| 标题 | 浅析基于办公自动化的文书档案管理要点 |
| 范文 | 张天雄 摘 要：近些年以来，科学技术不断发展，办公自动化也迅速发展起来，各种高端科技不断应用于办公领域，致使办公不断向着自动化、无纸化、智能化的方向发展；自进入信息化时代以来，将办公自动化管理模式应用于文书档案管理工作中已经成为了一种潮流，世界各国逐步利用办公自动化来管理文书档案，促使传统文书档案管理工作发生巨大变革；到了二十一世纪，传统文书档案管理工作已经发生了巨大转变，主要表现为管理理念以及管理手段上的转变。 关键词：办公自动化； 文书档案管理； 对策 办公自动化的形成离不开计算机技术以及通信技术的支持；传统文书档案管理机制太过繁琐，工作效率力度低下，工作成效较低；将办公自动化管理机制应用于文书档案管理工作中，不仅能够发挥办公自动化管理的作用，还能够不进传统文书档案管理工作改革；将办公自动化管理机制应用于文件档案管理工作中，能够将工作效率大幅度提高，将信息资源最大化发挥出来。。 1 办公自动化在文书档案管理工作中的应用问题 1.1自动化系统与文档管理脱轨 根据笔者调查来看，就算在这个现代化的时代里，仍旧有许多企业没有将办公自动化技术应用于文档管理工作中，在许多企业，文件管理与档案管理依旧是互不干涉的两个部门，所有管理工作都是兩个部门独立完成，这种管理模式使得文书管理和档案管理直接脱轨，间接影响到方案信息质量，为人们弄虚作假提供了机会；此外，这种将文书管理与档案管理完全分离的管理模式，不利于促进文书档案管理一体化发展，大大降低了管理效率；新的管理模式下，文书档案管理工作取得长足进步，在工作效率方面：新的管理机制大大提高了工作效率；在工作人员方面：新管理模式简单快捷的特点，为工作人员减少了工作负担；在信息获取方面：新管理模式下，人们可以利用互联网进行简单检索，就能够获取更多所需信息。上述就是新管理模式的最大优势。 1.2 尚未转移工作重点 传统文件和档案管理办法多以纸质管理为主，辅以其它简单非纸质管理方式，具体管理内容如下：第一步，对文件进行编号；第二步，对文件进行归类；第三步，对文件进行归档。目前，办公自动化应用于文件方案管理中，有效解决了这些繁琐的管理过程，但是，文件档案管理工作人员的工作方向依旧没有改变，工作重心还在传统管理模式上，简单来说，文件档案管理者并未将精力投入到对文档的鉴定和检查中，文档管理工作效率尚未提高；对于文书档案管理工作来说，其实并没有太难的工作程序，只需简单进行分类处理，将文书档案按照一定规则进行归档，不同类型的文书档案归入不同的文件夹中，人们有需要时，就可以自行获取。 1.3 文档保密性较低 文件档案电子信息化以后，就会持续进行动态更新，在动态更换中，电子文档信息就会被不知不觉地修改，这就造成文档保密性过低；而且，电子文档是实时更新的，这又影响到文档信息的稳定性；跟传统纸质文档比较而言，电子文档的真实性以及稳定性更加难以保障；当今世界的信息技术确实特别发达，这也导致网络黑客能够轻易盗取电子文档信息，网络环境错综复杂，对电子文档信息的安全性威胁也越来越大。 2 办公自动化应用于文书档案管理的策略 2.1 文件与档案一体化管理 在某种程度上，文件和档案虽然是两种不同的文件，但是，二者之间并不是完全独立、毫无关系的；具体而言，一份又一份的文件共同叠加起来，就可以组成一份方案；研究者在研究时，绝对不能将二者分开研究，一旦分开，便无法找到二者之间的联系了；当然，文件和档案之间并不是完全雷同的，二者之间也有着巨大不同，具体来说，文件大多较为混乱，没有依据某一固定规律整理过，通常都不会按照时间顺序整理出来，而档案正好相反，档案就是根据时间顺序排列起来的文件，文件经过一定的时间规律排列起来，就形成了方案；利用自动化管理系统，可以将文件和档案进行有序排列，然后再进行梳理，之后就可以进行分类保存；新管理模式就能够获得所需的一切文件和档案；自动化管理系统能够帮助工作人员将文件和档案的种类迅速分离，把同类型的文件和档案进行归类，方便资源共享。 2.2 多部门的有机配合 新管理模式创新性地形成了以文件为管理单位的新管理模式；更为具体的地说，在自动化环境下，所有文件都有进行命名，命名形式虽然千差万别，但是也离不开最主要的常用方式，经过笔者调查发现，人们最常用的命名方式共有三种：① 姓名命名法。以文档写作者的姓名直接命名，这是最简单快捷的命名方式。② 写作日期命名法。这种方法是以文档完成的日期对文档进行命名，这是最清楚明了的命名方式。③ 特殊编号命名法。利用独特的编号来对文档进行命名，这种命名方式方便文档保密，也方便寻找文档。在自动化环境下管理文书档案，只需要按照顺序进行直接管理即可；值得注意的是，电子文档的管理不能单独依靠一个部门，其它各部门以档案管理部门为核心共同进行管理；其中，除了档案生产部门之外，最重要的管理部门就是信息技术部门；简单来说，电子文档管理工作需要档案生产部门、档案管理部门、信息技术部门三个部门共同协作，共同管理。 2.3 标准规范化管理文书档案 一般而言，文档管理需要三步走：有文件产生、对文件进行运转处理、将文件归档；文件归档又包括纸质文件归档和网络文件归档两大部分；文书档案网络时，应当进行精细化处理，重点关注细节，使文书档案网络归档能够落实到每一个细节，进而促进文书档案管理标准化、规范化；据此看来，在自动化管理系统正式生成之前，对于文书档案每一个细节进行管理，不仅能够让各个部门职责得以明确，还能够将文书档案归档流程细致化；上述每个方面，都是必须在系统设计正式完成之前考虑周到。 2.4 迅速高效检索信息 将办公自动化管理模式应用于文书档案管理工作中，不仅可以为文书档案归档工作人员减少工作量，还可以实现一次数据信息输入、多次循环利用信息的目标，通常情况下，文书档案归档人员只需建立归档点，就能够将文书档案分别归档于专属于一身的归档点，这样既可以节省工作时间，还可以提高工作效率；信息使用者需要某一文档信息，只需要利用互联网直接搜索，所需信息便会自动弹出，这就是文书档案网络化的最大好处--实现信息共享；此外，随着网络化不断发展，多种检索方式兴起，人们可以通过不同途径查找数据，尽可能快地获取所需信息。 3 结语 当今世界，对于一个企业或一个事业单位文书档案管理工作水平的评价标准已经悄然变化，大多数企业或事业单位都利用办公自动化管理机制在文书档案管理工作中的应用效果来评价其文书档案管理工作水平；简单来说，一个企业或事业单位的文档管理水平可以通过文档的真实性和完整性反映出来。 参考文献 [1]基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J]. 邱迎莹. 中外企业家. 2016（11） [2]办公自动化环境下的文书档案管理研究[J]. 张丹丹. 经营管理者. 2015（29） [3]办公自动化环境的文书档案管理要点[J]. 石雅君. 经营管理者. 2015（17） [4]浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J]. 李娜. 科技资讯. 2014（14） [5]简述档案管理与办公自动化的融合[J]. 陈文珊. 信息与电脑（理论版）. 2012（01） |
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