| 标题 | 基于信息时代下档案管理工作的创新 |
| 范文 | 张麟 刘剑 摘 要：在互联网和信息工程飞速发展的今天，档案管理工作已在一些工作流程中进行信息化建设，提高工作效率。基于对信息时代下档案管理工作现状的分析，本文提出信息化档案管理的意义，并在此基础上明确提出信息时代下档案管理工作的创新途径，为档案管理工作的信息化建设提出合理建议。 关键词：档案管理；信息化；创新措施 采用信息化技术进行档案管理，除了可以方便工作人员对档案的查找，也为普通大众对自身档案的查阅提供了方便。同时，在互联网飞速发展的今天，档案管理工作实行信息化已经成为发展趋势，但是需要注意的是，档案管理不同于其它工作，需要充分考虑信息化建设过程中的安全保护工作，防止公民档案被泄露。 1 信息化档案管理的现状和意义 目前信息化技术在档案管理工作的应用，只涉及局域网中搜索引擎建设，但是在人员流动越来越频繁的今天，这种规模的建设远远不够，需要将信息化技术应用到档案管理的整个工作流程中，甚至在未来，纸质档案将会被芯片取代，节省档案存储空间，所以要采用信息化技术对整个系统进行建设，信息化建设中，会为传统的档案管理工作带来大量的创新因素，让档案管理工作变得更加高效和安全。 要进行档案管理，首先要进行档案采集，纸质档案对运输提出了很高要求，这也在很大程度上影响了档案的采集效率，互联网在信息传递上具有巨大优势，将信息化技术应用到档案采集过程中可以充分降低人力物力。并且纸质档案存储过程中需要占用大量空间，还要定期进行消防检查，保证档案的安全性，在档案管理过程中采用信息化技术，可以将档案储存于服务器中。而采用信息化技术进行防火墙建设，在节省档案存储空间的同时，还能够充分保证档案安全。 2 信息时代下档案管理工作的创新途径 2.1 优化工作理念 传统档案管理过程中，对工作人员相对要求较低，只负责档案安放、消防设施检查以及通过搜索引擎进行档案定位，工作效率较为低下。信息时代下档案管理与传统方式发生区别，需要让工作人员发生工作理念上的转变，在进行信息化建设过程中，相关工作人员的工作将完全通过电脑进行，这就要求工作人员具有电脑操作基础，并能够正确准确使用各类办公软件。同时在进行档案保管时，需要对相关设备进行维护，保证设备的安全稳定运行，由于主要维护对象是各类信息储存服务器，涉及多种线缆和电子元件，维护要由专业人员进行，防止不当维护对档案管理系统造成损坏[1]。 2.2 創建新的人才结构 传统档案管理工作对工作人员要求不高，整个档案管理工作没有技术含量，采用信息化技术进行档案管理工作时，需要按照工作要求派遣不同种类的人才，这就要求整个档案管理系统需要对人才结构进行梳理和改进，人才结构主要包括以下几个部分：（1）编程人员。要在档案管理工作中使用信息化技术，需要建立相关程序来实现各种要求和功能，但是由于档案管理工作具有特殊性，需要从业人员具有一定的档案管理常识，所以档案管理机构需要对编程人员进行培养，让其能够满足工作要求。（2）网络运维人员。为保证各类人员能够随时对自己的档案进行查阅，档案管理工作需要以互联网为载体进行，对各类档案管理机构尤其是档案馆来说，需要有专业人员来进行网络维护保证网络的安全稳定运行，并能够在发现问题的第一时间进行故障研究和排除。（3）其余方面从业人员。将信息化技术应用到档案管理工作中时，还涉及消防检查、服务器储藏间清洁等方面，由于信息化档案管理系统关键设备为各类电子设备，需要对相关从业人员进行岗前培训。 2.3 建设信息化档案管理平台 传统档案管理工作不涉及档案管理平台建设，当发生档案调动时，由企业或其他机构将档案邮寄到目的地，公民本人不接触档案，但是由于没有档案的网络查阅平台，公民无法对本人档案进行了解。而将信息化技术使用到档案管理工作时，可以建立一种新型的档案管理平台，该平台除了能够对人们的各项档案进行收录，同时人们也可以通过该平台对自己的档案进行查找，并进行查阅。同时，相较于传统纸质档案，采用信息化技术建设的档案管理系统能够更好的实现数据共通，当发生档案调动时，可将人员档案通过网络直接传送到目的地的档案管理机构，充分提高了档案传递效率并节约资金。而且我国现在已经开始逐步实现各类机构的整合，各地档案馆也在进行逐步合并，纸质档案合并过程中，需要消耗大量的人力物力进行档案归纳整合，而信息化建设的档案管理系统能够将该过程进行精简，提高效率。 2.4 改进信息共享模式 在进行档案管理工作时，目前主要采用各档案管理机构独立运行的机制，这种机制已经逐渐不满足精简空间和档案结构的要求，并且这种机制在进行档案调动时手续和流程繁琐，降低调动效率，所以在进行档案管理工作的信息化建设时，要改进信息共享模式[2]。各类档案管理机构可以在收录档案时，对档案进行分类和整合，除各类企业档案管理机构，其余机构之间要实现档案共享，满足人们在档案流动过程中对效率的需求，同时企业和机关单位档案管理机构可以根据不同的服务对象和工作要求将档案管理进行模块化处理，精简档案调动流程。需要注意的是，在这种信息共享模式中，需要对相关从业人员进行资格审查，保证公民的档案安全。 2.5 建立新的服务模式 信息化时代对传统行业的服务提出了新要求，对档案管理工作来说，新的服务模式主要涉及以下几个方面：（1）档案查询。在信息时代，人们越来越要求对个人信息有足够的了解程度，所以档案管理工作需要能够提供档案查询服务，可以通过互联网平台建设达到要求。（2）档案保密。当代以及未来社会中，人们会越来越重视信息安全，而档案涵盖人们生活的各个领域，所以需要满足人们对档案的保密要求，但是进行信息化建设的主要目的之一就是让人们对自己的档案有更多的了解，基于这两个要求，需要实行有条件的档案查询，保证人们只能对自身档案进行查询。（3）在线服务。很多企业招聘了工作人员后，需要对人员档案进行审核，这就要求档案管理工作需要退出在线服务政策，让相关单位能够在不侵害个人隐私的基础上快速地进行人员档案查阅。 2.6 优化档案管理流程 档案管理涉及多个方面，在进行档案收录时还需要对档案相关信息进行鉴别，传统档案管理工作中，由于技术手段不足，鉴别工作耗时耗力，将信息化技术应用到档案管理时，可通过互联网进行信息的快速收录和鉴别。同时，档案管理工作进行信息化建设，就意味着人们使用档案的过程会更加方便，所以档案管理机构要能够将档案按人们的需求向目的地进行传递，虽然互联网为档案传递提供了方便，但是同时相关部门间要做好交接工作，这就需要对交接流程进行优化。 3 结语 综上所述，档案管理工作采用信息化技术可以在很大程度上提高档案收录、交接和调用效率，要实现档案管理工作的信息化建设，需要对服务模式、人才结构等方面进行创新优化，让档案管理机构能够更好的按照需求对人们进行服务。 参考文献 [1]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（18）：126. [2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012（10）：78-79. |
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