| 标题 | 国家重大建设项目档案管理面临的问题及对策 |
| 范文 | 摘 要：国家重大建设项目是关系国计民生的大事，做好项目建设及其档案管理工作，是项目建设的重中之重，本文主要从项目档案的作用、面临的问题，提出对策并加以论述。 关键词：建设项目；档案管理；问题及对策 项目档案管理是项目建设的重中之重，是项目从立项到开工建设直至项目竣工总验收的真实记录，也是项目进行环保、消防、安全、财务审计等单项验收及总验收的依据。 1 国家重大建设项目在建设过程中存在的实际档案管理问题 做好项目档案的收集、整理工作，是保证重大建设项目档案的完整性、系统性和准确性，提高项目档案管理和利用水平的前提，国家档案局等单位先后制定印发了《重大建设项目档案验收办法》等，并开展了一系列业务培训、指导和检查，对推动重大建设项目档案的规范化管理起了积极作用。但由于重大建设项目的建设周期长，参建单位多，资料错综复杂，在档案实际形成过程中存在一些问题，主要表现在以下三方面： 1.1 项目档案工作没有受到领导和各类人员的重视，档案管理水平有待提高 首先是领导不重视，对档案工作缺乏责任感，不了解档案工作的作用，没有认识到重大建设项目档案工作的重要性和作用，只抓项目建设，不抓档案管理；其次是档案管理岗位常被误认为是工作能力或技术含量要求低的岗位，导致具备专业知识的人员较少，档案管理水平低，许多单位可能从来没有搞过重大建设项目，对重大建设项目理解不深，对项目档案了解少；最后是项目参与人员的自身体素质参差不齐，档案管理兼职人员居多，档案管理员水平较差，对产生的文件分类组卷不合理，档案管理水平有待提高。 1.2 项目档案管理制度不健全、不完善，各部门职责分工不明确 没有建立完善的项目档案管理制度，或制度执行落实差。其表现形式有：规章制度不健全，各部门职责划分不明确，对项目档案管理思路不清楚，项目开工后，要做的工作众多，由于部门之间缺乏沟通和协调，造成文件材料收集和整理渠道不畅通，档案工作常被疏忽，在建设过程中产生的过程文件材料不能按要求及时整理归档，大批文件材料分散在各分包单位和工程技术人员手上，工程竣工后要收集就更难了。直接影响档案资料的收集、整理、归档等工作，材料的完整性得不到保证，严重影响项目各单项和档案专项验收工作。 1.3 档案质量不符合国家对重大建设项目档案管理的相关要求 从归档情况看项目档案的质量存在许多问题，其主要表现在以下三个方面：1）项目综合类档案存在文件材料分类不科学、组卷不合理现象；2）基建工程材料归档案卷不规范，有调整变更的工程图纸无更改标志或修改说明、依据、甚至更改幅面超过总幅面1/3多仍在使用；有的直接用施工图代替竣工图，没有加盖竣工图印章；3）设备仪器材料的纸质材料和照片、声像等载体归档不齐全。许多设备仪器缺少调试验收的材料、合格证明书等；贵重设备仪器的招投标资料不规范，无装卸车及安装、调试车照片，难以保证档案的齐全、完整。 2 针对国家重大建设项目档案管理存在的问题，制定的档案管理对策 为确保重大建设项目档案工作规范化，针对以上存在的三方面问题，我们主要从组织、管理、认识、协调、档案信息化五方面制定档案管理对策，积极处理存在的问题。 2.1 实行项目档案领导责任制，实行“谁领导，谁负责”的领导责任制 成立项目档案工作领导机构，成立专门的项目档案专项领导工作小组，实行领导责任制，实行“谁领导，谁负责”的领导责任制，明确岗位职责，制定详细的档案工作计划，明确归档要求和归档范围，要求项目参建单位及部门指定专兼职档案员，及时收集，整理，归档项目产生的资料，建议各项目建设单位能让档案管理人员参与到项目建设中去，有利于更好的对项目档案进行分类整理工作，加强项目档案从项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种历史载体记录在项目建设过程中规范管理。 2.2 做好项目档案培训工作，提高领导和各参建单位人员对档案工作重要性和作用的认识 项目建设单位应严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，积极组织项目负责人和档案管理人员进行项目档案培训学习，以讲座、交流等多种方式让领导、各参建单位人员认识项目档案工作是项目建设有序进行的引导和保障，项目档案是项目建设经验的积累和传承，项目档案是工程建设正常运转的技术保障，是工程质量责任追究的重要凭证，只有认识到档案工作的重要性和作用，大家才会积极配合项目档案的收集、整理、归档工作，才能保证档案工作质量和效率，才能使项目建设和档案工作齐头并进，档案工作才能全面开展。 2.3 建立健全项目档案管理制度，为项目档案工作顺利开展理顺关系 档案管理部门要建立健全项目档案管理制度，提出项目档案的收集、整理、移交、验收等工作的具体要求，这是项目档案规范管理的有力保障。档案管理部门要按照《重大项目档案管理的相关要求》，要求专职或兼职档案人员负责项目建设期间产生的资料的收集、整理、归档工作，档案专项领导小组要统筹和协调项目档案工作，为项目档案工作理顺关系，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节中，真正做到项目档案工作和项目同设计、同施工、同使用的“三同时”，把项目档案工作落实到项目的同步建设中，避免项目完工时档案资料扎堆、突击归档现象发生，确保重大建设项目档案齐全、完整、准确。 2.4 采用计算机信息技术，建立预立卷目录，实现项目档案管理的信息化 由于项目档案信息量大，内容丰富，使用Excel电子表格，综合项目实际情况和特点，建立项目档案预立卷目录，一般项目档案分综合类、基建类、设备仪器类等案卷，参照《重大建设项目档案验收办法》的文件归档范围、内容，再结合本单位的实际情况，进行Excel电子表格设置，建立项目档案案卷预立卷目录，不但使档案管理人员从繁琐重复的抄录中解放出来，而且使项目档案的整理机动、灵活、方便修改，还能提醒档案管理人员把没有归档的文件资料及时收集归档，既确保了归档材料齐全、完整、准确、美观，还能提高项目档案查阅、利用的准确率和检索速度。这不但是项目档案管理实现信息化的基础，而且是项目档案信息开发和利用的重要手段，也是档案发展的必然趋势。 2.5 根据项目实施情况，参照国家对《重大建设项目档案验收办法》的要求，细化项目档案管理工作，确保项目档案案卷质量符合相关要求 按照国家《重大建设项目档案验收办法》把好专项档案验收关。档案管理部门要认真做好项目档案验收前的指导、检查和监督，督促专兼职档案管理人员要按相关要求收集、整理资料。要主动对项目施工、监理等单位进行过程和预验收指导，要检查各个建设阶段文件形成是否符合要求，严把合同签订关，把在项目实施过程中的文件材料分解、细化在项目实施的各阶段的目标、任务和要求中，检查文件的签字包括姓名和日期、盖章手续是否完备；检查字据、票据、图纸质量是否符合归档要求；是否满足信息化管理的要求，确保项目档案的案卷质量符合相关要求，保证项目档案专项验收顺利通过。 3 结束语 重大项目建设是一项庞大的系统工程，需从项目规划、立项、施工方案、成本控制、设备配置、安全管理等全方位综合考虑，系统、完整的项目档案是项目后期运行、管理、维护及改扩建的重要依据，也是项目建设管理工作经验的总结，为公司后期可持续发展储备好的技术和经验，所以，加强项目档案管理是项目建设的重中之重。 参考文献 [1]吴文杰.在建项目文件归档与整理规范的执行[J].中国档案，2009（2）：40-41. [2]消防验收.重大建设项目档案验收办法[J].科技档案，2008（4）：29-31. 作者簡介 董军莉，女，馆员，现在陕西华达科技股份有限公司（国营第853厂）从事档案管理工作。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。