| 标题 | 信息时代档案管理工作的变革及创新分析 |
| 范文 | 齐飞 摘 要：信息时代的到来，给高校及企事业单位的档案管理工作都带来了前所未有的挑战。但是这对于档案管理工作来说，也是一个新的变革和机遇。在开展档案管理工作过程中结合着信息时代的特征，可以为档案工作人员提供更为有效的方案，进而提高了工作效率。文章研究了档案信息化建设过程中存在的不足，并提出了信息时代档案管理工作的变革及创新的途径。 关键词：信息时代；档案管理；变革；创新 1 引言 现今是一个信息发达的社会，信息技术已经融入到我们生活的各行各业中，信息技术给档案管理事业带来了新的机遇。目前，各企事业单位中的档案管理技术也不断的信息化，开始逐渐的由传统的纸质档案管理转向现阶段的电子档案管理模式，电子档案的发展、形成、存储和管理不同于传统的档案做法，这将为档案管理带来新的工作方式挑战。为此，档案管理工作者要抓住机遇，迎接挑战，只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作，推进档案管理事业的全面深化改革。 2 档案信息化建设的不足 1、相关部门对档案管理工作不重视 业务部门认为档案信息化建设是可有可無的，在开发软件的过程中有的档案管理人员还存在着等和靠的想法，在提供需求和测试中不愿意付出太多的精力。此外，技术部门缺少一个稳定的软件开发队伍，同时人力不充分，不能及时解决系统使用中所发现的不足，无法进行及时完善。鉴于档案管理部门的人员及经费的有限，所以也只能是忙于日常工作，很难在宏观上做积极的引导。 2、缺乏相应的管理软件开发的统一参考标准 首先，上级部门开发的软件往往不能满足下级部门的工作实际需要，必须要借助于行政手段去推广。下级部门为满足本单位的需要而自行开发的软件，尽管有个性，但是共性不足，也缺乏一个统一的标准。导致这些问题出现的原因就是缺乏明确的规范和细则，使开发软件工作处于混乱无序的状态。其次，通常一个单位运用多套软件系统录入数据，是很难解决后台数据整合问题的，还使操作人员重复劳动，收集整理档案信息都是困难重重。缺乏权威牵头机构，造成软件开发重复和浪费。在档案信息化建设中，要紧紧围绕全国档案信息化建设的目标、任务和原则来工作，要严格按照档案信息化标准开发软件、建立数据库。 3、档案信息安全保障系统有待于完善 要加强对档案管理系统的升级维护，确保档案数据库的安全；加强监督并指导电子文件归档工作，保证归档文件是真实、完整、有效的；确保档案信息转存到档案专用服务器，实行物理隔离。在利用档案信息资源过程中，要切实提高信息的安全意识，防止非授权查看和泄密的发生。 4、相关复合型人才严重不足 目前，严重缺少懂技术又懂业务的复合型人才，信息化建设要靠人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，给工作效率带来影响。要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。 3 信息时代档案管理工作的变革及创新的途径 1、做好基础建设，及时转变管理观念 要让各级领导认识到档案管理工作的重要性，并将档案管理的信息化建设和全面深化改革放到本单位的年度工作计划中，为档案管理设定目标，完善制度，制定考核目标。此外，还要加大对档案管理的资金投入，将档案管理费用列入单位的年度资金支出预算中，做到专款专用。良好的软硬件设施和专业的档案管理团队是档案管理信息化建设的基础和前提条件。在硬件设施中，要配备档案数字化所需的专业采集仪器和存储设备，并且提供相配套的网络共享设备和专业的档案管理信息化基础设施平台。软件设施中，要有档案管理系统、用户查阅和检索系统、共享和保密系统等。 2、加强对档案管理信息化资源的开发及利用 在信息化时代，加强档案信息管理工作的开发与利用是最基础的内容。只有加强档案信息资源的开发与利用才能有效地保证档案管理工作的信息化。在进行档案信息资源开发时，要对档案信息进行科学合理的分类与整理，将信息集成化、系统化、采用统一的管理模式，从根本上减少信息的分散程度，再结合运用计算机技术与网络技术，实现档案信息的高效利用。 3、创新服务理念，提高服务能力 随着档案事业的全面深化改革，传统的档案管理服务理念也遇到了挑战。因此，必须要创新档案管理的服务理念，因为理念是行动的指引，只有更加积极和主动的服务理念，才是保障提供优质高效的档案信息服务。首先要转变旧的观念，把档案管理部门和档案用户之间的关系，转变为档案用户“被动”接受服务，档案服务部门“主动”提供服务。有必要建立一个信息采集系统，以便更好的收集档案用户的资料，并开展调查研究，站在档案用户的立场上，去感受档案用户的认知和体验，对档案用户所需要的各种档案信息要深入挖掘，为档案用户提供更加优质高效的信息服务。 4、培养一支专业的档案管理队伍 要培养专业的档案管理团队，就必须要加大档案信息管理人员的专业知识和技能培训力度，并开发出培养档案信息管理人员的多个途径，逐步提高档案信息管理人员的管理理念、专业知识和技能。通过档案管理方面的专业技术和业务知识的学习，培养一批档案基础知识扎实、专业技术过硬、有创新能力的高素质专业技术人才，使之成为既通晓档案信息管理、开发和服务知识，又了解掌握现代信息技术，还通晓现代科学技术发展的最新动态，可以广泛涉猎档案各个学科、各门类技术知识的复合全能型高技能人才，并且档案信息处理能力强，这样才能真正为档案用户提供优质高效的档案信息服务。此外，作为档案信息管理服务人员，要及时转变服务思想，不断提高自身的服务能力，这样才能够提供更好的服务，吸引更多的档案用户，从而最大限度地满足档案用户的信息需求，创造更高的社会效益，同时也将档案资源应有的作用充分发挥出来。 5、要完善档案管理体制，建立统一的电子文档管理标准 首先，要对电子文件管理与档案管理进行统一领导和规划，确保二者能实现协调发展；其次，要明确电子文件管理前期指导的工作职责，实现对文件的形成归档到查阅利用等各环节统一监督指导；第三，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；第四，在接收电子文件时，档案管理部门要鉴定归档电子文件信息内容的原始性和真实性。 4 结束语 总之，在信息时代，档案管理工作的变革与创新是必然趋势，要加强电子档案管理工作，就要利用好网络技术和计算机技术，重视软件建设。同时档案部门也要结合着当今社会形势，不断提高工作水平，为社会提供更多有用的档案信息。档案管理人员应加强各个环节的沟通、管理，抓住时机进行改革创新，使档案工作能有更多新的突破，推动档案事业的飞速发展。 参考文献 [1]张妍《浅析档案管理技术的创新》[J]，《中国集体经济》2015年09期。 [2]刘晓英《论档案信息化环境下应如何对档案信息资源开发利用》[J]，《赤子（上中旬）》2015年02期。 [3]杜月玲、刘海英《新时期应如何做好文化档案管理工作》[J]，《中国市场》2016年10期。 [4]夏文《论档案管理工作的创新方法》[J]，《北京档案》2014年11期。 |
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