| 标题 | 人事档案材料收集整理中应注意的问题与建议 |
| 范文 | 戴慧琴 摘 要：随着社会经济的快速发展，人事档案管理工作越来越受到重视，但是就目前人事档案管理工作情况来看，人事档案材料的收集和整理工作仍然存在一些不足，这严重影响人事档案管理工作效率。因此如何增强人事档案管理工作的规范性和科学性是当前档案管理部门面临的重要问题。本文主要基于这一背景，首先阐述人事档案材料收集整理重要性，分析人事档案材料收集整理重要性，然后探究人事档案材料收集整理中应注意的问题，最后提出人事档案材料收集整理中一些建议。 关键词：人事档案材料；收集；整理；问题；建议；现状；重要性 人事档案管理工作与每个职工的切身利益密切相关，它直观地反应职工的具体情况，是人事部门考察和选拔人才的重要理论依据。因此人事档案材料收集与整理工作直接影响企业的发展，提高人事档案管理工作水平是增强企业竞争力的关键。所以本文主要总结人事档案材料收集整理中应该注意的问题，希望对人事档案材料管理水平的提高有所帮助。 1 人事档案材料收集整理重要性 人事档案材料的收集和整理是人事档案管理工作的重要环节，做好人事档案材料的收集和整理工作可以使人事档案管理工作更加规范，本文主要从以下几个方面分析人事档案材料收集与整理的重要性。首先，人事档案的收集与整理可以为档案使用者提供便捷，进而提高各个部门的工作效率。其次，人事档案的收集与整理有利于增强档案信息的安全性，避免资料泄露造成严重的后果。此外，对人事档案资料进行收集与整理有利于统计部门直接利用资料进行统计，进而发挥档案材料的作用。总体来说，人事档案材料的收集与整理是人事档案管理工作中最基本的内容同时也是最重要的内容，它对我国人事档案管理工作可持续发展有重要意义。 2 人事档案材料收集整理工作现状 2.1 档案管理意识不足 目前我国人事管理中人事档案资料都由专门的人事部门进行管理，所以大部分工作者在实际工作中很少有接触自己档案的机会，而且我国没有充分认识到档案管理工作的重要性，导致企业、单位等普遍对档案管理工作不够重视，这也是档案管理人员缺乏档案管理意识的主要原因。另外，一些工作人员没有及时将档案交给档案部门管理，以至于目前的人事档案缺乏真实性，而且这在一定程度上影响人才的管理和评价，给统计部门工作增加了难度，不利于档案材料的开发与利用。 2.2 材料严重缺失 由于许多人员缺乏档案意识导致档案材料没有及时收集，长此以往会导致档案信息的缺失和破损。另外，一些档案管理人员都是由其他部门的职工兼任，所以档案管理工作经常人员交替，这严重影响档案材料的全面性。 2.3 档案整理缺乏规范性 档案管理的主要流程有加工、整理和装订等，但是由于档案管理人员不固定，而且档案管理人员缺乏专业的技能和理论知识，以至于档案纸张不合格、档案分类不明确、装订不齐等问题较为普遍，甚至一些材料长期零散导致档案信息流失。这些现象都是档案整理缺乏规范性的体现，因此加强人事档案材料收集与整理工作是十分必要的。 3 人事档案材料收集整理中应注意的问题 3.1 管理体制是否健全 人事档案材料完整齐全是人事档案管理工作的目标，档案信息的使用者除了人事部门，还有党群、审计部门、统计部门等，因此要想做好人事档案管理工作就要制定严格的管理提示，明确责任，避免档案管理工作的随意性和盲目性。 3.2 业务管理相关制度是否健全 业务管理制度主要是为了明确人事档案的范围、相关责任、移交的具体时间以及分类的标准和排序的规则等，尽可能的做到材料准确、完整和简洁，达到相关人员一看就知道要交什么材料、什么时候交、材料具体要求的效果。如果没有明确的业务管理制度，会导致档案材料遗漏、不规范、排序错乱等，从而给人事档案管理人员增加工作负担。 3.3 人员配备是否满足工作需求 人员的综合素质和专业能力是影响档案管理工作水平的决定性因素，事实上企业的档案管理人员不仅负责整理档案材料，同时也是档案管理工作的监督者。调查发现，中小企业选择配备一名专门的档案管理人员，大企业通常选择由一名兼职者整理档案信息。由此可见企业中档案管理人员配备的差距。为了保证档案管理工作高效性，企业可以选择由责任心强、具备档案管理专业知识、具有耐心的女性负责档案管理工作。 4 人事档案材料收集整理的一些建议 4.1 人事档案材料要保证真实性 档案材料的手续应该真实有效的反映职工的信息，否则档案管理工作就失去了意义。人事档案真实有效可以帮助相关部门选拔有用的人才，如果缺乏真实性就会导致人才被埋没或者使用一些能力差的职工，这会直接影响企业的整体水平。人事档案材料是否真实需要档案管理者应用专业知识和工作经验进行判断。比如学历的真实性可以使用相关程序进行审查，信息是否真实还可以靠字迹鉴定来判断，避免由于信息造假给企业造成损失。 4.2 人事档案材料要保证完整性 人事档案材料信息应该保证完整性，不管缺哪部分的信息都会对职工产生不利的影响。比如档案中如果缺少职位晋升、年度考核等资料会影响职工退休后退休福利。因此人事档案材料应该及时整理，避免给企业的各个部门带来不必要的麻烦。 4.3 人事档案材料要保证条理性 为了提高档案信息利用的高效性，档案材料的收集和整理应该按照相应的要求进行分类，并根据材料内容编制详细的目录，然后将材料整齐装订。另外，每个职工的档案信息应该条理分明，准确的反映出职工的学习经历、考核结果、党团关系以及得到的经历和处分等情况，便于管理者选拔人才。 4.4 人事档案材料要精练实用 人事档案材料的整体工作主要强调材料的精炼实用，整理后的材料应该是所有材料的精华，而且是删除虚假信息后的集合。此外档案管理者还要区分档案的使用价值，避免没有使用价值的档案耗费档案管理者的时间和精力，增加查询的难度，大大降低了各个部门的工作效率。 4.5 及时做好档案材料的补充工作 随着职工在企业的时间越来越长，职工的相关信息都会发生变化，比如工资、职位等，只有及时更新材料信息才能保证档案信息具有利用价值。因此作为档案管理人员应该及时掌握相关信息，并根据具体相关信息做好档案材料的更新和补充工作，进而增强档案管理工作的制度化和规范化。随着社会经济的快速发展，人才流动的频率也逐渐增加，如果没有及时更新档案材料会导致企业信息滯后，进而影响企业的发展。 5 结束语 综上所述，做好人事档案材料的收集与整理工作可以更好地发挥人事档案的使用价值，为档案使用者更好地服务。因此人事档案管理人员应该加强档案管理意识，对档案材料的收集与整理工作认真负责，保证档案材料的真实性和完整性。另外在人事档案材料收集与整理过程中要注意管理体制是否健全、业务管理相关制度是否健全以及人员配备是否满足工作需求这三个问题，进一步增强档案管理工作的科学性和规范性。 参考文献 [1]刘军.档案馆电子档案统计台账的建立分析[J].办公室业务，2017（2）：173 [2]王振利.尚义县统计局对档案业务考核常态管理[J].档案天地，2015（4）：4-5. [3]孟凡玲，刘云霞，韩真.对档案事业统计年报工作的思考[J].黑龙江档案，2016（3）. [4]潘利明.在基层统计部门中建立电子台账的现实意义[J].全国商情·理论研究，2015（42）：96. [5]刘英姿.地方高校档案利用与服务实况统计解析——以怀化学院为例[J].兰台世界，2017（5）：52-54. [6]韩桂芬.全面提升电子档案管理水平的路径[J].黑龙江档案，2016（1）. |
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