加强管理队伍建设,培养档案安全意识,做好网络安全防护工作,为高校档案管理工作提供更安全的网络环境。
2信息时代高校档案管理工作措施
2.1规范管理制度,创新管理机制
高校档案管理制度的完善,将为档案管理工作提供指导性管理方针。同时档案管理工作的内容较为复杂,牵涉部门广泛。给档案管理工作的规范化管理及集中管理带来难度。同时应实现档案管理制度流程的规范化。例如在档案收集、整理、装订、归档等各环节,应有具体的管理制度。同时管理制度的落实程度,也需要规范化的考核制度。将档案管理考核细则与各级领导及管理工作者的定职、提拔及绩效紧密结合。另外应明确责任权限。形成档案管理的分工化、信息化。对于档案管理工作的阶段性分工应明确到个人,提高管理工作的效率和档案资料的确定性。避免人力及物力资源的浪费。我国高校的档案管理保障机制的创新程度不足。高校应将档案管理工作贯彻在学校长期计划当中,转变传统档案管理模式,使得档案信息化在教育改革呈现突出地位及优势。应加快落实高校基础设施建设,包括档案馆库房建设、馆藏建设等,使得计算机管理手段得到充分的应用。同时应加强现代信息处理技术的应用,对现行的档案文件实现数字化的信息储存。并对其他信息储存形式如照片、录音、录像等载体进行数字化处理。在方便信息的提取的同时,也应较强档案安全保障体系。保证档案信息的储存安全及档案信息使用的安全。需要相关技术人员提高系统安全系数,加强网络安全监管。
2.2加强档案管理的人才建设
随着信息化进程的加快,档案管理工作对人才的专业技术能力有了更高的要求。在规划信息档案管理中计算机网络技术也得到了广泛的使用。因此,在培养专业档案管理人才时,应对其综合素质提出更高的要求。例如对其专业能力应提出更高的要求。现阶段,新型档案的记录方式及信息储存法方式都需要专业的技术支持。因此对档案管理人员的技术能力及设备的运用能力更为严格。同时由于管理工作涉及的领域较多,需要管理人员提升外语、财务管理、法律等相关领域的专业知识。因此管理人员的知识更新极为紧迫,高校应认识到培养管理人才的重要性,并加强管理人员的培训工作。多方面、多层次地提升管理人员的知识掌握水平及技术应用能力。培养管理人员的思想意识,包括安全意识及政治鉴别力。提升管理人员的安全意识,使得安全管理意识能有贯彻在管理工作中。加强高校教师及管理人员的身份认证,对网络系统进行严密监控、多数据库的管理应做到常备份、常监察,以确保信息的安全,改善学校的网络环境。培养管理人员的政治鉴别力,有利于提升管理阶层的个人作风。提高管理人员的责任感和工作热情,提升管理人员的政治素养。强化档案管理部门与其他部门之间的配合力度,促进教育改革的发展。
3 结语
档案是学校发展规划的根基,因此,高校领导应加强对档案管理的重视程度。大力培养专业化、信息化的管理人才。完善并创新管理机制,加强对管理人才的培养,并建立管理人才的选拔制度。给管理人员更大的发展空间,在实现自身价值的同时,促进高校的改革发展。
参考文献
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[2]王翠华.谈信息时代高校档案信息化管理工作的探索与实践[J].中国新技术新产品,2011(24):248.
[3]申品磊.浅谈信息时代高校档案管理工作的创新与实践[J].中国集体经济,2011(06):79.
[4]张莹.信息时代如何加强高校档案管理工作[J].北京交通管理干部学院学报,2005(02):43-45.
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更新时间:2025/2/6 1:58:04