| 标题 | 高校档案编研与档案利用服务途径研究 |
| 范文 | 摘 要：本文主要以高校档案编研与档案利用服务为重点阐述，结合当下做好档案编研，加强档案宣传工作和提升高校档案利用服务工作的途径为主要依据，从提高档案资源利用率、高校档案信息化创设、提高档案员的接待水平这几方面进行深入探索与研究，旨意为相关研究提供参考资料。 关键词：档案编研；档案利用服务；高校 随着社会进步，信息技术不断发展，为高校档案编研创造了优越条件，也为与档案利用服务创造了新方向。在新时代要求下，高校教育事业在不断完善和进步，需要高校档案编研工作者研发更多的档案信息资料，档案利用是高校对外进行的服务方式，对外服务的好坏直接影响到高校的形象，减弱高校档案资源利用率，本文是对档案编研和档案利用服务情况进行研究，具体如下： 1 做好档案编研，加强档案宣传工作 档案宣传工作主要是向社会人士讲述档案与档案工作的重要作用，大力宣传档案与档案法律法规的相关信息，需要大家积极踊跃加入到档案工作中，做好档案的保护和利用服务工作。宣传工作是高校档案发展的必不可少的一部分，主要目的是让学校领导、教师、学生对档案有所了解，并大力支持档案管理工作，能促进档案事业有效发展。目前档案宣传工作是所有档案工作中最重要也最薄弱的步骤，檔案工作者缺少档案宣传意识，对档案宣传工作宣传不到位，宣传形式单一，宣传内容没有吸引力。导致大家对档案工作的具体内容完全不了解，最终使得档案利用率不高、利用范围小，阻碍了档案事业发展。高校要加强对档案工作者管理，提高档案工作者的档案宣传意识，采取具有吸引力的方式方法宣传档案，使得档案意识逐渐在大家心中扎根，增强档案利用率，最大限度发挥档案的作用。在高校档案事业工作中，要有效的将档案宣传和档案编研两者融合在一起，合理做好档案编研工作会有效促进高校档案宣传工作，高校档案编研工作主要以收藏档案为研究目标，为学校社会利用档案提供档案资料为根本，结合档案室的资料对档案进行具有主题性的探究和整合。利用档案室内保留的文献编写文章，运用网络技术制作档案多媒体产品，档案编研工作是一项为学校社会服务的工作，也就是把档案原件经过更改整理，变成出版物。阅读者可以在不需要进入档案室的情况下在有关书刊、报纸上看到档案内容，通过对档案资料的编辑、利用编研成作品，在要利用的时候可以充分了解档案的作用，知道档案的价值，为档案宣传奠定了基础。所以做好档案编研工作能有效促进高校档案发展。 2 提升高校档案利用服务工作的途径 2.1 提高档案资源利用率 为尽快提高我国高校档案资源利用率，高校应积极主动加大对已经生效并正在执行的文件利用率，为适应社会发展，对已经拥有的档案管理进行改革和创新。在档案管理中，做好对已经生效并只能在执行的文件的管理，能有效促进档案资源的合理化力利用，为政治公务消息的公布和对公共服务的展开创建一个有用场所。高校档案室需要创建文件阅览基地，保证对档案的利用者可以积极主动的来到阅览基地，对已经生效并正在执行的文件进行查阅观看，可以立即获取需要的档案资料和信息。高校档案管理部门应为利用者开设咨询平台和复印功能平台，为高校学生提高全面便捷的服务，通过复印档案室档案资料目录以及网络宣传推行对已经生效并正在执行的文件的应用方 式[1]。高校档案管理部门应通过网络和校园板报把档案室阅览基地的开放时间、运用档案资料流程等相关信息公布给档案利用者，尽最大限度的满足高校教师和学生对档案的利用需求，尽可能的将档案利用服务的价值和魅力展现出来。 2.2 高校档案信息化创设 近些年来，我国社会发展迅速，信息技术水平不断提高，对高校档案工作提出了更高的要求，对高校档案工作来说既是挑战，又是机遇。在高校档案管理工作中，要创建信息化创设作为保障，信息化创设包含管理创设、规范性创设、网络化创设和智能化创设四个重要内荣。高校为加强学校档案管理，档案管理部门应不断更新管理制度和管理内容，依据国家颁发的相关法律法规政策对网络档案文件整合做好防御措施和服务利用。档案管理部门妥善保管好电子档案信息和资料，根据高校目前发展的实际情况，制定符合的管理措施，最大限度发挥保障系统的优势加强保护，促进高校档案管理工作的顺利进行。高校要为智能化档案资料的创设工作投放更多的时间和精力，要保证电子档案信息的获取和传播过程合理化，要依据高校发展情况，对已经生效并正在执行的文件进行完善，改善档案管理现状。档案管理者要对特别档案资料进行更严格保管，为高校管理档案创设平台[2]。在高校管理部门和有关平台的相互配合下，逐步提高档案管理利用服务的发展，为档案资源共享奠定基础。高校领导注重对档案管理者的培养，即档案管理部门要做好对上级分配和下达任务的传达，信息化意识程度决定高校档案利用服务水平。为使高效档案利用服务工作顺利进行，高校管理者应选择出组织能力强、信息技术水平高、有责任感的人担当档案领导阶层人员，使信息化创设更好的实行。 2.3 提高档案员的接待水平 高校档案利用服务工作者自身需具有系统完善的档案管理知识，还需要一定的亲和力和感染力，利用自身知识结构基础和接待水平不断的提高高校档案管理的对外服务水平和高大伟岸形象。高校档案部门要定期对高校档案工作者进行全面系统知识培训，对其档案管理者进行心理学和服务管理等培训，档案服务工作者在接待档案利用者的时候要充分了解和观察到其内心变化和心理特征[3]。在接待过程中努力做到以档案利用者为主体，对待档案利用者的询问要保持一颗耐心，无论何时何地要站在利用者的角度去考虑问题，最大限度的做好服务。例如：当有档案利用者进入到档案室查找资料时，档案服务工作者应放下手中正在进行的工作，用积极乐观态度去迎接利用者，耐心负责有礼貌的询问利用者需求。要有能及时观察出利用者在查阅资料时存在的问题，主动上前帮助查找，当利用者完成档案查找离开时，服务工作者要有礼貌微笑说一声：“请慢走，欢迎下次光临”。并及时翻看意见箱的信封内容，对利用者提出的合理问题进行及时更改。高校档案工作者要一直保持有积极乐观的态度迎接档案利用者，用礼貌的语言对利用者进行询问和沟通。当服务工作者在遇到刁难的利用者时，不能与期争吵，要做到用自身的真诚、微笑、礼貌用语去感染利用者，使档案利用者可以发现是自身问题。很多档案利用者对档案利用时需准备的材料不了解，在档案查询时往往会出现证件不全现象，档案服务者要随机应变，在不触犯规章制度的基础上，为利用者提供服务服务。 3 结束语 综上所述，高校档案编研能有效促进档案利用率，在对全面、完善、系统的档案资料的研究后，更充分掌握高校历史和办学理念，传扬高校精神[4]。档案编研为档案宣传工作奠定了基础，所以，需要档案管理工作者不断创新和发展，完善档案开发资料，全面提高档案编研水平和编研能力。档案员要加强与档案利用者之间的心灵交流与沟通，及时掌握利用者对档案服务和档案利用满意效果，对档案利用者的意见进行整理，并对其进行及时修改，提高档案利用的整体水平。 参考文献 [1]陈月爱.做好档案编研是高校档案宣传工作的有效途径[J].办公室业务，2013（19）：70-71. [2]王春媛.高校档案编研工作创新的途径[J].兰台世界，2005（7）：53-53. [3]汪文珍.试论高校科研档案的管理模式与利用途径[J].西北工业大学学报（社会科学版），2008，28（4）：92-94. [4]郑重.浅谈高校档案编研工作发展策略[J].黑龙江档案，2012（1）：100-100. 作者简介 刘玲（1974-），女，云南陆良，大学本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。 |
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