标题 | 从档案的唯一性探讨设计院工程蓝图档案单轨制保管方式 |
范文 | 张弛 摘 要:档案保管的单轨制,这是一个全新的课题,是在电子档案发展的短短十年来对档案管理双轨制的一个挑战。本文尝试从档案的唯一性理念出发,阐述档案管理单轨制的可行性。 关键词:工程蓝图;唯一性 设计单位设计的产品就是工程蓝图,经过年复一年的积累,尤其是这几年来随着国家电力建设的快速发展,工程蓝图档案呈几何级的增加,大部分设计单位的库房容量都爆满。如何解决蓝图档案数量的增加和库容之间的关系,是摆在我们面前的难题之一。 1 概念的提出 档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案的本质属性决定了档案是唯一的,其价值因唯一而存在。正因为其唯一,收集和保管才具有意义。 通过档案的概念我们知道,档案文件都是在某一特定的和唯一的活动过程中产生的,每份文件都不可避免地与产生它的活动紧密相联,特定的活动过程产生了具有唯一性的档案文件。无论是档案实体还是其内容信息都来源于相应活动过程的唯一性。档案因唯一而存在,档案的唯一也是区分档案馆与图书馆的重要标志之一。 2 唯一性的特性 档案的唯一性,体现在档案就是实体的唯一性,是由在某一特定活动中所产生的独一无二的文件组成,即使包含在其中的信息可以复制或从其他地方获得,但档案文件实体却是唯一的。 档案所含信息的唯一性,是指特定的活动过程产生了具有独一无二的文件信息,档案工作的目的是管理和保护具有唯一性的信息,因为档案文件的重要性主要取决于其是否包含真正唯一的信息。 当工程竣工投产验收时,工程竣工蓝图档案随着验收的完成移交给建设单位的档案部门。这里关键是“移交”这个词。移交,是将唯一的档案(含档案实体和其中的档案信息)从设计单位移交到建设单位。此后,设计单位保存的工程蓝图就转变为副本档案。 档案的副本,实质就是档案的复制件,是为了更大的发挥其作用进行的复制,因此,档案副本的凭证性功能已丧失,只留下参考的功能。这样,留在设计单位的工程蓝图档案就只有供查档参考的作用。 因此,设计单位实现工程蓝图档案保管的单轨制,其实质就是对档案唯一性的认同问题。设计院在设计过程中产生的工程产品----蓝图,随着工程竣工验收的移交而将蓝图的唯一性也移交给了建设单位,留下的仅仅是复制的文件,是档案的副本。副本档案与通过电子档案再次复制出的图纸又有何区别呢 近几年随着电子档案的发展,不论是由扫描生成的电子档案(TIF格式)还是通过设计流程控制程序和电子签名产生的电子档案(DWG格式),都能真实地反映档案的本质属性。在库房普遍紧张、电子档案已具备通过打印即能生成纸质档案的今天,对于已较少借阅的工程设计纸质档案,是否仅仅保存电子档案,取消纸质档案,籍以减轻库房的压力。 随着福建省电力有限公司数字档案馆的建立,我公司开发了数字档案管理软件。该系统将档案管理延伸到图纸级,其最大的特点是不需人工对各种形式的电子文件(说明书和图纸)进行链接操作,系统能自动将电子文件链接到档案系统中去,并能根据竣工图卷册的完成情况,自动导出TIF格式的文件发送到省公司的数档服务器中,实现了工程电子档案的管理自动化,并保障了省公司数字档案馆中工程蓝图档案的的完整性。 3 结论 综上所述, 随着工程竣工验收中蓝图的正式移交,工程蓝图的档案属性----凭证功能----也随着移交而移交, 因此,在设计单位保管的工程蓝图仅剩下参考的功能, 电子檔案的单轨制也就水到渠成。 参考文献 [1]数字档案馆概论 李国庆主编 [2]析档案的唯一性 《档案与建设》1996年第12期 |
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