| 标题 | 信息时代下档案管理工作的创新 |
| 范文 | 崔文谦 摘 要：创新是事业进步的灵魂，信息时代下做好档案管理工作的创新也是新时代工作创新的需要。在这个大数据时代，只有做好档案管理工作的信息化创新工作，才能满足当下档案管理的需要。本文从档案管理入手，探索信息化时代下的档案管理，寻找创新途径，促进档案管理工作跟上时代信息化的步伐。 关键词：信息时代；档案管理；工作创新 档案是重要的社会资源，在信息化时代下，传统的档案管理模式面领着前所未有的机遇和挑战，档案管理工作的变革和转型迫在眉睫。在大数据时代，信息技术日新月异，如果依旧延用传统的档案管理方法恐怕难以应对海量的信息数据。因此，在信息化时代的大背景下，档案管理需要创新。本文将从档案管理信息化，档案管理工作方面的创新，档案共享方面的创新等这几个方面探索信息化时代下档案管理工作创新。 1 档案管理信息化 1.1 档案管理信息化的意义 档案是宝贵的社会资源，档案管理自然需要加强建设和推进。那么，使用当下最科学的手段对档案进行系统的保护和利用是使其充分发挥价值的必要手段。如今，信息技术已在全球范围普及应用，就如同过去笔墨纸砚一样在流通。以往的档案是记录在甲骨，木片，竹筏上，很多的档案都存在缺失和灭绝的情况，在后来档案记录在纸张上，缺失和遗漏情况相对之前而言减少了很多，这是时代的进步。所以，根据前人的经验和历史的教训来看。我们应当不断进步载体，现如今最适合的載体当属电子信息和数据化存储了。首先，将文字字符转化为电子信息有利于存储方便，其次是有利于异地调阅，再者是有利于考核备份，减少人工成本和提高管理效率。所以档案信息化有利于档案的保存和传承。 1.2 档案管理信息化的必要性 人祸可免，天灾难测。如果一味的使用单纯的书面化储存或者人工看守式守护可能会使档案不会缺失遗漏，但是，一旦发生灾难性的地质变化或者其他原因，这些宝贵的档案资源必当不能保全。所以将其像信息化资源转变，存储于云资料库中进行加密，这样就更有利于档案的保护。所以说，将档案进行信息化是必要的，这是对人类社会资源的充分保护。 1.3档案管理信息化的优势 将档案管理信息化无论是在人员调动，资料查阅，档案保护等方面都有着与传统档案管理工作明显的优势。 1.3.1 异地查阅，省时省力 如若档案是纸质档案尚未实行信息化共享，那么档案肯定只存储在原来所存储的地方。一旦别的地区需要调阅时，肯定会出现耗时耗力的现象。首先，给调阅者带来了时间上的不便，其次对于档案的调动工作来说，这也是十分麻烦的一道工序。所以，极大地浪费了社会资源和降低了档案管理的效率。所以说，将档案管理信息化有助于提高管理效率，降低管理成本。 1.3.2 便于存储 档案如果全部实行信息化肯定会将各种档案上传至电子元件或者云资源网址上，那么，档案的存储工作就变得相当容易了。只需要将存储档案的硬盘进行规格化放置，定期对其进行考核抽查检测。相对于传统的纸质档案或者器物档案而言，信息化存储物质所占空间只是其万分之一，而且拷贝复制方式更加容易。这样相对而言既不容易损失并且更加容易存储。 1.3.3 安全性较高 将档案信息化相较于传统的纸质档案来说，并不止单纯的一把锁。信息化档案还可以对其存储元件进行加密或者改用其他进制字符进行加密，所以说安全性相对较高。 1.3.4 更新容易 将档案进行信息化，数字化更有利于档案的更新完善。在过去纸质档案时代，如果说个人需要更改档案需要携带证明到档案所在地进行更改，十分不便，很多人就不会进行及时的档案更改。如今，如果进行网络普及调阅个人档案并且可以在网络上进行更改。那么，人们肯定会及时的更改自己的档案。所以说，将档案信息化十分有利于档案的更新。 2 档案管理工作 工作的高效执行离不开工作人员的专业素质和基本素养，也离不开管理工作的有效监督落实。所以说，信息化时代下，专业的工作人员和正确的管理体质是创新的根本。 2.1 提升档案管理工作人员专业水平 人是产生一切社会活动的根本动力，所以说，无论什么工作，拥有专业的职业素质是非常重要的。对于档案管理工作也不例外。如今是信息化时代发展的浪潮，档案管理工作人员需要了解工作的专业需要，进行自我培训和积极思考。对于档案管理工作中存在的问题进行及时反馈和提出创新建议。在档案管理工作中做到宁查一百，不放一误。要有持之以恒的耐心，以集体利益为重。再加上我国对于档案信息化管理的相关法律不是很完善。所以更需要管理工作人员有较强责任心。 2.2 档案管理体质的创新 信息化时代下，档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散各个地区进行管理。可以将各个地区的档案资源上传到统一档案资料库之中，如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理，也减少了人力、物力、财力的浪费。要加强集中管理力度，建设一个系统，避免重复浪费，提升中央系统的软硬件能力。 3 档案信息共享 3.1 一个中心库 目前，大多档案资料库都是各地单独建设。共享化程度不高，调阅相对较为困难，无法进行跨地区调阅，这给档案管理带来了不便。笔者建议一个中心，多个发展。建设一个中心档案库，多个地区进行档案填充。各个地方可在中心库中占据一席，这样不仅对本地资源调阅方便，对于其它地方资源也能够方便查阅到，提高了管理的便捷性。 3.2 分类存放，共享资源 实行资料分类管理，将可调阅资料和不可调阅资料进行大系统的分开。分别赋予不同程度的保密设施。将档案信息进行网络资源化。设计个人档案隐私，并赋予个人调阅权限。分开类目，进行资源最大化共享。这样，不仅有利于人们学习了解，也有利于错误的及时更正。 3.3 模式转型 将档案进行数字化，信息化后所产生的问题以及困难肯定是很大的。单凭管理工作人员可能很难发现一些细节问题。可以设立档案管理的“网络建议回收站”，将网络调阅者的建议全部统计下来，再由开发部门进行详细探索更改。将档案管理工作由管理型向服务型转变。做到时时刻刻方便人民。 3.4 标准化建设 将档案进行信息化管理是一份巨大的工程，所以，提前制定好细则和方案对于其共享建设有着巨大作用。将档案进行标准化规范也有利于查阅的方便。 3.5 加强档案信息资源安全建设 人们常说最宝贵的资源就是信息资源了，所以说，对于档案的保护是时刻不能松懈的。虽然目前已经出台了相关法律对档案进行保护，但是，难免会有不法分子对档案进行觊觎。对此，需要加钱档案信息化建设过程以及完善后的资源保护。避免造成资源泄露和国家损失。 3.6 方便式查阅 如今，档案越来越透明化，公众化。对于这些可查阅档案，提倡方便查阅，实时查阅。对此，需要开放专门的网络资源窗口提倡人们查阅学习，比如一些抗日战争的丰功伟绩，一些历史名人的伟大一生。这些不仅是历史的财富，也是一种文化的传承。 创新是时代的需要，无论在哪个行业都需要创新。在信息化时代下，我们对于档案管理工作也要进行创新改革。不能愚昧不变。要适应大环境的变化，跟随时代的变迁甚至提出超时代创新性方案。要时刻维护好人民的权益，做到充分利用信息化资源为人民谋取福利，满足使用者的获取便捷。这样的创新才是真正的有意义的创新。 参考文献 [1]卢伟. 信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（02）. [2]张怡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版）， 2017（30） . [3]程方园.浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务， 2018（03）. |
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